SEYDAK

Przedsiębiorstwo Handlowo - Usługowe Seydak działa na terenie północno-zachodniej i środkowej Polski od początku lat dziewięćdziesiątych. Główną gałęzią działalności firmy jest dystrybucja paliw poprzez sieć stacji benzynowych zlokalizowanych w Bydgoszczy, Grudziądzu, Brodnicy, Bedlnie, Wojszycach, Nakle, Kaliszu Pomorskim, Trzcielu (łącznie 11 oddziałów). Centrala firmy natomiast ma swoją siedzibę w Więcborku.
Na stacjach SEYDAK prowadzona jest również sprzedaż detaliczna artykułów samochodowych. Na uwagę zasługuje fakt, że oprócz zwykłych paliw na stacjach dostępne są również biopaliwa.

Do 2005 roku firma do obsługi sprzedaży, księgowości i płac wykorzystywała programy DOS-we Comarch Klasyka. Centrala oraz oddziały pracowały na osobnych bazach danych. Wymiana informacji z centralą odbywała się ze sporym opóźnieniem, co przekładało się na brak możliwości generowania niezbędnych raportów oraz kontroli i analizy stanów magazynowych wraz z długością okresu zalegania towarów na poszczególnych magazynach.
Brak zintegrowanej bazy danych operacyjnych, a co jest z tym związane konieczność przenoszenia danych do centrali w znaczący sposób utrudniały bieżące księgowanie dokumentów i szybki dostęp do informacji o stanie firmy i zachodzących procesach biznesowych.
Ponieważ technologia DOS nie zapewniała odpowiedniego bezpieczeństwa danych po pewnym czasie zaczęły pojawiać się trudności z zachowaniem integralności baz we większych oddziałach. Dodatkowo brak możliwości centralnego zarządzania cenami oraz utrudniona globalna kontrola limitów kredytowych kontrahentów połączone z problemem uzgadnianie należności/zobowiązań sprawiło, że została podjęta decyzja o przejściu na nowy system typu ERP.
Znając słabe strony dotychczasowego systemu postanowiono znaleźć rozwiązanie, które spełni wszystkie założenia dotyczące usprawnienia funkcjonowania firmy. Po wdrożeniu systemu Comarch CDN XL osoby zarządzające firmą SEYDAK są przekonane, że dokonano właściwego wyboru oprogramowania..

Dzięki zastosowaniu najnowszych technologii internetowych udało się połączyć wszystkie stacje SEYDAK siecią VPN. Na stacjach zainstalowane  jest oprogramowanie Comarch OPT!MA w wersji off-line, ale sprzedawcy dla lepszej ergonomii korzystają z Interfejsu Detalicznego. Wymiana danych z Comarch CDN XL w Centrali odbywa się przy wykorzystaniu automatu synchronizacji, który automatyzuje dwukierunkowy proces wymiany danych Centrala – Oddział i Oddział – Centrala. Te i inne innowacyjne rozwiązania umożliwiły przede wszystkim lepszą koordynację działań związanych z obsługą zamówień sklepów. Z kolei posiadanie zcentralizowanej bazy danych dało pełniejszy i natychmiastowy dostęp do wszelkich niezbędnych informacji.

Zastosowanie do pracy systemu Comarch CDN XL oraz off-line Comarch OPT!MA przyczyniło się do zautomatyzowania i uproszczenia procesów biznesowych zachodzących w naszej firmie, w szczególności w zakresie:

• Przepływu informacji i centralizacji kontroli nad procesami zachodzącymi w oddziałach

• Poprawiono przepływ informacji pomiędzy oddziałami a centralą poprzez bieżącą rejestrację wszystkich zdarzeń gospodarczych, dzięki temu skrócił się czas przygotowania raportów z 3 dni do 10 minut

• Zapewniono dostępność aktualnych danych o kontrahentach, rozliczeniach, towarach, stanach magazynowych i wielkości sprzedaży m.in. zmniejszyła się kwota zaległych płatności klientów (o ok. 15%)

• Odzwierciedlono w systemie cały proces logistyczny firmy w zakresie zakupów i sprzedaży

• Uproszczono i zweryfikowano procesy księgowe

• Zlikwidowano opóźnienia w rejestracji dokumentów (wszystkie dokumenty w jednej bazie danych)

• Umożliwiono bieżącą kontrolę przychodów i kosztów firmy i jej oddziałów w szczególności w podziale na poszczególne oddziały

• Umożliwiono zcentralizowaną administrację systemem, bez konieczności wizyt we wszystkich oddziałach

• Umożliwiono zdalną pomoc użytkownikom systemu w oddziałach, co było szczególnie ważne w początkowym okresie pracy w systemie

Moduł sprzedaży na stacjach został dodatkowo rozbudowany o specjalistyczną funkcjonalność wspomagającą proces rozliczania zmiany, weryfikujący poprawność operacji wykonanych przez operatorów, stworzony specjalnie dla nas przez firmę GAMATRONIC, która wzorowo przeprowadziła cały proces wdrożenia.
"Administrowanie systemem powierzone zostało firmie GAMATRONIC, ponieważ równie ważną sprawą jakwdrożenie jest późniejsze serwisowanie systemu ERP.” – twierdzi Justyna Seydak, współwłaściciel firmy.