HERT Sp. z o.o

Firma HERT Sp. z o.o. powstała w 1994 roku z inicjatywy dwóch osób związanych z branżą piekarniczą: Jarosława Marczuka i Krzysztofa Skrzeczkowskiego. Od początku istnienia domeną firmy było wdrażanie najnowocześniejszych technologii produkcji oraz sprzedaż i serwis najwyższej jakości maszyn i osprzętu dla polskiego przemysłu spożywczego, w szczególności piekarskiego i cukierniczego.

Po 9 latach intensywnego rozwoju podjęto decyzję o utworzeniu Grupy HERT i wydzieleniu ze struktury HERT trzech oddzielnie zarządzanych spółek, wyspecjalizowanych w określonych dziedzinach. Było to znaczącym krokiem w kierunku doskonalenia firmy i podnoszenia poziomu obsługi klientów. W 2003 roku została powołana firma HERT SERWIS (serwis gwarancyjny i pogwarancyjny, dostawa i montaż urządzeń u klienta), a w 2004 roku – HERT AKCESORIA (sprzedaż akcesoriów i drobnego wyposażenia zakładów piekarniczych i cukierniczych, mniejszych urządzeń do zakładów rzemieślniczych).

Największą bolączką HERT był brak możliwości wglądu do bieżących danych i globalnej analizy działalności Grupy – czyli de facto brak solidnej bazy dla podejmowania decyzji.

Obsługę księgową prowadziło zewnętrzne biuro rachunkowe w prostym systemie finansowo-księgowym, praktycznie bez możliwości generowania raportów i okresowych zestawień. Spółki Grupy HERT nie miały więc bieżącego dostępu do dokumentów, ani nie mogły liczyć na informacyjne wsparcie ze strony biura rachunkowego.

Panowanie nad bieżącymi sprawami Grupy wymagało zbyt dużych nakładów czasu i pracy. Podjęto więc decyzję o zastąpieniu rozproszonych systemów i niejednolitych baz danych jednym, centralnym narzędziem: zintegrowanym systemem do zarządzania.

Wdrożenie zakładało rejestrację wszystkich zdarzeń gospodarczych i synchronizację danych między bazami trzech spółek. Głównymi celami, jakie postawiono przed zintegrowanym systemem informatycznym, były:

• jednolite bazy danych kontrahentów dla wszystkich spółek,
• szybka wymiana dokumentów wystawianych pomiędzy spółkami grupy (zapytań, zamówień, faktur),
• możliwość określenia rentowności poszczególnych kontraktów na podstawie dokumentów zaewidencjonowanych w systemie,
• możliwość uzyskiwania różnych zestawień dotyczących handlowców i wielkości sprzedaży.

Wybór padł na system CDN XL firmy Comarch. Po pierwsze: był to nowoczesny, w pełni zintegrowany system o szerokiej funkcjonalności, wystarczającej do zrealizowania postawionych celów. Po drugie: w odróżnieniu do innych rozważanych narzędzi informatycznych cechowała go największa elastyczność i – co się z tym wiąże – możliwość dostosowania do szczególnych wymagań firmy i jej specyfiki. Po trzecie: w porównaniu z systemami innych producentów oferował najwięcej istotnych korzyści w relacji do ceny.

Joanna Raczkowska: „Najbardziej spodobał nam się controlling i na nim zawsze najbardziej nam zależało. Comarch CDN XL pomaga też w prowadzeniu księgowości. Sami ewidencjonujemy dokumenty w siedzibie firmy, księgowanie odbywa się w biurze rachunkowym. Wszystko jest, jak być powinno, a dodatkowo mamy dostęp do wszystkich aktualnych danych. Serwis... Co jeszcze? Cena...”

Zarząd HERT czekała kolejna ważna decyzja: wybór partnera. Poszukiwano firmy specjalizującej się we wdrożeniach Comarch CDN XL, o ustabilizowanej pozycji rynkowej. Nie było tajemnicą, że do poprawnego wdrożenia tak złożonego i skomplikowanego oprogramowania, potrzeba całego zespołu wykwalifikowanych konsultantów. Najwyżej oceniono możliwości spółki T2S. Wyraźnie odróżniała się dostępnymi zasobami, doświadczeniem, licznymi rekomendacjami klientów i producenta systemu (dziś T2S jest Platynowym Partnerem Comarch), otwartością i elastycznym podejściem.

W jednym systemie zostały stworzone 3 odrębne bazy – osobna dla każdej ze spółek Grupy. W celu utrzymania jednolitych informacji o kontrahentach, dane są replikowane między bazami, a podziały są analogiczne. Dodanie lub edycja danych dotyczących kontrahenta w jednej z baz skutkuje automatycznym skopiowaniem/aktualizacją tych danych do baz pozostałych spółek. Mechanizmy synchronizacji danych pomiędzy bazami były tworzone przez programistów T2S  jako rozwiązania niestandardowe, wykraczające poza funkcjonalność Comarch CDN XL. Jednocześnie były jednym z najważniejszych elementów wdrożenia.

Księgowość Grupy HERT jest prowadzona nadal przez zewnętrzne biuro rachunkowe, z tą różnicą, iż teraz księgowanie odbywa się w Comarch CDN XL na bazach danych spółek za pośrednictwem zdalnego dostępu. Wszystkie księgowania są na bieżąco widoczne w systemie. Prowadzone są w podobny sposób dla każdej ze spółek – by umożliwić analizę danych dla całej Grupy.

Joanna Raczkowska: „Zestawienia sprzedaży... Naliczanie prowizji... Rzeczy tak naprawdę robią się automatycznie po zatwierdzeniu i rozliczeniu dokumentów. Coś, co przed wdrożeniem zajmowało mi dwa tygodnie, nowej i niedoświadczonej jeszcze osobie zabiera dwa dni. Informacje są tak jasno podane, a obsługa tak łatwa, że wystarczy mieć dobry sprzęt i wszystko dzieje się 200 razy szybciej. nie jest już problemem to, co było nim do tej pory. Inny przykład? Wynik na koniec miesiąca: po zaksięgowaniu jednym kliknięciem uzyskujemy wynik, co w starym oprogramowaniu było niemożliwe.

Od samego początku byłam za tym systemem i to ja podjęłam decyzję. Zrobiłam wszystko, żeby ludzie w firmie nie mogli bez niego żyć. Spełnił nasze oczekiwania. Chcieliśmy, żeby dane się przenosiły – i się przenoszą. Chcieliśmy na bieżąco orientować się w sprawach spółki – i to również jest”.