Automatech Sp. z o.o.

Automatech istnieje od 1994 roku. Siedziba główna mieści się w Opacz-Kolonia, a oddziały – w Poznaniu i Katowicach.

Zasadniczą dla firmy jest działalność handlowa, jednak oferta jest sukcesywnie poszerzana o usługi w zakresie projektowania, realizacji i wdrażania rozwiązań z dziedziny automatyki przemysłowej. Automatech wyspecjalizował się w projektowaniu i montażu szaf sterowniczych do różnego rodzaju urządzeń i obiektów przemysłowych oraz w projektowaniu i wdrażaniu kompletnych układów sterowania przy wykorzystaniu sterowników PLC, systemów bezpieczeństwa dla różnorodnych maszyn, systemów zdalnego sterowania w oparciu o rozwiązania sieci komórkowych, a także systemów wizyjnych (cyfrowej analizy obrazu) dla automatyzacji kontroli jakości produkowanych detali lub kompletności ich montażu.

Przez długi czas w Automatech wykorzystywano kilka niezależnych systemów, z których każdy obsługiwał tylko wybrany obszar (księgowość, kadry i płace) lub wręcz fragment procesu (osobny, samodzielnie stworzony program do ofertowania, osobny do obsługi sprzedaży). W miarę rozwoju firmy rozwiązanie to stawało się coraz bardziej uciążliwe dla pracowników firmy i coraz trudniejsze stało się zapewnienie spójności działania i sprawnego przepływu informacji.

Dr Anna Kołodziejczyk-Mieciek, Prokurent: „Posługiwaliśmy się napisanym przez naszego informatyka programem do ofertowania, ale ponieważ nie był on zintegrowany z programem sprzedażowym, wszystkie dane musieliśmy przepisywać. I to było dużym utrudnieniem. Wykorzystywane systemy nie stwarzały też możliwości śledzenia historii: czy przygotowana i złożona klientowi oferta została przekształcona do zamówienia, czy zamówienie zostało zrealizowane.  Informacje o tym były przechowywane na papierze i w pamięci pracowników. Najważniejsze dla nas stało się więc połączenie sprzedaży z ofertą: tak, by ci, którzy prowadzą sprzedaż, wiedzieli również, jakie oferty są w przygotowaniu, jakie potencjalnie towary powinny być uzupełnione na magazynie. Kolejnym krokiem było zintegrowanie z systemem całej firmy, by podejmowane działania miały ciągły charakter i były spójne”.

Automatech zdecydował się na oprogramowanie CDN XL firmy Comarch oraz usługi wdrożeniowe T2S – obecnie Platynowego Partnera Comarch, specjalizującego się w implementacji systemów CDN. Wdrożenie przeprowadzono w 2005 roku i od tamtego czasu obydwie firmy współpracują w zakresie rozwijania i prawidłowej eksploatacji systemu Comarch CDN XL.

Kluczowe dla Automatech były funkcjonalności ofertowania, generowania zamówień i faktur. Na szczególne potrzeby Automatech konsultanci T2S stworzyli wydruk oferty, na którym pojawiają się wszystkie konieczne informacje, wybrane uprzednio z Comarch CDN XL: nazwy towarów, ceny, warunki dostawy, przyznane rabaty, szereg szczegółowych informacji o produktach, identyfikacja oferenta i klienta itd. T2S jest także autorem aplikacji, która na podstawie cenników przysyłanych w arkuszach Excel przez dostawców dokonuje aktualizacji nazw, cen i atrybutów (czyli wszystkich dodatkowych informacji powiązanych z produktem) produktów w bazie Comarch CDN XL. Ze względu na dużą ilość danych zwartych w cennikach, które należało wprowadzać do cennika Comarch CDN XL, niezwykle istotne było aby zakupione oprogramowanie oferowało możliwość sprawnego przenoszenia tych danych do baz systemowych.

Pierwszym etapem pracy w systemie jest przygotowanie oferty generowanej w systemie Comarch CDN XL, która jest odpowiedzią na zapytanie klienta. Przygotowujący ofertę w prosty sposób wybiera z kartoteki towarów interesujące pozycje (wraz z istotnymi atrybutami) i określa warunki transakcji. Dane te są automatycznie przenoszone i rozmieszczane na przygotowanym wydruku. W przypadku potwierdzenia zamówienia jednym kliknięciem można dla danej oferty wygenerować odpowiednie zamówienie, a później – w równie prosty sposób – fakturę. W związku z tym, że w bazie Comarch CDN XL zapisywane są dane o wszystkich zdarzeniach gospodarczych w firmie, łatwo można odtworzyć historię dowolnej transakcji. W jednym systemie realizowany jest proces – od zarejestrowania zapytania klienta aż do zakończenia transakcji, wystawienia faktury i śledzenia szczegółów dotyczących zapłaty.

Dr Anna Kołodziejczyk-Mieciek: „Mieliśmy konkretne oczekiwania. I te oczekiwania zostały spełnione. Przede wszystkim zakładaliśmy ułatwienie i usprawnienie pracy dzięki Comarch CDN XL. Dodatkową korzyścią, której się nie spodziewaliśmy w takim stopniu była duża oszczędność czasu w pracy nad daną ofertą, zamówieniem, fakturą oraz zdecydowane skrócenie czasu potrzebnego na wprowadzanie danych. Miłym efektem było dla nas usprawnienie pozyskiwania informacji. Rozwiązanie doskonale się sprawdza. I, co jest bardzo ważne, system funkcjonuje stabilnie: nie zawiesza się, nie „pada”, nie przytrafiły nam się dotychczas żadne przykre historie związane z utratą danych. Kolejne wersje stopniowo rozwiązują zgłaszane przez nas uwagi dotyczące funkcji i działania programu. Zdajemy sobie sprawę ,że praca nad poprawkami, dopasowywaniem do nowych przepisów prawa i stałe udoskonalanie programu wymaga czasu. Otrzymujemy nowe wersje, widzimy, że program żyje, że nie stoimy w miejscu”.