Rurex Sp. z o.o.

Rurex Sp. z o.o. istnieje na rynku od 1990 roku. Przez lata działalności firma stała się jedną z większych hurtowni nowoczesnych instalacji sanitarnych i grzewczych. Współpracuje z renomowanymi producentami instalacji w całej Polsce m.in. Wavin Metalplast-Buk, KZO Końskie, AVK, Hawle, ACO. Firma oferuje kompleksowe usługi handlowe z zakresu materiałów i wyrobów instalacyjnych, sanitarnych i grzewczych. Rurex działa na terenie całego kraju, klientów obsługuje z pięciu lokalizacji: Warszawa, Bydgoszcz, Poznań, Wrocław i Łódź. Klientami firmy Rurex są: instalatorzy, hurtownie, sklepy, inwestorzy, instytucje publiczne (zakłady gospodarki komunalnej, gazownie, wodociągi). Oferta firmy stanowi ponad 10.000 pozycji asortymentowych w czterech obszarach: technika instalacyjna, technika grzewcza, technika sanitarna oraz technika instalacyjna - infrastruktura.

Do początku 2006 roku firma Rurex wykorzystywała program w technologii MS DOS do obsługi sprzedaży, księgowości i płac. Praca w systemie odbywała się lokalnie. Ponieważ Rurex posiada sieć oddziałów lokalne kopie baz danych były odtwarzane w centrali w celu analizowania. Taki sposób pracy stwarzał duże problemy w sprawnym przekazywaniu informacji. Dane dotyczące sprzedaży, cenników, kartotek towarów i kontrahentów, należności/zobowiązań itp. przechowywane były w niezależnych bazach danych synchronizowanych tygodniowo. Niemożliwa była globalna kontrola limitów kredytowych kontrahentów, problematyczne było uzgadnianie należności/zobowiązań (synchronizacja kilku baz danych z systemem księgowym).

Ze względu na rozproszone bazy danych optymalizacja magazynów była nieefektywna i bardzo trudna (niemożliwe było balansowanie stanami magazynowymi pomiędzy oddziałami).

Księgowanie realizowano na podstawie danych dostarczanych z oddziałów, co utrudniało uzgodnienie stanów rzeczywistych z zarejestrowanymi w programie. Z powodu opóźnień w przepływie informacji większość kluczowych analiz było dostępnych z miesięcznym opóźnieniem (cykl księgowania dokumentów), a zakres uzyskiwanych informacji nie dawał możliwości efektywnego i szybkiego podejmowania decyzji.
 
W związku z rozwojem firma Rurex podjęła decyzję o wdrożeniu kompleksowego systemu do zarządzania przedsiębiorstwem.

Główne kryteria, które wzięto pod uwagę podczas wyboru systemu to:

• Maksymalne zapewnienie obsługi procesów biznesowych, elastyczność, możliwość dostosowania do potrzeb firmy.
• Płynna praca on-line w strukturze rozproszonej, na wspólnej bazie danych we wszystkich pięciu lokalizacjach: w Warszawie, Poznaniu, Bydgoszczy, Wrocławiu i Łodzi
• Dostępność narzędzi raportujących i analitycznych (platforma Controlling),
• Możliwość łatwej dalszej rozbudowy systemu

Po sprawdzeniu kilku rozwiązań i porównaniu ofert głównych dostawców systemów ERP na polskim rynku wybrano system Comarch CDN XL.

O wyborze systemu zdecydowała kompleksowość i jednocześnie elastyczność obsługi procesów sprzedażowych (ofertowanie, zamówienia, procesy logistyczne) oraz przejrzysty sposób analizy danych przy użyciu platformy Controllingowej.

Funkcjonalność systemu miała obejmować wszystkie obszary działalności firmy. Oddziały Rurex miały pracować online na systemie Comarch CDN XL, stąd wdrożenie musiało uwzględnić odpowiednie parametry łącza centrali oraz oddziałów.

W związku ze specyfiką firmy w trakcie wdrożenia zostały przygotowane:

• aplikacja obsługi składów konsygnacyjnych (automatyczna rejestracja dokumentów RW z magazynu konsygnacyjnego i dokumentów PZ na właściwy magazyn),
• obieg dokumentów uwzględniający sprzedaż z magazynów tranzytowych,
• ECOD współpraca z kluczowym dostawcą (WAVIN),
• integracja z systemem bankowym (import/eksport wyciągów bankowych),
• szereg raportów i wydruków specyficznych dla branży budowlanej. 

Wdrożenie w Rurex Sp z o.o. zostało przeprowadzone przez zespół wdrożeniowy firmy Datacom Software Sp. z o.o. Prace rozpoczęto we wrześniu 2005 od przeprowadzenia gruntownej analizy opisującej wszystkie procesy i potrzeby Spółki oraz sposób ich odzwierciedlenia w systemie.

System Comarch CDN XL jest systematycznie rozwijany o nowe moduły oraz funkcjonalności. Firma dokonuje corocznych upgradów do najnowszej wersji. Obecnie praca odbywa się na kilkudziesięciu jednoczesnych stanowiskach w kilku oddziałach.

Wdrożenie zintegrowanego systemu Comarch CDN XL pozwoliło osiągnąć kluczowe dla firmy cele:

• zintegrowanie danych rozproszonych w różnych oddziałach i systemach
• dostarczenie narzędzia ułatwiającego sprawozdawczość zarządczą
• ułatwienie dostępu do danych handlowych i finansowych
• obsługę elektroniczną procesu zamówień
• umożliwienie dostępu do programu dla wszystkich oddziałów za pośrednictwem technologii terminalowej
  

Wdrożenie Comarch CDN XL przyczyniło się do zautomatyzowania i uproszczenia procesów biznesowych zachodzących w Rurex Sp. z o.o., w szczególności w zakresie:

1. Przepływu informacji i centralizacji kontroli nad procesami zachodzącymi w oddziałach
   • Poprawiono przepływ informacji pomiędzy oddziałami a centralą poprzez bieżącą rejestrację wszystkich zdarzeń gospodarczych
   • Zapewniono dostępność aktualnych danych o kontrahentach, rozliczeniach, towarach, stanach magazynowych i wielkości sprzedaży
2. Procesów logistycznych
   • Odzwierciedlono w systemie cały proces logistyczny Spółki w zakresie zakupów i sprzedaży, w tym obsługę składów konsygnacyjnych.
   • Uruchomiono elektroniczną wymianę danych (EDI) z kluczowym dostawcą Wavin.
3. Gospodarki magazynowej
   • Zwiększono rotację produktów na poszczególnych magazynach
   • Zmniejszono ilość niezrealizowanych (z powodów braków) zamówień
   • Usprawniono proces obsługi magazynów konsygnacyjnych
4. Księgowości
   • Uproszczono i zweryfikowano procesy księgowe
   • Zlikwidowano opóźnienia w rejestracji dokumentów (wszystkie dokumenty w jednej bazie danych)
5. Controllingu
   • Umożliwiono bieżącą kontrola przychodów i kosztów Spółki i jej oddziałów przez Zarząd w szczególności w podziale na poszczególne oddziały i inne centra kosztowe
   • Uruchomiono wielowymiarowe analizy sprzedaży, pozwalające na optymalizację zakresu sprzedawanych produktów i koncentracje na kluczowych odbiorcach
6. Administracji systemem
   • Umożliwiono zcentralizowaną administrację systemem, bez konieczności wizyt we wszystkich oddziałach
   • Umożliwiono zdalną pomoc użytkownikom systemu w oddziałach (praca terminalowa), co było szczególnie ważne w początkowym okresie pracy w systemie Comarch CDN XL