Comarch Workflow

Instytucja administracji publicznej, zarówno na szczeblu samorządowym jak i centralnym, realizuje swoje zadania w oparciu o dwa zasadnicze elementy: dokument i procedurę. Pierwszy − jako wniosek, pismo wiodące − jest podstawą do wszczęcia sprawy i stanowi produkt jej realizacji (decyzja, pisma w sprawie). Drugi − określa ramy i zasady postępowania z dokumentem. O efektywności realizacji zadań decyduje sprawne i elastyczne przetwarzanie dokumentów. Dlatego tak istotne jest wprowadzenie ułatwień i automatyzacji właśnie w tych dwóch obszarach.

Urzędy, których głównym celem działalności jest obsługa petentów, przetwarzają dziennie dużą liczbę dokumentów. Pojedyncze pismo może zaowocować uruchomieniem procesu decyzyjnego, wymagającego zaangażowania pracy wielu ludzi, często bardzo czasochłonnej.

Główne cele i założenia systemu

Podstawową funkcją systemu elektronicznego obiegu dokumentów Comarch Workflow jest wsparcie organizacji w zarządzaniu dokumentami i przepływem pracy. Wraz z realizacją fundamentalnych założeń usprawniających wykonywanie zadań instytucji, system gwarantuje:

• zgodność z ustawodawstwem,
• integracja z ePUAP (w tym, z aplikacją ESP umieszczoną na platformie ePUAP),
• dostęp do informacji prezentowanych w wielu różnych  kontekstach,
• elastyczne zarządzanie prawami dostępu do dokumentów i spraw na poziomie departamentu, wydziału, stanowiska, użytkownika,
• integrację z narzędziem OCR, umożliwiającym optyczne rozpoznawanie tekstu,
• intuicyjne edytory rejestrów i  procesów,
• kontrola terminowości wykonywania zadań,
• moduł analityczny i raportujący, umożliwiający tworzenie dowolnych raportów z wszelkich danych zgromadzonych w  systemie,
• wykorzystanie technologii usług sieciowych do szybkiej integracji z innymi systemami dziedzinowymi, np. ERP, ESP,
• wsparcie obsługi wniosków w trybie Kodeksu Postępowania Administracyjnego,
• wsparcie systemów zarządzania jakością, w tym ISO,
• nowoczesne technologicznie rozwiązanie współpracujące z różnymi bazami danych i pod kontrolą różnych systemów operacyjnych.

Integracja z ePUAP

Platforma ePUAP zapewnia jednolity interfejs oraz schemat dla elektronicznych dokumentów, dzięki temu instytucje publiczne oraz obywatele mogą przesyłać pomiędzy sobą dokumenty, które są wzajemnie zrozumiałe.  Comarch Workflow zapewnia integrację z ePUAP w zakresie przyjmowania oraz wysyłania dokumentów. Dokument XML wpływający do urzędu tą drogą jest wizualizowany (przekształcany na przyjazną i powszechnie zrozumiałą formę), rejestrowany w rejestrze korespondencji przychodzącej oraz procedowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną, ze wsparciem mechanizmów Comarch Workflow. Odpowiedź do wnioskodawcy może być wysłana zarówno w trybie przedłożenia (jeżeli adresatem jest inna instytucja publiczna), bądź w trybie doręczenia (jeżeli adresatem jest osoba fizyczna). Wszystko odbywa się z wykorzystaniem mechanizmów ePUAP, spełniających wymogi przepisów o doręczaniu dokumentów w postaci elektronicznej.
Wykorzystanie ePUAP w komunikacji z wnioskodawcami jest nieporównywalnie korzystniejsze, w stosunku do innych form, ze względu na dostępność, łatwość obsługi oraz rosnącą popularność platformy ePUAP.

Podstawowe moduły systemu

Prezentowany w niniejszym dokumencie system Comarch Workflow, wspiera pracę instytucji m.in. w zakresie efektywnego zarządzania obiegiem dokumentów. Każdy proces decyzyjny może zostać zamodelowany w łatwy i zrozumiały sposób. Wbudowany system uprawnień umożliwia pracownikom wgląd tylko w dokumenty i decyzje należące do ich zakresu pracy. Osoby koordynujące pracę działu, mają narzędzie pozwalające na równomierny podział zadań między pracowników, podjęcie istotnych decyzji, czy przekazanie sprawy do innego działu. Wykorzystanie nowoczesnych technologii gwarantuje skalowalność systemu i wsparcie techniczne przez wiele lat. System może wspomóc także wdrażanie systemów zarządzania jakością. Równocześnie system może służyć jako repozytorium tzw. zapisów jakościowych.

Modułowa budowa systemu zapewnia możliwość elastycznego dostosowywania rozwiązania do wymagań klienta. Podstawowe moduły Comarch Workflow, to:

• Kancelaria oraz Sekretariaty - w których rejestrowana i dekretowana jest cała korespondencja,
• Sprawy i Zadania – zarządzanie sprawami i przepływem pracy,
• Kartoteki i rejestry – zarządzanie rejestrami i kartotekami tworzonymi w systemie, np.: kartoteką pracowników, rejestrem uchwał, delegacji, centralnym rejestrem skarg i wniosków w urzędzie,
• Administracja – zarządzanie i kontrola systemu, w szczególności zarządzanie uprawnieniami użytkowników i dostępem do  dokumentów,
• Raporty – moduł odpowiedzialny za tworzenia dowolnych raportów na podstawie danych gromadzonych w  systemie,
• Archiwum – rejestr dokumentów archiwalnych, umożliwia tworzenie paczek akt przesyłanych do Archiwum Państwowego.

Modułowa architektura pozwala elastycznie zarządzać dostępem do poszczególnych elementów systemu.

Zapraszamy do zapoznania się z wersją demonstracyjną systemu: DEMO

Aby dowiedzieć się więcej o rozwiązaniu wypełnij formularz kontaktowy >>

Pobierz:

• Comarch Workflow dla Administracji Publicznej