eUrząd w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Wielkopolskiego

Jest wiele urzędów, o istnieniu których wiemy, ale nigdy nie mieliśmy okazji ich odwiedzić. Jeśli zechcemy zająć się prowadzeniem biura turystycznego, zostać pilotem wycieczek albo otworzyć hotel nieodzowny będzie kontakt z Urzędem Marszałkowskim. Bezpośrednie sprawy mieszkańców są przedmiotem działań Urzędu Marszałkowskiego w mniejszym stopniu. Kompetencje Urzędu Marszałkowskiego obejmują większość spraw związanych z edukacją, służba zdrowia, transportem, środowiskiem, infrastrukturą, kulturą.

Urząd Marszałkowski Województwa Wielkopolskiego posiada wdrożony Zintegrowany System Informatyczny wyposażony m.in. w moduł elektronicznego urzędu wyposażony w Elektroniczną Skrzynkę Podawczą, w którym załatwisz sprawy bez wychodzenia z domu.
Wymieniony moduł jest jednym z elementów platformy eUrząd firmy COMARCH, która została wykorzystana we wdrożeniu. Całe rozwiązanie obejmuje:

• elektroniczny obieg dokumentów
• cyfrowy urząd
• biuletyn informacji publicznej
• system zarządzania treścią
• centrum certyfikacji podpisów niekwalifikowanych

Platforma elektronicznej obsługi obywateli Comarch E-Urząd zbudowana jest w architekturze trójwarstwowej. Przekłada się to na niezależność od systemu operacyjnego i bazy danych, większą skalowalność oraz elastyczność w projektowaniu i integracji nowych modułów, możliwość wprowadzenia modyfikacji wymaganych przez klientów, a także łatwość rozwoju systemu

Projekt dofinansowywany ze środków ZPORR objął także dostawę sprzętu i oprogramowania narzędziowego i osiągnął łączną wartość ponad 2,7 mln złotych. Wdrożenie zrealizowane zostało przez zespół wdrożeniowców firmy COMARCH w ścisłej współpracy z pracownikami Departamentu Administracyjnego Urzędu Marszałkowskiego w Poznaniu. Przeprowadzenie tak dużego przedsięwzięcia w krótkim czasie ok. 4 miesięcy wymagało także od Urzędu zmobilizowania licznego zespołu osób zajmujących się koordynacją prac w poszczególnych wydziałach.

Projekt wdrożenia systemu poprzedzono opracowaniem Studium Wykonalności a następnie Analizy i Specyfikacji systemu informatycznego wspomagającego prace Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego.
Przed wdrożeniem postawiono następujące cele:

• Umożliwienie świadczenia usług urzędowych drogą elektroniczną
• Zwiększenie efektywności pracy urzędników
• Dostarczenie informacji na temat funkcjonowania Urzędu

W trakcie prac zdefiniowano także szczegółowy wykaz wymagań wobec systemu, który stanowił dokumentację przetargową i określał zadania Wykonawcy. W efekcie projektu uzyskano możliwość jednakowej i sprawnej obsługi dokumentów wpływających papierowo i elektronicznie. Droga do celu była jednak dość trudna. Po wykonaniu prac analitycznych, konfiguracyjnych i dostarczeniu oprogramowania oraz sprzętu oddelegowani do tego zadania pracownicy urzędu zaangażowali się w uruchomienie pracy w systemie elektronicznym we wszystkich Departamentach Urzędu.