Mobilne zarządzanie projektami

Zarządzanie projektem to bez wątpienia proces pochłaniający wiele czasu i wymagający znacznego zaangażowania. Co więcej, zazwyczaj jest on złożony, wielowątkowy i angażuje duże zasoby zespołowe. Nie jest to zresztą nic nowego. Nowe nie są też metodologie i narzędzia wspomagające project managerów w codziennej pracy. Nowością nie można już nawet nazwać procesu udoskonalania i rozszerzania tych narzędzi o rozwiązania mobilne. Nowością natomiast, bez wątpienia, jest skala tego zjawiska.

Czas, z racji tego, że jest zasobem niepowtarzalnym i nie można go gromadzić, wymaga racjonalnego i efektywnego wykorzystania. W zarządzaniu projektami zazwyczaj odgrywa on kluczową rolę, niejednokrotnie decydując o sukcesie lub porażce przedsięwzięcia. Aby więc zarządzać projektem elastyczniej, należy lepiej zarządzać czasem. Jak? Wykorzystując mobilne narzędzia do koordynowania i kontrolowania działań projektowych.

Wspomnianych powyżej enigmatycznie narzędzi na rynku nie brakuje. W zależności od etapu prac możemy wspomóc wszelkie procesy – od tych podstawowych aż po bardzo złożone. Od planowania, poprzez wdrożenie i na kontroli skończywszy. Dodatkowo, trzeba się dobrze postarać, aby znaleźć tego typu usługę, która nie działa poprzez przeglądarkę internetową i na urządzeniach mobilnych. Mobilność nabrała takiego rozpędu, że stała się standardem. Proces ten, rzecz jasna, nie ominął usług i narzędzi dla firm wspomagających prowadzenie projektów. Wszystko sprawia, że dostęp do informacji, nie tylko tych bezpośrednio związanych z projektem, oraz ich przepływ między uczestnikami może odbywać się 24 h na dobę, 7 dni w tygodniu. Jedynym czynnikiem decydującym o takiej możliwości pozostaje dostęp do Internetu.

Czy warto?

W teorii brzmi to doskonale, ale czy przekłada się to na praktykę? Weźmy za przykład tzw. mapy myśli, które coraz częściej stanowią mobilny dodatek do usług wspomagających zarządzanie projektami oraz równie często występują jako niezależne narzędzia, oczywiście w formie online. Same mapy myśli, znane od dawna jako doskonała metoda planowania prac, w tym projektowych, to narzędzie warte uwagi. Notowanie i prezentacja założeń projektu w tej formie znacznie pomaga w lepszym wskazaniu zależności pomiędzy poszczególnymi jego elementami, a co za tym idzie – wspiera kreatywne podejście do niego w trakcie realizacji. Dlaczego mobilnie? Gdyż nie tylko mamy stały podgląd założeń projektu w formie graficznej, bez względu na to, czy jesteśmy poza biurem, w delegacji, czy na spotkaniu, ale także bez większych przeszkód, np. na tablecie, możemy prezentować i omawiać wytyczne projektu, a także zazwyczaj na bieżąco je edytować i udostępniać innym.

W kwestii samego udostępniania plików oraz pracy grupowej na dokumentach w ogóle, a przede wszystkim w formie mobilnej, warto przychylnym okiem spojrzeć na usługi stricte dedykowane tego typu funkcjonalnościom. Udostępnianie plików z urządzeń mobilnych, szybka wymiana danych, tworzenie grup, w ramach których przepływają informacje, oraz stały dostęp do plików online to model wręcz idealny, który sprawdzi się podczas realizacji niemal każdego projektu.

Trzy kroki do skutecznego zarządzania projektami

Pierwszy krok. Miej wszystkie informacje zawsze przy sobie

Mobilne zarządzanie projektami wymaga stałego dostępu do danych i szybkiej wymiany informacji. Dzięki wykorzystaniu narzędzi do przechowywania danych w chmurze możemy w znacznym stopniu usprawnić ten proces.

Przykładem aplikacji wspomagającej wymianę plików pomiędzy urządzeniami jest iBard24. Narzędzie to wyposażone jest w mechanizm dwustronnej synchronizacji danych, umożliwiający wymianę plików pomiędzy wieloma urządzeniami w czasie rzeczywistym. Dzięki niemu możesz uzyskać wielokanałowy dostęp do swoich plików ze wszystkich urządzeń, na których korzystasz z usługi.

Aplikacja tworzy na dysku specjalny folder iBard24 Sync, zawartość jest automatycznie synchronizowana z dyskiem wirtualnym, a następnie z innymi urządzeniami, na których korzystasz z usługi, np. komputerem, smartfonem czy tabletem. Dodanie pliku do synchronizowanego katalogu na jednym urządzeniu powoduje, że plik automatycznie pojawia się w chmurze oraz na innych wspomnianych urządzeniach. Użytkownik korzystający z mechanizmu dwustronnej synchronizacji nie musi podejmować żadnych czynności w celu wysłania plików na serwer. Aplikacja samoczynnie przystąpi do działania w przypadku wykrycia zmian w synchronizowanym folderze.

Drugi krok. Udostępniaj swoje pliki w Internecie

Przesyłanie dużych załączników w e-mailu jest częstym problemem w komunikacji. Znacząco utrudnia również proces mobilnego zarządzania projektami, który wymaga przesyłania dużej ilości danych, w szczególności bezpośrednio z urządzeń mobilnych. Wysyłanie dużych załączników w wiadomościach e-mail jest nie tylko uciążliwe, ale coraz częściej niemożliwe, ze względu na ograniczenia wprowadzane przez systemy poczty elektronicznej.

Idealnym rozwiązaniem w tej sytuacji jest iBard24, dzięki któremu przesyłanie dużych plików w Internecie jest proste, a wszystko, co należy zrobić, ogranicza się do kilku kliknięć – wystarczy wybrać sposób udostępniania pliku i opcjonalnie zabezpieczyć plik hasłem. Usługa wygeneruje link, który można przesłać do wybranego adresata, np. e-mailem lub przy pomocy komunikatora internetowego. Jeżeli plik zostanie zabezpieczony hasłem, to jego podanie będzie wymagane przed pobraniem pliku. Co ważne, z perspektywy mobilnego zarządzania projektami proces ten jest równie prosty z poziomu komputera, jak i urządzenia mobilnego. Dzięki aplikacji iBard24 dedykowanej na urządzenia mobilne możesz w prosty sposób udostępniać swoje pliki wprost ze swojego smartfonu czy tabletu.

Trzeci krok. Współdziel dokumenty i pracuj grupowo w chmurze

Mobilne zarządzanie projektami jest nieodłącznie związane ze wspólną pracą na dokumentach. W celu jej usprawniania warto korzystać z narzędzi wspomagających pracę na plikach w chmurze. Przeniesienie procesu do chmury usprawnia przepływ informacji między uczestnikami projektu, którzy mają możliwość wspólnej pracy w każdej sytuacji. Zalety tego rozwiązania widoczne są szczególnie w przypadku zespołów rozproszonych.

Współdzielenie dokumentów przy wykorzystaniu iBard24 odbywa się w sposób prosty i intuicyjny. Użytkownik iBard24 ma możliwość udostępniania swoich plików innym użytkownikom usługi, nadając im uprawnienia do podglądu lub edycji dokumentu. Dzięki temu będziesz mógł nie tylko współdzielić swoje zasoby, ale również pracować na nich grupowo. Udostępniony plik będzie widoczny dla wybranych użytkowników, którzy – dzięki nadanym uprawnieniom – będą mogli go edytować w dowolnym momencie. Korzystając z iBard24, masz również możliwość podzielenia swojej przestrzeni w chmurze pomiędzy wybranych współpracowników, tworząc dla nich dedykowane subkonta. Użytkowników, dla których utworzono subkonta, można w dowolny sposób grupować i udostępniać dokumenty tylko wybranej grupie użytkowników, np. raporty finansowe użytkownikom z uprzednio utworzonej grupy „Zarząd”.

Autorzy: Jacek Słowik, Product Manager iBard24, Comarch, Mateusz Kłósek, Project Manager Comarch

Artykuł pochodzi z magazynu Nowoczesne Zarządzanie nr 2/2013.