Wrota Małopolski

W Urzędzie Marszałkowskim Województwa Małopolskiego powołano zespół roboczy ds. Wrót Małopolski, który przygotował pierwszą specyfikację do przetargu na budowę pierwszej w Polsce regionalnej platformy internetowej. Przy projektowaniu platformy konieczne było określenie właściwej roli systemu oraz jego przyszłej funkcjonalności. Wymagania, jakie postawiono podczas opracowywania założeń musiały być dostosowane do wymogów prawa polskiego, które w zakresie systemów informatycznych administracji publicznej albo dopiero wchodziły w życie albo były na etapie projektowania. System musiał, więc uwzględniać sytuację przejściową, bez właściwych uregulowań, i być przygotowanym na szybką przebudowę, bez ponoszenia dużych nakładów w przypadku pojawienia się nowych zapisów ustawowych. Przyjęto, zatem niezależność dwóch obszarów projektu, jakimi są część informacyjna i część usługowa.
Kolejne koncepcje rozbudowy Wrót Małopolski uwzględniały rozwój systemu zorganizowany wg rozwoju jego dwóch podstawowych komponentów:

• Część usługowa („Cyfrowy Urząd” – załatwianie spraw urzędowych przez Internet)
• Cześć informacyjna (Biuletyn Informacji Publicznej, moduły informacyjne oraz w okresie późniejszym moduły funkcjonalne).

Przetarg na budowę pierwszej edycji portalu rozstrzygnięto w połowie 2002 r., wygraną konsorcjum ComArch S.A. oraz portalu Interia.pl. Premiera Wrót Małopolski odbyła się 30 listopada 2002 roku. Powstała wtedy część bazodanowo – aplikacyjna systemu.
W pierwszej kolejności (podczas I etapu budowy portalu) zrealizowano obowiązki nałożone na jednostki administracji publicznej wynikające z Ustawy o dostępie do informacji publicznej z dnia 6 września 2001r. (Dz. U. Nr 112, poz. 1198) oraz rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej. Każda jednostka administracji została zobligowana do publikowania informacji publicznych przez sieć Internet. Oba akty prawne dotyczą udostępnienia wszelkich informacji sklasyfikowanych „publiczne” poprzez strony urzędowego publikatora teleinformatycznego – Biuletynu Informacji Publicznej. Narzędzie takie powinno udostępniać następujące funkcje:

• Workflow – możliwość dostosowania obiegu informacji do dowolnego rodzaju struktury dostawcy treści z uwzględnieniem autorów i moderatorów (zatwierdzających treść)
• Moderowanie – czyli zatwierdzanie treści do publikowania w Internecie przez osoby upoważnione
• Scheduling - określanie ważności informacji „w czasie”. Dzięki tej funkcjonalności informacja zawsze będzie aktualna (po dacie końcowej dana treść nie jest publikowana) a także możliwe będzie zaplanowanie publikowania cyklicznych informacji
• Archiwizacja ­­– zapewniona przez system właściwa archiwizacja treści
• Versioning – funkcjonalność umożliwiająca autorom dostęp do poprzednich wersji informacji a także informowanie odbiorców treści o zmianach, jakie zaszły w zakresie danej informacji

W oparciu o powyższe założenia ComArch wybrał system Microsoft Content Management Server 2001, którego funkcjonalność pozwalała ówcześnie na spełnienie wspomnianych wymagań. W związku z rozbudową całego systemu oraz ciągłym udoskonalaniem jego funkcjonalności w 2003 roku dokonano migracji całej platformy do narzędzi Microsoft CMS 2002 i Microsoft Commerce Server 2002 oraz technologii .NET. Na tak przygotowanej i przetestowanej platformie Wrota Małopolski udostępniły za darmo wszystkim jednostkom w regionie małopolskim ujednoliconą pod względem funkcjonalności jak i wyglądu oraz zgodną z obowiązującym prawem strukturę BIPów. Pozwoliło to na realizację obowiązku ustawowego przez małopolskie JST, które samodzielnie przez przeglądarkę internetową redagują swoje serwisy. Przyczyniło się to ponadto, do znacznych oszczędności (komercyjnie sprzedawane systemy BIP kosztowały wtedy kilka tysięcy złotych). W rezultacie znaczna większość małopolskich BIPów – 280 - zebrana została na stronach jednej platformy – Wrota Małopolski.
Równocześnie jednak w zamierzeniach powstała już koncepcja modułu dzięki, któremu obywatele Małopolski będą mogli załatwiać sprawy urzędowe przez Internet (moduł procedur urzędowych). Już wtedy stało się jasne, że portal regionalny powinien pełnić przede wszystkim funkcje usługowe dla obywateli, a w sferze i warstwie informacyjnej nie może i nie powinien konkurować z wielkimi portalami internetowymi takimi jak wymieniona wcześniej Interia czy też Onet.pl. Dlatego też, kolejne fazy rozbudowy systemu koncentrowały się na rozbudowie Wrót Małopolski w warstwie usługowo – funkcjonalnej. W efekcie rozwoju portalu a także w celu zwiększenia jego wydajności pojawiła się konieczność rozbudowy architektury sprzętowej i aplikacyjnej i zmiana technologii na bardziej wydajną. Rok 2003 był przełomowym okresem realizacji projektu. Rozpoczęto, bowiem i doprowadzono do zaawansowanej fazy realizacji II etapu rozwoju portalu. Etap, który zakończył się w marcu 2004 uruchomił 25 procedur urzędowych, nowe moduły treściowe i nową szatę graficzną. Ponadto uruchomiono strukturę Biuletynu Informacji Publicznej integrując prawie całą administrację publiczną w województwie. Było to wówczas unikalne tego typu przedsięwzięcie w skali kraju. Część informacyjną Wrót rozbudowano o nowe moduły oraz nowe funkcjonalności. Obecnie, we Wrotach Małopolski 13 działów stricte informacyjnych uzupełnianych jest na bieżąco treścią (gdzie cała edycja odbywa się zdalnie, przez przeglądarkę stron WWW) przez redaktorów portalu (a kolejne są na etapie budowy).
Jednakże podstawowym zadaniem platformy wyznaczającym główny kierunek rozwoju portalu było ułatwienie obywatelowi załatwiania spraw w małopolskich urzędach. W związku z tym, we Wrotach Małopolski priorytetem stała się rozbudowa modułu „Cyfrowy Urząd”, poprzez który udostępniane są przez Internet procedury urzędowe. Moduł „Cyfrowy Urząd” jest sukcesywnie rozbudowywany o nowe funkcjonalności w każdym z kolejnych etapów rozwoju portalu. Obecnie, w akcji pilotażowej udostępnienia procedur w Internecie udział bierze 22 jednostki administracji publicznej, które opracowały łącznie 102 procedury urzędowe. W dniu dzisiejszym poprzez CU można nadać bieg sprawie urzędowej, czyli wypełnić przez strony WWW e-fomularz, który sygnowany kwalifikowanym podpisem elektronicznym trafia do urzędu biorącego udział w pilotażu. Ponadto, do każdej sprawy urzędowej przygotowano opisy obejmujące informacje dotyczące sposobu załatwienia danej sprawy. Co więcej, system umożliwia sprawdzanie stanu sprawy zarówno z poziomu cyfrowego Urzędu jak i z poziomu poszczególnych BIPów – system jest zintegrowany z BIPem na stronach Wrót Małopolski.
Ostatnie etapu rozwoju portalu to czas budowy modułów funkcjonalnych wrót Małopolski. System zintegrowany został z platformą e – Learning. Obecnie we Wrotach udostępnionych jest 5 kursów e – Learningowych. Od 2005 roku trwa również wdrażanie nowatorskiego przedsięwzięcia, jakim jest platforma edukacyjna E- szkoła. Nacisk kładziony jest również na rozwój interaktywnych narzędzi komunikacji z użytkownikami – mieszkańcami Małopolski, stale trwa rozbudowa oraz udoskonalanie funkcjonalności forów dyskusyjnych, modułów konsultacji społecznych, etc.
Wszystkie kolejne etapy rozbudowy portalu (II w 2003 r., III w 2004r., IV w 2005r. oraz V w 2006r.) realizowane były przez ComArch. Finansowanie portalu pochodzi głownie ze środków ministerstwa właściwego ds. informatyzacji (początkowo było to Ministerstwo Nauki i Informatyzacji a po jego likwidacji jest to Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji). Środki ministerialne zostały spożytkowane na potrzeby uruchomienia portalu nie tylko w Małopolsce. MNiI (a potem MSWiA) założyło upowszechnienie i przekazywanie systemu innym województwom. Wrota Małopolski stały się źródłem i szablonem do utworzenia kolejnych portali regionalnych. Wkład ministerstwa pozwolił, więc na opracowanie wzoru do powielania w kolejnych projektach.