Comarch Workflow

Elektroniczny system obiegu dokumentów jako jeden z kluczowych elementów systemu informatycznego wspomaga zarządzanie jakością nauczania. Usprawnia codzienną pracę pracowników dziekanatu i sprawia, że dziekanat jest bardziej przyjazny studentom i pracownikom. System może być wykorzystywany również jako narzędzie wymiany danych z kontrahentami, kandydatami oraz innymi placówkami naukowo-badawczymi.

Comarch Workflow wspiera pracę uczelni w zakresie efektywnego zarządzania obiegiem dokumentów. Wbudowany system uprawnień umożliwia pracownikom wgląd tylko w dokumenty i decyzje należące do ich domeny pracy a osobom koordynującym pracę działu - równomierny podział zadań między podległych pracowników, podjęcie istotnych decyzji, przekazanie sprawy do innego działu.

Wykorzystanie najnowocześniejszych dostępnych na rynku technologii gwarantuje skalowalność systemu i wsparcie techniczne przez wiele lat.

Założenia budowy systemu

System Comarch Workflow został zaprojektowany w celu usprawnienia obiegu korespondencji przychodzącej i wychodzącej  w uczelniach. System zbudowano przy spełnieniu następujących wymagań:

• Nowoczesne technologicznie rozwiązanie współpracujące z różnymi bazami danych
• Pełna kontrola dostępu do dokumentów, szybkie ich wyszukiwanie oraz śledzenie ścieżki, jaką przebyły
• Wyposażenie w mechanizm wersjonowania dokumentów
• Wspierające kontrolę terminowości załatwienia spraw
• Przyjazne dla użytkowników oprogramowanie do pracy grupowej
• Możliwość udostępniania za pomocą www wybranych danych, dokumentów, formularzy
• Wprowadzanie dokumentów elektronicznych (skany, faxy, maile)
• Wsparcie systemów zarządzania jakością w tym ISO

Obsługa dziekanatów i sekretariatów

Zarządzanie dokumentami obejmuje w szczególności obsługę pism przychodzących i wychodzących. Przychodzące i wychodzące dokumenty są rejestrowane przez moduł Kancelarii w Dzienniku Korespondencji (Książka Podawcza i Książka Nadawcza), a następnie odpowiednio dekretowane do dalszej obsługi. System obsługuje wszelkie czynności kancelaryjne związane z przetwarzaniem korespondencji, w szczególności: przekazywanie pism, prowadzenie rejestrów, numerację i klasyfikację dokumentów.

Dokumenty mogą występować w następujących postaciach: dokument papierowy, skan pisma, załącznik do e-maila (dowolny format).

Zastosowanie systemu w dziekanacie:

• Obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej
• Rejestracja dokumentów i załączników
• Obsługa złożonych wniosków/podań oraz spraw
• Rejestr wydanych dokumentów
• Automatyczne generowanie dokumentów za pomocą raportów
• Zarządzanie rezerwacją zasobów dydaktycznych
• Graficzne definiowanie procedur obiegu dokumentów
• Wsparcie dla pracy grupowej
• Kartoteki studentów i pracowników
• Podpis elektroniczny uwierzytelniający podjęte decyzje
• Skanowanie i rozpoznawanie tekstu
• Formularze wniosków i szablony dokumentów
• Archiwizacja dokumentów i spraw
• Historia prowadzonych spraw

Zastosowanie systemu w pozostałych obszarach uczelni:

• Publikacja danych o prowadzonych i planowanych badaniach - informacje dla potencjalnych inwestorów
• Obsługa finansowa grantów
• Zbieranie zgłoszeń od firm i przedsiębiorstw oferujących stypendia sponsorowane dla wybranych studentów
• Obsługa zaopatrzenia uczelni
• Obsługa zamówień publicznych i innych postępowań

Możliwości systemu:

Sposób obsługi spraw w systemie Comarch Workflow zależy od ich złożoności i priorytetu. Sprawy zwykłe, o standardowej obsłudze można usprawnić korzystając z modułów Rejestrów i dostępnych w systemie raportów. Sprawy ważne – wymagające zaangażowania wielu osób i przesyłania dokumentów do zaopiniowania – są w systemie dekretowane ręcznie przez uprawnionych użytkowników. Dzięki temu są one lepiej kontrolowane. Ponadto sprawy złożone ale mieszczące się w ramach codziennych decyzji – mogą być w systemie zamodelowane jako procesy workflow - obsługiwane automatycznie.

Technologia, która przynosi korzyści:

• Architektura trójwarstwowa
• Automatyczna aktualizacja komponentów
• Wymiana danych oparta o XML
• Zastosowanie Microsoft Workflow Foundation
• Wbudowane mechanizmy bezpieczeństwa
• Działanie w oparciu o komercyjne i bezpłatne bazy danych

Przyjazne oprogramowanie:

Firma Comarch zawsze dokłada starań, aby oferowane oprogramowanie było przyjazne. W Comarch Workflow użytkownik może w łatwy sposób dostosować interfejs i formularze ekranowe do swoich potrzeb. Znalezienie informacji jest szybsze dzięki mechanizmom sortowania, grupowania i wyszukiwania. Zaawansowane funkcjonalności – modelowanie procesów i tworzenie raportów – są dostępne z poziomu graficznych edytorów. System wspiera popularne formaty plików z rodziny MS Office i posiada wbudowaną przeglądarkę wielu typów plików. Dzięki temu system szybko staje się narzędziem codziennej pracy.

Aby dowiedzieć się więcej o rozwiązaniu wypełnij formularz kontaktowy >>