Suntex 2001

Spółka ”Suntex 2001” istnieje od 2001 roku, działa w branży odzieżowej na rynku polskim i europejskim. Jest właścicielem marki C+3 i NC. Importuje towary (głównie bielizna osobista i bielizna nocna) z Chin i prowadzi sprzedaż hurtową na terenie kraju i Unii Europejskiej. Głównymi odbiorcami „Suntex 2001” są duże sieci handlowe oraz hurtownicy.

Swoje cele – dostarczanie produktu najlepszej jakości realizuje przez współpracę ze sprawdzonymi fabrykami bielizny oraz rozwój własnego działu projektowego. Zatrudnieni projektanci regularnie odwiedzają targi bielizny we Florencji, Paryżu, Dusseldorfie, Lionie czy Kantonie, dzięki czemu proponują wzory według najnowszych trendów promowanych na światowych wybiegach. Fabryki szyjące ich wzory posiadają Certyfikat Oeko-Tex Standard 100 – wiodący w świecie znak bezpieczeństwa wyrobów włókienniczych.

„Suntex 2001” do czasu wdrożenia Comarch CDN XL korzystał tylko z programu magazynowego innego dostawcy.

Elżbieta Gutowska: Do roku 2006 naszą księgowość prowadziło biuro rachunkowe, jednak ze względu na dynamiczny rozwój, rosnące obroty oraz dużą ilość tworzonych i rejestrowanych dokumentów konieczne było przeniesienie księgowości do firmy. Oczywistym było, że potrzebny nam jakiś program finansowo księgowy, który umożliwi sprawne działanie. Zrobiliśmy analizę rynku, zebraliśmy kilka ofert od dostawców rozwiązań informatycznych. Spośród tych ofert wybraliśmy najlepszą: złożoną przez T2S ofertę na wdrożenie systemu Comarch CDN XL.

Comarch CDN XL był najbardziej rozbudowany. Stwarzał wiele możliwości już od momentu uruchomienia pierwszych modułów. Spośród rozważanych systemów wydawał się też najbardziej elastyczny i modyfikowalny. Cały zespół informatyków zaangażowanych we wdrożenie, był gotów zbudować ten program i rozwinąć zgodnie z naszymi potrzebami. Comarch CDN XL to nie program z „pudełka”, do którego firma ma się dostosować. Tu jest odwrotnie – jak w dużych zaawansowanych rozwiązaniach ERP: to system daje się dopasować do konkretnej firmy.

Od systemu informatycznego zarząd „Suntex 2001” oczekiwał przede wszystkim zapewnienia:

• możliwie uproszczonej obsługi sprzedaży, z uwzględnieniem obsługi sieci handlowych oraz wykorzystania elektronicznej wymiany danych z kluczowymi odbiorcami; ze względu na dużą ilość dokumentów celem nowej organizacji procesu obsługi sprzedaży była maksymalizacja efektywności i wydajności;
  
• zintegrowanej informacji finansowo-księgowej;
• terminalowej łączności pomiędzy siedzibą firmy a odległym magazynem.
  
  

Wdrożenie przebiegło dwuetapowo. W ciągu pierwszego miesiąca zostały wdrożone wszystkie moduły finansowo-księgowe: Księgowość, Kasa-Bank, Środki Trwałe, Kadry i Płace. Do celów analitycznych i informacji zarządczej do modułów finansowo-księgowych konsultanci T2S dobudowali obszerną bazę raportów. Kolejne dwa miesiące upłynęły na wdrożeniu modułów do obsługi sprzedaży (Zamówienia, Sprzedaż) oraz współpracy z kontrahentami (Pulpit Kontrahenta - iZAM, CRM, ECOD). „Suntex 2001” wykorzystuje dostępne funkcjonalności Comarch CDN XL i rozwija system: niedawno został on rozbudowany o moduł Comarch iSklep24 (e-Sklep).

Elżbieta Gutowska: Wystawienie w ciągu miesiąca 600 faktur, 600 WZ-tek i innych dokumentów? W naszym przypadku robienie tego „na piechotę” w ogóle nie wchodziło w rachubę ze względu na olbrzymią ilość dokumentów, ilość pozycji asortymentowych, duży rozbudowany magazyn, liczbę wydań z magazynu, spore obroty, mnogość zdarzeń gospodarczych. Nie wiem, ile potrzebowalibyśmy osób, aby nad tym zapanować. 10? 12? W tej chwili doskonale radzą sobie 2 osoby.

Przy tak dużej ilości pozycji asortymentowych istotne było zoptymalizowanie obsługi kart towarowych. Standardowe funkcjonalności systemu w tym zakresie okazały się wystarczające. Określony towar posiada unikalny kod, natomiast za pomocą atrybutów opisane są wszystkie istotne cechy towaru: rozmiar, kolor, sposób pakowania towaru, opakowania zbiorcze. Comarch CDN XL definiuje też wiele dowolnych jednostek i umożliwia ich przeliczanie: palety, kartony, opakowania zbiorcze etc. Dla ułatwienia współpracy z chińskimi dostawcami T2S udostępnił narzędzie pozwalające na automatyczne aktualizowanie chińskich nazw towarów opisanych w atrybutach wprost z arkusza MS Excel.

Sprzedaż jest ewidencjonowana w systemie w różnoraki sposób:

1. zamówienia od klientów są rejestrowane w systemie przez operatorów;

2. zamówienia są importowane do systemu za pośrednictwem mechanizmu ECOD;

3. klient samodzielnie rejestruje zamówienie w systemie zamówień internetowych Pulpit Kontrahenta (iZAM), dane przechodzą automatycznie do i z Comarch CDN XL. Zalogowany użytkownik zyskuje dostęp do istotnych dla niego informacji: cenników, opisów towarów, aktualnej dostępności towarów, regulaminie, domyślnym sposobie i adresie dostawy (z możliwością wyboru formy i zmiany adresu wysyłki), informacji o przyznanych rabatach czy dedykowanym opiekunie handlowym. Złożone w Pulpicie Kontrahenta (iZAM) zamówienie jest każdorazowo potwierdzane automatycznie generowaną wiadomością e-mail do klienta;

4. na przestrzeni ostatnich miesięcy „Suntex 2001” uruchomił moduł Comarch iSklep24 (e-Sklep) obsługujący sprzedaż internetową;

5. informacje o zamówieniu są rejestrowane automatycznie w Comarch CDN XL.

Klienci „Suntex 2001” mogą swobodnie wybrać najdogodniejszą dla nich formę kontaktów handlowych z firmą.

Elżbieta Gutowska: Nie wykorzystujemy jeszcze w pełni potencjału Pulpitu Kontrahenta (iZAM) czy Comarch iSklep24 (e-Sklep). Funkcjonują raczej jako strona pokazowa czy katalog informacyjny, nie zastępują kontaktu kontrahent-handlowiec. Ale wynika to tylko i wyłącznie z wyborów naszych kontrahentów, którzy częściej wolą zadzwonić i porozmawiać. Chyba trochę jeszcze czasu upłynie, zanim przekonają się i oswoją z tymi kanałami sprzedaży.

Elżbieta Gutowska: Automatyzacja pracy i wynikająca z niej optymalizacja zatrudnienia przekładają się na obniżenie kosztów wynagrodzeń i utrzymania stanowisk pracy. Do wystawienia takiej samej ilości dokumentów „na piechotę” potrzebowalibyśmy pewnie 4 lub 5-krotnie więcej ludzi. Dziś wystarczają dwie osoby. Dla przykładu: w grudniu wystawiliśmy 180 faktur korygujących do odsetek z faktur sprzedaży z kilku miesięcy wstecz. Bez programu byłoby to po prostu niewykonalne.

Wysłanie ok. 500 - 600 faktur w miesiącu pocztą do klientów byłoby kłopotliwe. A przecież jest to też realny koszt znaczków pocztowych i czasu pracy poświęconego na drukowanie, adresowanie, kopertowanie. Można go zminimalizować. Znaczącą część faktur i faktur korygujących przesyłamy za pośrednictwem ECOD do naszych największych kontrahentów – szybko, bez wysiłku, jednym kliknięciem, bez znaczków i kopert.

Przydatność systemu najwyraźniej widać przy wydawaniu towaru i generowaniu wszystkich dokumentów sprzedażowych i magazynowych po kolei, bo w tym obszarze zawsze jest szczególnie dużo do wystawiania, przeliczania. Od momentu wpłynięcia zamówienia od kontrahenta (co w przypadku znacznej części kontrahentów teraz również dzieje się automatycznie drogą elektroniczną, dzięki iZAM czy ECOD) generowanie kolejnych dokumentów wymaga niewielkiego udziału księgowej. Ingerencja potrzebna jest w rzadkich przypadkach, gdy chodzi o dobór asortymentu. Wystawienie WZ na podstawie zamówienia trwa bardzo krótko, kilka minut. Jedno naciśnięcie guzika wystarcza, aby do WZ wystawić fakturę. Następnym naciśnięciem guzika faktura jest wysyłana ECODem do kontrahenta. System aktualizuje jednocześnie stany magazynowe. Kolejne kliknięcie i system księguje wszystkie faktury, sam nalicza koszt sprzedaży – bo oczywiście pilnuje cen zakupu i marży. Księgowanie odbywa się za pomocą domyślnego schematu, który został ustalony na początku, jednorazowo, a teraz jest tylko powielany. Nie trudno się domyśleć, o ile mniej pracy ma księgowa.

Podobnie jest w kadrach i płacach.