Comarch EZD dla Oświaty i szkolnictwa wyższego

Elektroniczny system obiegu dokumentów jako jeden z kluczowych elementów systemu informatycznego wspomaga zarządzanie jakością nauczania. Usprawnia codzienną pracę pracowników dziekanatu i sprawia, że dziekanat jest bardziej przyjazny studentom i pracownikom. System może być wykorzystywany również jako narzędzie wymiany danych z kontrahentami, kandydatami oraz innymi placówkami naukowo-badawczymi.

Comarch Workflow dla szkół wyższych

Budowa systemu

System Comarch EZD to program do obiegu dokumentów, który został zaprojektowany w celu usprawnienia obiegu korespondencji przychodzącej i wychodzącej  w uczelniach. W Comarch EZD użytkownik może w łatwy sposób dostosować interfejs i formularze ekranowe do swoich potrzeb. Znalezienie informacji jest szybsze dzięki mechanizmom sortowania, grupowania i wyszukiwania. Zaawansowane funkcjonalności – modelowanie procesów i tworzenie raportów – są dostępne z poziomu graficznych edytorów. System wspiera popularne formaty plików z rodziny MS Office i posiada wbudowaną przeglądarkę wielu typów plików. Dzięki temu system szybko staje się narzędziem codziennej pracy.

  • Nowoczesne technologicznie rozwiązanie współpracujące z różnymi bazami danych
  • Pełna kontrola dostępu do dokumentów, szybkie ich wyszukiwanie oraz śledzenie ścieżki, jaką przebyły
  • Wyposażenie w mechanizm wersjonowania dokumentów
  • Wspierające kontrolę terminowości załatwienia spraw
  • Przyjazne dla użytkowników oprogramowanie do pracy grupowej
  • Możliwość udostępniania za pomocą www wybranych danych, dokumentów, formularzy
  • Wprowadzanie dokumentów elektronicznych (skany, faxy, maile)
  • Wsparcie systemów zarządzania jakością w tym ISO

Comarch Workflow - Założenia

 

 

 

 

  • Architektura trójwarstwowa
  • Automatyczna aktualizacja komponentów
  • Wymiana danych oparta o XML
  • Zastosowanie Microsoft Workflow Foundation
  • Wbudowane mechanizmy bezpieczeństwa
  • Działanie w oparciu o komercyjne i bezpłatne bazy danych

Comarch Workflow Technologia

Zastosowanie systemu na uczelni

Comarch EZD wspiera pracę uczelni w zakresie efektywnego zarządzania obiegiem dokumentów. Wbudowany system uprawnień umożliwia pracownikom wgląd tylko w dokumenty i decyzje należące do ich domeny pracy a osobom koordynującym pracę działu - równomierny podział zadań między podległych pracowników, podjęcie istotnych decyzji, przekazanie sprawy do innego działu.

Zarządzanie dokumentami obejmuje w szczególności obsługę pism przychodzących i wychodzących. Przychodzące i wychodzące dokumenty są rejestrowane przez moduł Kancelarii w Dzienniku Korespondencji (Książka Podawcza i Książka Nadawcza), a następnie odpowiednio dekretowane do dalszej obsługi. System obsługuje wszelkie czynności kancelaryjne związane z przetwarzaniem korespondencji, w szczególności: przekazywanie pism, prowadzenie rejestrów, numerację i klasyfikację dokumentów.

Dokumenty mogą występować w następujących postaciach: dokument papierowy, skan pisma, załącznik do e-maila (dowolny format).

Obsługa sekretariatów

Comarch EZD - program do obsługi dziekanatu

  • Obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej
  • Rejestracja dokumentów i załączników
  • Obsługa złożonych wniosków/podań oraz spraw
  • Rejestr wydanych dokumentów
  • Automatyczne generowanie dokumentów za pomocą raportów
  • Zarządzanie rezerwacją zasobów dydaktycznych
  • Graficzne definiowanie procedur obiegu dokumentów
  • Wsparcie dla pracy grupowej
  • Kartoteki studentów i pracowników
  • Podpis elektroniczny uwierzytelniający podjęte decyzje
  • Skanowanie i rozpoznawanie tekstu
  • Formularze wniosków i szablony dokumentów
  • Archiwizacja dokumentów i spraw
  • Historia prowadzonych spraw

 

 

 

Obsługa dziekanatów

 

  • Publikacja danych o prowadzonych i planowanych badaniach - informacje dla potencjalnych inwestorów
  • Obsługa finansowa grantów
  • Zbieranie zgłoszeń od firm i przedsiębiorstw oferujących stypendia sponsorowane dla wybranych studentów
  • Obsługa zaopatrzenia uczelni
  • Obsługa zamówień publicznych i innych postępowań

Zastosowanie w pozostałych obszarach