Malfarb Sp. z o.o.

Malfarb Sp. z o.o. to jeden z największych polskich producentów ekologicznych produktów dla sektora budowlanego. Swoją działalność opiera na produkcji farb, tynków oraz preparatów gruntujących i dezynfekujących, klejów i gładzi szpachlowych.

Siedziba spółki mieści się w Ostrowie Wielkopolskim, ale zasięg działalności obejmuje całą Polskę, jak również m.in. Niemcy, Francję, Finlandię, Rumunię, Mołdawię, Litwę, Rosję, Czechy oraz Ukrainę.

Malfarb Sp. z o.o. stale zwiększa swój udział w rynku, mnożąc swój kapitał, zwiększając potencjał kadrowy, zaplecze technologiczne, staje się poważnym graczem branży farb i lakierów. Firma przeszła drogę od niewielkiego zakładu produkcyjnego do posiadacza rozbudowanej nowoczesnej linii produkcyjnej.  W sposób ciągły prowadzi prace rozwojowe, w wyniku których następuje polepszenie parametrów technicznych, jakościowych oraz walorów użytkowych i estetycznych produktów. Mając na uwadze satysfakcję klienta stale udoskonalane są wyroby już produkowane, a także wprowadzane są nowe produkty, w których duży nacisk kładzie się na ekologię i jakość. Sam proces produkcji jest całkowicie zautomatyzowany, a jakość poddaje się stałej kontroli Systemu Zarządzania Jakością ISO 9001. Marka MALFARB zajęła szeroką część rynku produktów o korzystnej relacji cena/jakość, sprawnej logistyce, nowoczesnym wzornictwie, skierowaną głównie do pojedynczych odbiorców i drobnych wykonawców, ceniących przede wszystkim korzystną cenę, przy zagwarantowaniu odpowiedniej jakości.

Do momentu rozpoczęcia wdrożenia systemu Comarch CDN XL w firmie wykorzystywano kilka systemów informatycznych opartych na systemie operacyjnym DOS. Jednak nie były one ze sobą zintegrowane, co powodowało brak możliwości korzystania ze wspólnej bazy danych produktów, kontrahentów itd. Pojawiały się również trudności związane z koniecznością ręcznego przetwarzania informacji potrzebnych do tworzenia zbiorczych zestawień i analiz. Szczególnie uciążliwe były utrudnienia w przepływie informacji pomiędzy działem produkcji a księgowością oraz między produkcją a działem handlowym. Stąd przedsiębiorstwo stanęło przed koniecznością zmiany wykorzystywanego oprogramowania.

Malfarbowi potrzebny był system, który wspierałby procesy produkcji wyrobów, obsługiwał gospodarkę magazynową, zakupy, sprzedaż oraz procesy finansowo-księgowe. Miał być źródłem danych z różnych obszarów organizacji, zapewniającym efektywne zarządzanie przedsiębiorstwem. Ostatecznie zdecydowano się na system firmy Comarch S.A. – Comarch CDN XL oraz partnera wdrożeniowego firmę Infortes z Wrocławia.

Głównymi przesłankami wyboru systemu Comarch CDN XL była przede wszystkim korzystna relacja ceny zakupu do jego funkcjonalności oraz wieloletnie doświadczenie firmy Comarch na rynku dostawców oprogramowania klasy ERP. Wdrożenie przeprowadziła firma Infortes Sp. z o. o., która jest Złotym Partnerem Comarch S.A. Spośród wszystkich prezentacji oprogramowania, najlepiej przedstawiła jego funkcjonalność oraz możliwości rozwiązania w nim problemów, zasygnalizowanych przez Malfarb. W ramach wstępnie opracowanego budżetu, brano również pod uwagę tworzenie systemu dedykowanego, realizowanego na zamówienie, oferowane przez mniejsze firmy, nieposiadające długoletniego doświadczenia w branży firm produkcyjnych. Jednak ograniczone możliwości rozwoju aplikacji „pisanych pod klucz”, spowodowały odrzucenie możliwości wyboru tego typu rozwiązań.

Powołano zespół wdrożeniowy, który kierował projektem i ponosił pełną odpowiedzialność za jego realizację. W jego skład wchodzili przedstawiciele kierownictwa przedsiębiorstwa Malfarb oraz przedstawiciele firmy Infortes. Ze strony przedsiębiorstwa za projekt odpowiadali dyrektorzy trzech pionów spółki: technicznego, sprzedaży i finansowo-księgowego, odpowiedzialni również za dokonanie wyboru systemu.

Zespół wdrożeniowy ustalił następujące cele implementacji systemu Comarch CDN XL:

• ujednolicenie bazy kontrahentów, indeksów materiałów i wyrobów, 
• usprawnienie współpracy oraz przepływu informacji pomiędzy Produkcją a Działem Sprzedaży, 
• zautomatyzowanie wymiany informacji pomiędzy Produkcją a Księgowością, 
• zapewnienie Zarządowi spółki precyzyjnych informacji koniecznych do zarządzania firmą, 
• usprawnienie procesu inwentaryzacji, 
• eliminacja podwójnego wprowadzania dokumentów, 
• kompleksowe zarządzanie rozrachunkami oraz płatnościami firmy w systemie.

Tak jak planowano, Comarch CDN XL obsługuje sprzedaż, logistykę, produkcję oraz procesy księgowe firmy Malfarb Sp. z o.o. Dzięki implementacji systemu informatycznego, oprócz realizacji celów wdrożenia, przedsiębiorstwo uzyskało szereg korzyści związanych ze wzrostem stopnia automatyzacji i integracji procesów. Wzbogacono również niektóre stanowiska pracy o nowe zadania, które wcześniej realizowane były poza obszarem przedsiębiorstwa (np. windykacja należności, której efektywność poprawiono o 60%). Kolejną korzyścią, którą uzyskano poprzez implementację systemu Comarch CDN XL jest redukcja stanowisk w obszarach księgowości (zmniejszono zatrudnienie o 40% przy jednoczesnym wzroście ilości ewidencjonowanych dokumentów), zaopatrzenia i sprzedaży. Podczas wdrożenia, konsultanci Infortes zaimplementowali w systemie rozbudowany rachunek rozliczania kosztów produkcji poszczególnych wyrobów, dzięki temu kadra zarządzająca firmą ma szybki dostęp do precyzyjnej informacji o rentowności poszczególnych wyrobów. Obecnie korzyści wynikają również ze skrócenia czasu realizacji zamówień sprzedaży, przygotowania zamówień zakupu, organizacji transportu i produkcji wyrobów (czas planowania produkcji skrócono o 60%). Wdrożenie systemu umożliwiło obsługę o 50% większej ilości zamówień od klientów. Spółka posiada kompletną bazę kontrahentów, towarów i receptur, co znacznie ułatwia pracownikom realizację codziennych zadań. Pracownicy spółki za największe zalety wdrożonego systemu uważają ułatwienie generowania dokumentów i wyszukiwania informacji oraz eliminację konieczności podwójnego wprowadzania dokumentów.