Tedmark Przedsiębiorstwo – Handlowo – Usługowe PAK Serwis Centrum Tadeusz Śmietana

Firma Tedmark działa na rynku opakowań, maszyn, materiałów pakujących oraz urządzeń i materiałów do utrzymania higieny od roku 1991. Podstawowym zakresem działalności firmy TEDMARK jest dostawa następujących grup asortymentów:

• dedykowane opakowania dla punktów gastronomicznych o charakterze coffee-shop’ów, punktów szybkiej obsługi, cukierni, piekarni i restauracji
• opakowania do świeżej żywności
• opakowania dla punktów handlowych
• akcesoria gastronomiczne,       
• artykuły higieniczne
• maszyny i akcesoria pakujące

W 2005 roku Zarząd P. H. U Tedmark zaczął się zastanawiać nad zmianą systemu. W programie, na którym pracowali do tej pory zaczęły pojawiać się błędy. W bazach pojawiały się dziwne informacje o klientach i towarach, program stał się za mały i niewystarczający. Dużym problemem dla Tedmarku było pilnowanie składanych przez klientów sieciowych zamówień. Nie każda stacja Orlen może zamówić to samo. 

Zarząd oczekiwał, że system będzie pilnował stanów magazynowych, zamówień oraz, że w przyszłości klienci będą składali zamówienia przez Internet.  W związku z tym Tedmark podjął decyzje o zakupie Comarch CDN XL. „W ciągu kilku miesięcy mieliśmy okazję poznać wiele systemów dostępnych na rynku polskim. Przy wyborze braliśmy pod uwagę funkcjonalność systemu, łatwość obsługi, cenę, oraz serwis posprzedażowy oferowany przez firmę wdrażającą. Zdecydowaliśmy się na system Comarch CDN XL oferowany nam przez Złotego Partnera Comarch - firmę Primaco z Polic” - mówi Karolina Smietana. Wdrożenie Comarch CDN XL w P.H.U. Tedmark zostało przeprowadzone przez firmę Primaco. Realizacja projektu była poprzedzona analizą, która obejmowała wszystkie procesy oraz sposób ich odzwierciedlenia w systemie. W kolejnych etapach projektu przeprowadzono instalację, konfigurację oraz migrację danych z poprzedniego systemu zgodnie z potrzebami klienta. „…Wdrożyliśmy system Comarch CDN XL w pełnym zakresie. Unikalne interfejsy dostępne w module Sprzedaż wydatnie przyspieszyły i zautomatyzowały proces obsługi naszych klientów. System umożliwił nam również  kompleksową obsługę księgową firmy, zawsze zgodną z Ustawa o Rachunkowości. Nieocenione okazały się także rozbudowane struktury promocji i rabatów, przeliczniki opakowań, współpraca z drukarkami etykiet i czytnikami kodów kreskowych oraz zastosowanie kolektorów danych.” – mówi Karolina Smietana.

Z początkiem lipca 2008 roku Tedmark razem z firmą Primaco rozpoczął proces projektowania, a następnie wdrożenia dodatkowej funkcjonalności modułu Comarch CDN XL Zamówienia o elektroniczny przesył danych. Jest to system wsparty logistyczną obsługą kodów kreskowych i skanerów EAN. Nowy system elektroniczny pozwolił zoptymalizować proces logistycznej obsługi zamówień i wyeliminować ewentualne pomyłki asortymentowo -  ilościowe, a w dalszej perspektywie zapewni satysfakcję odbiorców z właściwego poziomu obsługi. W fazie rozwoju jest także system ECOD do wymiany zamówień i faktur pomiędzy poszczególnymi stacjami firmy ORLEN a firmą Tedmark. Za pomocą tego systemu odbiorcy mogą składać zamówienia i lokalnie wysyłać poprzez sieć internet do dostawcy, a następnie dostawca może wystawić fakturę i wysłać tą samą drogą. Tedmark ma w planach usystematyzowanie zamówień bowiem Orlen przechodzi na ECOD’a.

Kolejna zmiana funkcjonalna dotyczyła modułu iZam. Moduł ten pozwala klientom na składanie zamówień poprzez Internet. Zamówienie takie trafia jako dokument do Comarch CDN XL, a tam następnie podlega dalszej edycji przez operatora. W module tym zostały zmodyfikowane:

• widoczność towarów i grup w zależności od logującej się firmy
• wprowadzono sprzedaż w jednostkach pomocniczych
• wprowadzono blokady na minimalną wartość/ ilość zamówienia
• wprowadzono możliwość zmiany adresu do wysyłki

Program Paczki

W Tedmarku jest pięć stanowisk, które zajmują się pakowaniem towaru. Każda osoba na tym stanowisku ma listę zamówień, a na liście zamówień listę towarów do spakowania. W systemie Comarch CDN XL każdy towar ma swój EAN – osoba pakująca przed spakowaniem towaru skanuje go i waży (wagi firmy Radwag). Po zeskanowaniu system informuje pracownika ile paczek jeszcze wyjdzie, i ile towarów do spakowania zostało, oraz czy paczka nie przekroczyła dopuszczalnej wagi – w GLS paczka nie może ważyć więcej niż 30 kilogramów. Po zakończeniu procesu pakowania towarów program generuje nalepki, informacje o zawartości paczki (także klient wiec co dostał) oraz list przewozowy. Informacja o zawartości paczki i list przewozowy są przesyłane do firmy kurierskiej. Numer listu przewozowego jest wprowadzony do XL’a tak, że wiadomo gdzie dana paczka znajduje się w danej chwili.

Program do obsługi faxów

Co się dzieje z faksem? Przefaksowany do Tedmarku dokument trafia do Comarch CDN XL i zapisuje się na dysku, nie ma wydruku w formie papierowej. Następnie wszystkie fax’y trafiają do przeglądarki zdjęć. Pracownicy mają możliwość przeglądania zdjęć i w ten sposób fax’y trafiają do odpowiednich osób. Pracownik na tej podstawie wystawia zamówienie i podpina pod nie odpowiedni fax.  W dalszych etapach realizacji zamówień pracownicy mają możliwość podglądu danego zamówienia.

„Program przyspieszył prace bo wiele rzeczy można zrobić zdalnie. Możemy spiąć Comarch CDN XL z innymi programami, bez XL’a nie dalibyśmy rady tego zrobić – mówi Pani Karolina. Według Pani Karoliny pół roku przed wdrożeniem trzeba się zastanowić czego chcemy i oczekujemy od programu. „Należy się zastanowić jak chcemy żeby wyglądał nasz obieg dokumentów – takie rzeczy trzeba wiedzieć wcześniej. Pracownicy powinni zapoznać się z wersją testową programu, oswoić z obiegiem dokumentów”. Dużo także zależy od osób wdrażających oprogramowanie. Dobrze, żeby mieli doświadczenie we wdrażaniu, potrafili pomóc i doradzić co kiedy trzeba zrobić. Wdrażać należy etapami, nie wszystko na raz”. Pani Karolina życzy przyszłym klientom XL’a przede wszystkim dużo cierpliwości i spokoju.