PHZ Baltona S.A.

Przedsiębiorstwo Handlu Zagranicznego Baltona S.A. jest firmą handlową, zajmującą się obsługą pasażerów na lotniskach międzynarodowych i przejściach granicznych w Polsce. Baltona jest jednym z największych operatorów stref wolnocłowych w Polsce. Prestiżową dziedziną działalności firmy jest zaopatrywanie polskich placówek dyplomatycznych za granicą oraz dyplomatów akredytowanych w Polsce. Siła marki i wysokie standardy jakościowe, potwierdzone certyfikatami ISO i HACCP, pozwalają spółce na współpracę z najbardziej wymagającymi klientami. Baltona jest również członkiem założycielem Akademii Marek - instytucji skupiającej polskie firmy o uznanej i potwierdzonej w procesie certyfikacji marce.

Do 2004 roku PHZ Baltona korzystała z 8 systemów informatycznych rozproszonych terytorialnie, które obsługiwały różne obszary działalności spółki. Rejestracja procesów w zróżnicowanym oprogramowaniu prowadziła do istnienia wielu kartotek towarów i klientów, często o różnych oznaczeniach dla tych samych zasobów. Z każdym rokiem takie rozwiązanie stawało się coraz bardziej uciążliwe oraz stopniowo obniżało wydajność firmy.  Uwagę zwraca fakt, iż wiele obszarów i procesów biznesowych w firmie Baltona w ogóle nie była obsługiwana informatycznie. W szczególności kluczowy dla firmy proces zamawiania towarów u dostawców z niezbędną analizą istniejących zapasów i ich rotacji oraz zamówień w realizacji.

Przy wyborze nowego systemu główny nacisk kładziony był na możliwości rozwiązań logistycznych, które pozwoliłyby na wsparcie zaopatrzenia sklepów oraz szerokie możliwości analityczne.

Potrzeba wprowadzenia nowoczesnych rozwiązań doprowadziła do współpracy z firmami Comarch S.A. i Insoft Consulting Sp. z o.o. Spółka wybrała oprogramowanie Comarch CDN XL – polecone przez Insoft Consulting Sp. z o.o. Firmy już wcześniej ze sobą współpracowały - wieloletnia znajomość sprawiła, że potrzeby Baltony zostały szybko i dobrze rozpoznane, co pomogło wybrać odpowiednie rozwiązanie. Czynnikiem decydującym były sprawdzone funkcjonalności Comarch CDN XL wspierające działanie  wielooddziałowych firm  dystrybucyjnych.

System poza standardowymi funkcjonalnościami daje szerokie możliwości jego rozwoju i dostosowania do indywidualnych potrzeb firmy. Insoft Consulting przygotował rozwiązania dodatkowe dedykowane dla Baltony. Wśród nich znalazły się analizy finansowe, mechanizmy zaawansowanej logistyki i raportowania w oparciu o widoki danych Comarch CDN XL. Najważniejsza była jednak integracja Comarch CDN XL z wysokospecjalistyczną aplikacją zewnętrzną – Halo, użytkowaną w sklepach Baltony na długo przed wdrożeniem Comarch CDN XL (niemożliwe było zastąpienie jej którymkolwiek z rozwiązań Comarch CDN). System Halo służy do obsługi sprzedaży w sklepach wolnocłowych. Dzięki otwartości na integrację systemu Comarch CDN XL obie aplikacje dobrze współpracują ze sobą, co umożliwia stały eksport danych z Halo do Comarch CDN XL, a tym samym dostarcza dane do prowadzenia księgowości oraz analiz.

By zapewnić spółce jak najlepsze odzwierciedlenie potrzeb w systemie zostały stworzone rozwiązania wspierające zaopatrzenie sklepów. Zlikwidowano problem braku dostępu do danych, który istniał przy wcześniejszym oprogramowaniu.  Dawniej informacje spływały w postaci wydruków, faxów, drogą telefoniczną, po czym były ręcznie przenoszone do arkusza Excel. Operacje te były bardzo pracochłonne i mogły prowadzić do błędów. Obecnie cały ten proces dzięki Comarch CDN XL jest zautomatyzowany, dokładniejszy i odbywa się znacznie szybciej.

Oprogramowanie Comarch CDN XL jest też w pełni wykorzystywane do prowadzenia księgowości PHZ Baltona przez zewnętrzne Biuro Rachunkowe. W systemie są rejestrowane  i księgowane wszystkie zdarzenia gospodarcze jakie spływają do biura (częściowo w formie papierowej, a częściowo wprost z systemu dzięki połączeniu Online z serwerem Baltony).

Projekt wdrożeniowy zakładał dwa główne cele, jakie ma zrealizować wdrożenie systemu ERP: integracja wszystkich wykorzystywanych systemów oraz ich ujednolicenie w poszczególnych oddziałach i punktach sprzedaży oraz wprowadzenie spójnego i jednolitego modelu działania placówek handlowych i współpracy z Comarch CDN XL. Oba te cele zostały osiągnięte, co przekłada się na usystematyzowanie i uproszczenie wielu procesów w Baltonie:

1. Procesy logistyczne
   • Usprawnienie przepływu informacji pomiędzy centralą, a sklepami, dzięki integracji Comarch CDN XL z aplikacją zewnętrzną (wykorzystywaną w sklepach).
   • Automatyzacja procesów logistycznych - dzięki zintegrowanemu systemowi dane nie muszą być ręcznie wprowadzane z różnych systemów.
   • Lepsza obsługa Klienta, dzięki wsparciu zaopatrzenia sklepów i realizacji zamówień od dostawców.
   • Optymalizacja i dokładna rejestracja zamówień.
   • Gospodarka magazynowa
   • Usprawnione zarządzanie magazynem, dzięki możliwości określenia stanu magazynowego danego towaru we wszystkich placówkach firmy na dany moment oraz ocenie na ile dni wystarczy zapasów.
   • Lepsze zaopatrzenie sklepów poprzez porównywanie zamówień poszczególnych oddziałów firmy .
2. Procesy finansowo – księgowe
   • Przejrzysta księgowość, która została dostosowana do indywidualnych potrzeb firmy.
   • Oszczędność czasu, dzięki jednorazowemu wprowadzaniu danych do systemu oraz stałej dostępności Online danych rejestrowanych w systemie.
3. Analizy
   • Organizacja systemu sprawozdawczości i analiz w takich obszarach funkcjonalnych firmy jak sprzedaż, magazyny i zaopatrzenie oraz finanse.
   • Usprawnienie bieżącego zarządzania operacyjnego poprzez dystrybucję najważniejszych danych do podejmowania decyzji operacyjnych i taktycznych.
   • Dostarczenie danych przekrojowych do podejmowania decyzji w dłuższym horyzoncie czasowym.
   • Możliwość tworzenia skomplikowanych raportów, dostosowanych do potrzeb klienta,  zbieranych w jednym miejscu.
   • Ponadto system usprawnia ogólną komunikację wewnątrz firmy oraz zmniejsza czas i pracochłonność codziennych czynności.