eUrząd w Śląskim Urzędzie Wojewódzkim

Śląski Urząd Wojewódzki (ŚUW) należy do czołówki polskich jednostek administracji publicznej pod względem stopnia informatyzacji oraz postępowego nastawienia do wykorzystania nowoczesnych technologii w celu usprawnienia pracy Urzędu.

Urząd Wojewódzki jest przedstawicielem władzy wykonawczej na terenie województwa. Podstawowymi zadaniami Urzędu jest wspomaganie pracy Wojewody w realizacji ustawowych zadań, takich jak nadzór nad Jednostkami Samorządu Terytorialnego, wykonywanie i koordynacja zadań w zakresie obronności i bezpieczeństwa państwa.

Rozległy zakres odpowiedzialności i duża liczba spraw spowodowały, że Urząd zaczął odczuwać potrzebę informatyzacji. W listopadzie 2007 roku podpisano umowę na dostawę i wdrożenie Elektronicznej Platformy Urzędu Wojewódzkiego (eUrząd) oraz Systemu Obiegu Dokumentów i Spraw (SODiS). Projekt zakończył się sukcesem w czerwcu 2008 roku. Obecnie z systemu korzysta ok. 1000 użytkowników pracujących w czterech różnych lokalizacjach. Ze względu na ten podział niezwykle istotny jest czas propagacji informacji. Pisma wewnętrzne, dotyczące bieżącej działalności Urzędu są sporządzane tylko w wersji elektronicznej, znacznie przyspieszając obieg informacji.

Niestety niedostosowanie procedur administracyjnych powoduje, że część pism musi mieć swój papierowy odpowiednik. System wspiera również i tą ścieżkę obiegu, wykorzystując kody kreskowe do szybkiej identyfikacji, lokalizacji i przekazywania pism. Dzięki temu udało się zminimalizować przypadki gubienia dokumentów.
Poza wsparciem obiegu pism papierowych wewnątrz Urzędu został wdrożony moduł obsługi kancelarii. Jak wiadomo, kancelaria jest miejscem, przez które przechodzą wszystkie pisma wchodzące i wychodzące z Urzędu, więc jej informatyzacja przyczyniła się do usprawnienia pracy wszystkich referentów, poprzez możliwość zamawiania przesyłek według odpowiednich parametrów oraz automatyzacji drukowania etykiet adresowych.

System Obiegu Dokumentów i Spraw to nie tylko przyspieszenie i automatyzacja istniejących procesów, to także wprowadzenie możliwości kontroli nad terminowością załatwiania spraw, nadzoru nad obciążeniem pracowników zadaniami, optymalizacji kosztów funkcjonowania Urzędu. Wszystkie te możliwości zapewnia moduł raportowania wraz z narzędziem GenRap.

Na szczególną uwagę w kontekście kontroli pracy zasługują obiegi dedykowane, takie jak obieg aktów prawnych zintegrowany z Elektroniczną Skrzynką Podawczą. Dzięki nim zostało zredukowane ryzyko pomyłek, bądź pomijania istotnych ogniw obiegu. Obieg dedykowany wymaga przejścia przez wszystkie ogniwa, w zależności od typu i parametrów sprawy.

Zadowolenie użytkowników i korzyści dla Urzędu powodują nieustanny rozwój Systemu pod kątem dalszych usprawnień w zarządzaniu pracą oraz załatwianiu spraw, co z całą pewnością zostanie docenione przez obywateli.