Corporate Express Polska Sp. z o.o.

Zgodnie ze słowami Dyrektora Corporate Express Polska : „Wdrożenie systemu przebiegło zgodnie z planem i zostało ocenione przez centralę naszej firmy w Holandii (ocena osób, które wdrażały podobne systemy w wielu krajach)  bardzo pozytywnie. Na pewno możemy stwierdzić iż Comarch CDN XL jest dobrym produktem i stanowi właściwy wybór dla firm dystrybucyjnych”.

Corporate Express to jeden z największych na świecie dostawców materiałów biurowych. Działalność firmy polega na bezpośrednim zaopatrzeniu firm w artykuły potrzebne w biurze (papier, materiały eksploatacyjne do urządzeń biurowych, materiały biurowe, artykuły spożywcze oraz chemii gospodarczej). Firma jest częścią korporacji Buhrmann – światowego lidera w zakresie usług oraz dystrybucji. Corporate Express osiągnęło pozycję lidera na rynku artykułów biurowych na trzech kontynentach: w Ameryce Północnej, Europie i Australii. Światowa sieć firmy to 100 centrów dystrybucyjnych oraz 300 punktów sprzedaży w ponad 15 krajach. Asortyment Corporate Express Polska obejmuje ponad 8000 artykułów.

W 2003 roku Spółka Corporate Express Polska stanęła przed wyborem odpowiedniego systemu klasy ERP, który wspomógłby realizację ambitnych strategii związanych z rozwojem firmy.

„Pod koniec 2003 roku zdecydowaliśmy się na zakup nowoczesnego systemu informatycznego, który miał wspomóc nas w realizowaniu ambitnych zadań wzrostu sprzedaży poprawy kontrolingu finansowego oraz podwyższenia jakości usług oferowanych Klientom” -  mówi Piotr Kiszkis, Dyrektor Corporate Express Polska.

Firma postawiła sobie za cel automatyzację procesów biznesowych poprzez wdrożenie zintegrowanego systemu do zarządzania klasy ERP, mając na względzie:

• Rozwiązanie dedykowane do obsługi firmy z branży dystrybucyjnej.
• Płynną pracę w strukturze rozproszonej.
• Dostępność narzędzi raportujących i analitycznych.
• Prezentację kontrahentom wybranych danych z systemu  poprzez stronę www.  

 „W ciągu kilku miesięcy mieliśmy okazję poznać wiele systemów dostępnych na rynku polskim” -  twierdzi Piotr Kiszkis, Dyrektor Corporate Express Polska – „Przy wyborze braliśmy pod uwagę funkcjonalność systemu, łatwość obsługi, cenę, oraz serwis posprzedażowy oferowany przez firmę wdrażającą. Zdecydowaliśmy się na system Comarch CDN XL”.

Uzgodniono, że zakres funkcjonalny wdrożenia obejmie następujące moduły: Zamówienia, Sprzedaż, CRM, Kadry i Płace, Środki Trwałe, Finanse i Księgowość, Controlling.

Wdrożenie Comarch CDN XL w Corporate Express Polska zostało przeprowadzone przez specjalistów Insoft Consulting – wówczas Złotego Partnera Firmy Comarch (obecnie Platynowego Partnera Comarch). 

Elastyczność Comarch CDN XL pozwoliła na wprowadzenie szeregu rozwiązań dodatkowych wspomagających pracę przedsiębiorstwa:

• wdrożenie dodatkowych rozwiązań wspierających zamówienia do dostawców,
• integrację systemu ze stroną internetową firmy (do wykonywania szybkich zamówień przez Klientów), w 2008 roku rozpoczęły się prace nad rozszerzeniem współpracy systemu z witryną,
• raportowanie w oparciu o widoki danych Comarch CDN XL z wykorzystaniem tabel przestawnych MS EXCEL ,
• integracja Comarch CDN XL z systemem awizacji firmy kurierskiej,
• przygotowanie aplikacji  wspierającej zaopatrzenie, co ułatwia optymalizację stanu zapasów i rotację towarów na magazynie,
• integrację w zakresie EDI (Elektroniczna Wymiana Dokumentów) z SAP R/3.

Zadowolenie Corporate Express z dokonanego wyboru przekłada się na inwestycje w ciągły rozwój oprogramowania. Od ponad roku firma jest użytkownikiem platformy do elektronicznej wymiany dokumentów ECOD, zarówno dla dostawców jak i odbiorców. Wkrótce zakładane jest także uruchomienie modułu Import, który zmniejszy ilość potrzebnego czasu na przygotowywanie i wystawianie dokumentów importowych (będzie to teraz wspierane przez system) oraz liczbę błędów operatorskich.

Ponadto firma zdecydowała się na zakup Definiowania Interfejsu i Modelowania Procesów, co znacznie ułatwia dostosowanie wyglądu, uprawnień i działania systemu do indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa.

 Wdrożenie systemu Comarch CDN XL usprawniło działanie firmy we wszystkich obszarach funkcjonowania:

1. Kontrola nad pracą oddziałów:
   • Poprawiono przepływ informacji pomiędzy oddziałami a centralą poprzez bieżącą rejestrację wszystkich zdarzeń gospodarczych.
   • Zapewniono dostęp do aktualnych danych o kontrahentach, rozliczeniach, towarach, stanach magazynowych i wielkości sprzedaży.
   • Scentralizowano zarządzanie cenami sprzedaży i promocjami we wszystkich oddziałach.
2. Logistyka:
   • Odzwierciedlono w systemie cały proces logistyczny Spółki w zakresie zakupów i dystrybucji.
   • Usprawniono proces rejestrowania zamówień przez odbiorców (odbywa się głównie poprzez stronę www).
   • Umożliwiono elektroniczną wymianę dokumentów z dostawcami i odbiorcami.
3. Magazyn:
   • Zredukowano koszty poprzez skrócenie okresu zalegania towarów na magazynach.
   • Zmniejszono prawdopodobieństwa utraconych przychodów w przypadku braku możliwości zrealizowania zamówienia od odbiorcy.
4. Księgowość:
   • Uproszczono procesy księgowe.
   • Przyspieszono rejestrację dokumentów.
5. Administracja systemem:
   • Scentralizowano administrację systemem (bez konieczności wizyt we wszystkich oddziałach firmy).
   • Umożliwiono zdalną pomoc użytkownikom systemu w odległych placówkach, co było szczególnie ważne w początkowym okresie pracy w systemie Comarch CDN XL.

Ponadto w pełni wykorzystano możliwości, jakie daje integracja systemu do zarządzania z Internetem:

• Umożliwiono elektroniczną wymianę dokumentów z kontrahentami.
• Udostępniono klientom bezpośredni dostęp do informacji zapisanych w systemie  (o stanie płatności i statusie złożonych zamówień).

Ponadto Definiowanie Interfejsu i Modelowanie Procesów pozwalają Corporate Express dostosować wygląd systemu i obieg dokumentów do potrzeb firmy i użytkowników programu.