P. H. Elmat Sp. z o.o.

P.H. ”ELMAT” Sp. z o.o. jest polskim producentem, autoryzowanym dystrybutorem i importerem wielu nowoczesnych rozwiązań i produktów    z zakresu szeroko pojętej teleinformatyki. Oferta firmy obejmuje przede wszystkim produkty z zakresu kabli i osprzętu światłowodowego, okablowania strukturalnego oraz aktywnych urządzeń sieciowych. Oferta jest ciągle poszerzana o kolejne własne produkty oferowane w ramach kompleksowych rozwiązań telekomunikacyjnych sygnowanych własnymi markami lub produktami znanych koncernów europejskich (firma jest autoryzowanym dystrybutorem takich firm jak OPTRAL, ICS OPENET, PRYSMIAN, PLANEX, etc).

Przed wdrożeniem systemu Comarch CDN XL ELMAT używał systemu, który pracował w środowisku DOS. Archaiczny interfejs oprogramowania oraz brak dostosowania możliwości programu do wzrastających bardzo szybko potrzeb firmy blokowały jej rozwój. Główne problemy dotyczyły kwestii związanych z prowadzeniem księgowości firmy wielo oddziałowej, brakiem automatycznej aktualizacji danych między księgowością centrali i oddziałami.  Wykorzystywane oprogramowanie pozbawione było również wsparcia sprzedaży eksportowej i nie uwzględniało specyfiki zakupów zagranicznych, które z uwagi na charakter działalności przedsiębiorstwa były bardzo częstym zdarzeniem gospodarczym.

Istotne problemy dotyczyły nie tylko księgowości, ale także gospodarki magazynowej powodując spore utrudnienia w pracy Działów Handlowych i ograniczenia w przepływie informacji handlowych. Brakowało również elektronicznego obiegu dokumentów pewniejszego niż email lub fax.

W 2005 roku firma ELMAT zdecydowała się na zakup i wdrożenie zintegrowanego systemu do zarządzania klasy ERP. Po dokonaniu analizy wielu systemów, firma wybrała oprogramowanie CDN XL, autorstwa COMARCH oraz oprogramowanie autorskie V-center firmy Elektra Sp. z o.o. (internetowy system obsługi klienta) współpracujące z bazami danych Comarch CDN XL.

Głównym celem wdrożenia nowego systemu informatycznego było ujednolicenie standardów oprogramowania przedsiębiorstwa i zebranie możliwie wielu danych w jednym miejscu w taki sposób, aby zapewnić efektywne zarządzanie przedsiębiorstwem i bieżącą kontrolę procesów i procedur zachodzących w firmie (stan ofert, zamówień, stany zapasów magazynowych, etc.)
Analiza przedwdrożeniowa wykazała dodatkowe potrzeby programistyczne wykraczające poza standardową funkcjonalność aplikacji. Firma Elektra Sp. z o.o. przygotowała dedykowane aplikacje:

• Numery seryjne – program działa na wszystkich dokumentach przychodowych i rozchodowych, umożliwia automatyczne wydawanie i przyjmowanie pojedynczego towaru oraz kartonów zbiorczych oznaczonych numerem seryjnym. Program ten zintegrowano w działaniu z czytnikami kodów kreskowych.
• Aktualizacja – program dokonuje automatycznego importu lub zmiany rekordów karty towarowej i umożliwia w automatyczny, hurtowy sposób zmianę cenników lub parametrów innych parametrów produktów.

Dzięki stworzonemu i dostosowanemu oprogramowaniu Klienci firmy uzyskali możliwość podglądu asortymentu, stanu towarów i cen z rabatami przydzielonymi danemu klientowi (wraz z wszelkimi mechanizmami promocji). Dane prezentowane po zalogowaniu się w systemie były wyciągane z bazy Comarch CDN XL, a dobra integracja z systemem sprzedażowym i implementowane w Comarch CDN XL funkcje wymiany danych udostępniły Klientom firmy możliwości zamawiania towaru oraz składania zapytań ofertowych poprzez Internet, co znacznie usprawniło realizację zamówień. Prezentowane dane o saldzie finansowym należności, wykaz faktur danego klienta, a także wyświetlanie statusu zamówienia – to dodatkowe możliwości usprawniające współpracę z klientami firmy.

Korzyści z wdrożenia systemu Comarch CDN XL w P.H. „ELMAT”  Sp. z o.o:

• Zapewnienie wysokich standardów księgowania, zgodnych z aktualną wykładnią prawa, przyśpieszenie procesów księgowych oraz pełny wgląd w bieżącą sytuację finansową spółki.
• Redukcja kosztów działania firmy: redukcja błędów, centralizacja zakupów i optymalizacja procesu obsługi klienta.
• Zarządzanie zapasami: lepsza koordynacja pomiędzy dostawcą, a klientem pozwala na zredukowanie stanów magazynowych.
• Eliminacja zbędnych działań administracyjnych wynikających ze specyfiki użytkowania nie zintegrowanych systemów informatycznych (eksport oraz import danych pomiędzy programami i oddziałami).
• Optymalizacja polityki zakupowej prowadząca do uwolnienia kapitału obrotowego wynikająca z lepszej koordynacji pomiędzy dostawcami, a zamówieniami klientów.
• W przypadku firmy ELMAT podstawową i niezaprzeczalną korzyścią jest integracja informacji w jednym systemie (bazie danych) zaczynając od rejestracji zamówienia do wystawienia dokumentów sprzedaży.
• System jest skonstruowany tak, by wprowadzenie informacji odbywało się tylko raz. Dzięki temu proces obsługi polega na automatycznym przekształcaniu jednego dokumentu w drugi.
• System Comarch CDN XL i bazy danych stanowią podstawę do dalszego procesu konsolidacji informatycznych systemów przedsiębiorstwa i wdrażaniu nowych, z zachowaniem możliwości wymiany informacji przechowywanych w jednolitych bazach danych (planowane jest wdrożenie systemu CRM wykorzystującego bazy kontrahentów Comarch CDN XL, integracja bazy produktowej na firmowej stronie WWW z bazą towarów i inne).