Waspol S.A.

Waspol S.A. jest jednym z największych, niezależnych dystrybutorów alkoholi wysokoprocentowych, piwa i wina w Polsce.

Grupa kapitałowa Waspol jest od wielu lat czołowym partnerem handlowym wszystkich znaczących na polskim rynku producentów i importerów w branży alkoholowej, dzięki czemu może zaproponować swoim odbiorcom szeroką ofertę asortymentową i dogodne warunki handlowe. Dzięki konsekwencji w działaniu i jakości obsługi systematycznie pozyskują nowych odbiorców i poszerzają teren dystrybucji. Klientami Waspol są sieci międzynarodowe, sieci lokalne, hurtownie, sklepy detaliczne, stacje benzynowe i HoReCa (hotele, restauracje, kawiarnie).

Do odbiorców docierają z dziesięciu regionalnych centrów dystrybucji, zlokalizowanych w centralnej i północno-wschodniej Polsce. Dla podniesienia jakości obsługi, a co za tym idzie zadowolenia odbiorców wprowadzono 24-godzinny czas pracy magazynów. Zatrudnienie znajduje tam ponad 220 osób. Waspol posiada także flotę transportową - ponad 170 samochodów, a łączna powierzchnia magazynowa wynosi 16500m2.

Konsekwentnie realizowana polityka współpracy z wieloma kontrahentami pozwoliła zdywersyfikować strukturę przychodów. Sprzedaż alkoholi wysokoprocentowych stanowi 49%, piwa 47%, a 4% to pozostały asortyment.

Liczne grono klientów pozwala Waspol na stabilne i bezpiecznie prowadzenie działań biznesowych.

Dzięki konsekwentnie realizowanej strategii Waspol jest jedną z najdynamiczniej rozwijających się firm w branży.

Przed wdrożeniem systemu Comarch CDN XL Waspol S.A. korzystał w swojej pracy z autorskiego programu DOSowego, który nie obsługiwał wszystkich procesów biznesowych zachodzących w firmie. Z tego powodu część zadań była wykonywana ręcznie. Liczne dane były wielokrotnie przepisywane i rozmieszczone w różnych lokalizacjach. Dotychczasowy program obsługiwał niewielkie obszary firmy takie jak Kadry i płace, finanse i księgowość oraz niektóre aspekty obrotu towarowego. W związku z tym Waspol zmagał się z problemem braku integracji poszczególnych obszarów funkcjonalnych w Firmie takich jak gospodarka magazynowa, sprzedaż, zamówienia i księgowość. Brak spójnego systemu obiegu dokumentów powodował zwiększony nakład pracy przy migracji danych z i do poszczególnych programów. Dlatego też dla Spółki kluczowa była automatyzacja i uporządkowanie procesów zachodzących w Firmie.

Dzięki konsekwentnie realizowanej strategii Waspol jest jedną z najdynamiczniej rozwijających się firm w branży i w związku z tym Zarząd podjął decyzję o wdrożeniu w centrali systemu informatycznego wspomagającego zarządzanie procesami biznesowymi dopasowanego do potrzeb Firmy z perspektywą rozwoju. Pośród licznej na polskim rynku oferty zdecydowano o wyborze Comarch CDN XL.

System Comarch CDN XL dzięki szerokim możliwościom konfiguracyjnym i rozbudowanej funkcjonalności umożliwił dostosowanie go do potrzeb Firmy Waspol.

Wdrożenie systemu CDN XL wprowadziło nowe możliwości analizy obrotu towarowego ze względu na:

• Prowadzenie firmy w jednej bazie danych
• Pracę na jednej bazie kodów kreskowych, którymi opatrzone są wszystkie butelki
• Wykorzystywanie wspólnej bazy kontrahentów
• Możliwość rejestracji informacji dodatkowych związanych z towarem lub kontrahentem (producent, dostawca, jednostki pomocnicze itp.)
• Wykorzystania drzewiastej struktury grupowania towarów lub kontrahentów

W związku z pełną rejestracją zdarzeń gospodarczych w systemie unika się wielokrotnego wprowadzania danych na różnych stanowiskach, informacje wprowadzone w jednym punkcie będą dostępne dla wszystkich operatorów posiadających odpowiednie uprawnienia.

Wdrożenie programu Comarch CDN XL pozwoliło na:

• Rozszerzenie dostępnych analiz związanych z ruchem towarów i stanami magazynowymi
• Kontrolę rozliczeń z kontrahentami
• Aktualną analizę kosztów firmy z podziałem na jednostki organizacyjne
• Śledzenie aktualnych stanów magazynowych i zapotrzebowania towaru
• Rejestrację partii magazynowych kupowanych towarów oraz terminów przydatności
• Rozbudowany system zarządzania towarami kaucjonowanymi (opakowania zwrotne). Dodatkowo oczywiście w ten sam sposób raportowane są stany opakowań od dostawców, które Waspol musi zwrócić.
• System umożliwia kontrolę płatności za wydane i nie zwrócone przez klientów kaucje
• Raportowanie stanów opakowań kaucjonowanych u klientów
• Ewidencja przesyłanych towarów oraz opakowań dokumentami MMW, MMP
• Sprawne zarządzanie przepływem towarów między oddziałami
• Zachowana odrębność oddziałów – każdy oddział widzi tylko swoje dokumenty i stany magazynowe
• Rozbudowana kontrola koncesji dotyczących sprzedaży alkoholu. Standardowo system umożliwia zarejestrowanie kontrahenta z jedną licencją, a w Waspol za pomocą atrybutów rejestrowane są trzy wraz z datami ważności
• Dodatkowo istnieje możliwość raportowania „stanu” koncesji u klientów (daty) przy pomocy specjalnego wydruku

Wykorzystanie dokumentów transportowych – Paczek, umożliwiło sprawną obsługę procesów wysyłki towaru do klientów (transportem własnym). Dokument paczki jest traktowany jako list przewozowy, zawiera dokumenty handlowe dotyczące towarów z jednej dostawy. Do dokumentu paczki podłączony został wydruk specyfikacji towarowej (rozbudowa systemowego wydruku Paczki), będący listą towarów wraz numerami dokumentów handlowych, wagą netto/brutto, ilościami wg jednostek podstawowych i pomocniczych, płatnościami. Wydruk dostosowany jest do potrzeb magazynu, tak aby ułatwić załadunek (towary posortowane wg typów: piwo, wino, alkohole ciężkie). Możliwe jest także rozbudowanie systemu wysyłek towarów o standardowe dokumenty Wysyłki dzięki czemu będzie możliwe dokładniejsze zarządzanie samochodami, przypisywanie do nich kierowców i optymalizacja tras.

Wdrożenie Comarch CDN XL przyczyniło się do zautomatyzowania i uproszczenia procesów biznesowych zachodzących w Waspol S.A.

W szczególności wdrożenie systemu pozwoliło na lepszą obsługę klienta poprzez szybki dostęp do informacji. W obszarze księgowości zlikwidowano opóźnienia w rejestracji dokumentów ze wszystkich oddziałów z 30 dni do 0. Uproszczono procesy księgowe i obniżono koszty dzięki integralności systemu.

Uruchomiono wielowymiarowe analizy sprzedaży, pozwalające na optymalizację portfela produktów i koncentracje na kluczowych odbiorcach. Dzięki integralności systemu i platformie analitycznej Bussines Intelligence został skrócony czas uzyskiwania wymaganych analiz.

Nastąpiła poprawa przepływu informacji pomiędzy hurtowniami i centralą. Wszystkie placówki mają dostęp do aktualnych danych o stanach magazynowych, kontrahentach i rozrachunkach. Dzięki temu usprawniono proces składania i realizacji zamówień a to bezpośrednio wpłynęło na lepsze zarządzanie magazynem i optymalizację jego stanów. Dzięki zastosowaniu mobilnych narzędzi do składania zamówień przez handlowców czas ich realizacji skrócił się o 50%.

Możliwość scentralizowanej administracji systemem bez konieczności wizyt we wszystkich oddziałach firmy usprawniła ogólną komunikację wewnątrz firmy oraz ograniczyła czas i pracochłonność codziennych czynności o 50% oraz podwyższyła jakość wykonywanej pracy.