ASAJ Sp. z o.o.

Firma ASAJ jest siecią hurtowni elektrycznych. Posiada 12 fili w największych miastach regionu środkowowschodniej i centralnej Polski. Od chwili powstania w 1990 roku dynamicznie się rozwija i obecnie zajmuje znaczące miejsce wśród dystrybutorów w kraju.

W odpowiedzi na tendencję do konsolidacji firm istniejącą na rynku europejskim ASAJ został członkiem elitarnej grupy zakupowej FEGIME Polska (dawniej PHE). Należą do niej znane na rynku elektrotechnicznym sieci hurtowni z całej Polski. Fegime Polska należy do europejskiego zrzeszenia ponad 165 hurtowni z większości krajów europejskich. Połączenie sił i doświadczeń pozwala efektywnie wykorzystywać potencjał grupy. Dzięki temu ASAJ może zagwarantować swoim odbiorcom korzystne warunki handlowe.

Nadrzędnym celem organizacji jest zadowolenie klientów.

Na poprzednim etapie rozwoju firmy jej funkcjonowanie w zakresie IT oparte było na zasadach intuicyjnych, bez wyraźnie określonego konsekwentnego planu rozwoju. Związane to było ze zróżnicowaną, niekompatybilną infrastrukturą w centrali oraz filiach, która nie dawała możliwości integracji na poziomie całej organizacji. Do obsługi procesów biznesowych w firmie były wykorzystywane oprogramowania, które funkcjonowały rozłącznie i nie pozwalały na przeprowadzanie spójnych analiz: handel, księgowość, środki trwałe oraz kadry i płace. Analizy sporządzane były ręcznie, jako kompilacje analiz wycinkowych. Dane te prowadziły do powstawania wielu błędów i pomyłek np. zamówienia z oddziałów przesyłane były faxem, a następnie kopiowane i przepisywane do systemu w centrali. Przestarzała baza danych znacznie ograniczała możliwości przechowywania rekordów i wykonywania analiz - historia transakcji dostępna była maksymalnie za okres ostatnich 6 miesięcy. Przy tak rozbudowanej skali działania firmy nie istniała możliwość prowadzenia nawet krótkoterminowych procesów planistycznych.

Oczekiwania firmy skierowane były na dysponowanie bazą danych z kilku lat wstecz. Wprowadzenie kompleksowych rozwiązań programowych, które umożliwiłyby jednolite i jednorodne funkcjonowanie całej organizacji stało się konieczne. Dlatego też, podjęto decyzję o zmianie systemu informatycznego. Od nowego programu wymagano przede wszystkim ujednolicenia procesów w przedsiębiorstwie, zintegrowania bazy klientów ze wszystkich filii oraz korzystania z profesjonalnego narzędzia do bieżącej analizy dowolnego obszaru firmy.

W 2005 roku w ramach programu SPO WKP 2.1 oraz SPO WKP 2.3, ASAJ otrzymał dofinansowanie ze środków unijnych na zakup i wdrożenie oprogramowania klasy ERP oraz na zakup infrastruktury komputerowej.
Po zapoznaniu się z licznymi propozycjami firm oferujących oprogramowanie do handlu i zarządzania przedsiębiorstwem oraz po dogłębnej analizie, firma ASAJ zdecydowała się na zakup i wdrożenie programu Comarch CDN XL. Okazało się, że system zakresem swojego funkcjonowania zaspokaja wszystkie żywotne potrzeby przedsiębiorstwa oraz stanowi idealne dopełnienie zgranego zespołu ludzkiego.

Wdrożenie systemu Comarch CDN XL przeprowadzone zostało przez firmę SEDKOMP. Odbywało się ono na przełomie 2005/2006 roku bez przerwy w ciągłości pracy firmy. Współpraca dotyczyła nie tylko zakupu oprogramowania i jego wdrożenia, ale także dostawy niezbędnego sprzętu komputerowego (serwery i aktywne elementy sieci). Zakupione licencje Comarch CDN XL umożliwiły jednoczesną pracę 130 pracownikom w modułach: sprzedaży, zamówień, środków trwałych, księgowości, business intelligence oraz zamówień internetowych.
Firma SEDKOMP przygotowała również program do migracji danych ze starego systemu informatycznego do nowego. Wielokrotne testy dały oczekiwane rezultaty, skuteczność importu danych okazała się niezwykle wysoka. Nad bezpieczeństwem danych i jej wydajnością czuwa redundantne rozwiązanie oparte o cluster serwerów zwymiarowane i przygotowane przez SEDKOMP.

Wdrożenie nowego, innowacyjnego systemu informatycznego zainicjowało wiele pozytywnych i oczekiwanych zmian:

• przygotowano rozwiązanie do pracy zdalnej w trybie on-line,
• wyeliminowano błędy związane z ręcznym wprowadzaniem dokumentów,
• nastąpiła automatyzacja procesów zarządczych,
• stworzono bazę danych pozwalającą na przechowywanie informacji potrzebnych do prowadzenia procesów planistycznych,
• poprzez zmiany techniczne, technologiczne i organizacyjne ułatwiono i usprawniono pracę organizacji.

Wyżej wymienione zmiany przełożyły się na usprawnienie procesu obsługi oraz wzrost zadowolenia klientów ASAJ.