Akkop Hurtownie Elektrotechniczne i AGD Sp. J.

Akkop jest prężnie działającą siecią hurtowni produktów z dziedziny elektrotechniki i oświetlenia o całkowicie polskim kapitale. W ofercie firmy znaleźć można ponad 25 tys. produktów, pochodzących od ponad 300 dostawców. Początki działalności Akkop związane były z otwarciem w roku 1990 sklepu z artykułami elektrycznymi w Krakowie. Dziś firma ma przedstawicielstwa w 11 miastach w całej Polsce. Chlubą firmy są Centra Zastosowania Światła stworzone po to, aby na autentycznych przykładach pokazać możliwości, jakie daje odpowiednio dobrane światło.

Wyróżnikami przedsiębiorstwa na rynku są dbałość o indywidualne potrzeby i wymagania odbiorców, a także realizacja projektów modernizacyjnych i procedur organizacyjnych. Celem nadrzędnym firmy AKKOP jest utrzymanie wysokiej jakości oferowanych towarów, konkurencyjności na rynku oraz sprawnej obsługi klienta.

Zanim zdecydowano się na zakup i wdrożenie zintegrowanego systemu do zarządzania, firma Akkop wykorzystywała systemy DOS-owe oraz używała aplikacji MS Excel. Jednak w tak zorganizowanym modelu działania coraz bardziej uciążliwy był brak integracji. Wykorzystywane systemy nie działały harmonijnie – nie były w stanie wymieniać informacji, nie obejmowały swoim zasięgiem wszystkich działań prowadzonych przez firmę.

Dostęp do wszystkich niezbędnych informacji w pracy operacyjnej i zarządzaniu strategicznym stawał się coraz trudniejszy. Głównym czynnikiem powodującym problemy z przepływem danych była rozrastająca się, rozproszona struktura przedsiębiorstwa. W obliczu nowych wyzwań Zarząd podjął decyzję o inwestycji w nowoczesny system klasy ERP. W 2005 roku rozpoczęły się poszukiwania odpowiedniego systemu informatycznego. Spośród wielu ofert wybrano polski system CDN XL dostarczany przez firmę Comarch.

Prace nad uruchomieniem Comarch CDN XL w firmie Akkop rozpoczęły się od napisania dokumentu analizy przedwdrożeniowej, w której zostały zidentyfikowane i opisane wszystkie procesy biznesowe przedsiębiortwa. Kolejnym krokiem było zamodelowane procesów, czyli odpowiednie odzwierciedlenie ich w systemie Comarch CDN XL. Po skonfigurowaniu systemu na potrzeby Klienta, wykonaniu dodatkowych modyfikacji oraz przeprowadzeniu szkoleń użytkowników, od początku 2008 roku Akkop rozpoczął pracę w systemie Comarch CDN XL. Start produkcyjny był poprzedzony udanym startem testowym, który odbył się dwa miesiące wcześniej.

Zakres wdrożenia objął moduły: Sprzedaż, Zamówienia, Księgowość, Środki Trwałe, Kadry i Płace, Business Intelligence.

Ze względu na specyfikę funkcjonowania przedsiębiorstwa Akkop, zostały zastosowane także dodatkowe modyfikacje, między innymi:

• modyfikacja dodająca automatycznie opłatę produktową (KGO). Informacja o opłacie jest zapisywana historycznie na zasobie, dzięki czemu jest obsłużona zmiana wysokości opłaty w czasie.
• modyfikacja nie pozwalająca przyjmować towaru o cesze (numer bębna) jeżeli towar o takiej cesze jest na stanie magazynowym
• modyfikacja umożliwiająca zwiększanie ilości do zamówienia o dany procent dla określonych towarów
• modyfikacja umożliwiająca import danych z plików dostarczanych przez BP

Usprawnienia objęły wszystkie obszary działania firmy. Nowe oprogramowanie umożliwiło szybszą i precyzyjniejszą identyfikację wciąż rosnących potrzeb klientów, a to w rezultacie przyczyniło się do rozwoju działalności operacyjnej. Efekty inwestycji w system do zarządzania najwyższej klasy mówią same za siebie – np. już po pierwszym roku pracy na nowym oprogramowaniu zapasy magazynowe uległy zmniejszeniu o około 30%, przy utrzymaniu na tym samym poziomie dostępności towarów do sprzedaży.

Inne korzyści po wdrożeniu Comarch CDN XL:

• Poprawa zarządzania przedsiębiorstwem poprzez analizowanie danych znajdujących się w module Business Intelligence
• Usystematyzowanie kodyfikacji towarów i kontrahentów
• Ewidencja obrotu bębnami; możliwość śledzenia obrotu według numeru bębna
• Uzyskanie narzędzi do kontroli czasu dostaw towarów
• Przepływ informacji pomiędzy centralą a oddziałami
• Poprawa zarządzania zapasami na magazynach oddziałowych dzięki dostępności aktualnych danych z oddziałów
• Centralne zarządzanie cenami sprzedaży i upustami we wszystkich lokalizacjach
• Zapewnienie dostępności aktualnych danych o kontrahentach, towarach, wielkości sprzedaży.
• Bieżące, szybkie i sprawne przetwarzanie informacji, zapewniając dostęp do aktualnych danych niezbędnych do prawidłowego zarządzania całą firmą, jak i jej poszczególnymi oddziałami