O skutecznym i efektywnym zarządzaniu

Polityczna zamieć na salonach europejskiej dyplomacji, związana z kryzysem rosyjsko-ukraińskim, uderzyła rykoszetem w wielu polskich producentów warzyw i owoców. Rosyjskie embargo postawiło przed firmami wyzwanie utrzymania rentowności produkcji. Zobaczmy, jak w tych trudnych ekonomicznie czasach funkcjonuje przedsiębiorstwo produkcyjne Grupa Producentów Owoców i Warzyw „Gospodarstwo Ogrodnicze T. Mularski” Sp. z o.o., eksportujące ponad 20 tys. ton owoców i warzyw na rynki całej Europy.

 

 

 

Rodzinnie i nowocześnie

Gospodarstwo Ogrodnicze T. Mularski s.c. zostało założone w 1976 roku przez Tadeusza i Marię Mularskich, w miejscowości Sobienie Biskupie koło Otwocka (woj. mazowieckie). Przedsiębiorstwo rozpoczęło produkcję ogrodniczą na powierzchni 0,5 hektara szklarni i w początkowym okresie obejmowało wyłącznie hodowlę kwiatów. W 1993 roku wydzierżawiono pierwszy duży obiekt szklarniowy o wielkości 6 hektarów, który znajdował się w Borach Malinowskich, w Sarnowie koło Będzina (woj. śląskie). Od tego momentu właściciele datują rozpoczęcie produkcji warzyw na dużą skalę. Obecnie firma prowadzona jest wspólnie z dziećmi założycieli jako Grupa Producentów Owoców i Warzyw „Gospodarstwo Ogrodnicze T. Mularski” sp. z o.o.

Od początku swojej działalności Gospodarstwo koncentruje się na rozwoju, prowadząc intensywną rozbudowę i modernizację obiektów. Dzięki temu dzisiaj firma może pochwalić się 45 hektarami szklarni, ponad 700 zatrudnionymi pracownikami, nowoczesnymi systemami sterowania mikroklimatem szklarni, ochroną biologiczną oraz zastosowaniem trzmieli do naturalnego zapylania kwiatów. Gospodarstwo działa w oparciu o normy Międzynarodowej Deklaracji Czystszej Produkcji (ULEP) i systemy jakości bezpieczeństwa żywności HACCP i EUREPGAP. 

Skuteczny model zarządzania wspomagany wydajnym systemem informatycznym pozwolił utrzymać firmie bardzo dobre wyniki finansowe, pomimo niesprzyjającego kontekstu polityczno-ekonomicznego.

 

Zrealizowane cele

Przez ponad 15 lat Gospodarstwo korzystało z systemu ERP, którego rozwiązania – na skutek rozwoju przedsiębiorstwa oraz pozyskiwania nowych technologii produkcyjnych – stały się jednak niewystarczające i nie pozwalały na odpowiednie zabezpieczenie przyszłości firmy. Wtedy została podjęta decyzja o wdrożeniu nowego systemu do zarządzania. Maciej Mularski, właściciel i prezes spółki, wylicza warunki, które musiały zostać spełnione przez dostawcę nowego oprogramowania: – Przede wszystkim zależało nam, aby autor oprogramowania zagwarantował nam bezpieczeństwo serwisowe w przyszłości, a także aby miał udokumentowane bardzo duże doświadczenie i wysoką liczbę udanych wdrożeń. Chcieliśmy uniknąć zagrożenia, że kiedyś zostaniemy z oprogramowaniem sami, bez fachowego wsparcia. 

Decyzja o wyborze nowego dostawcy usług ERP była poprzedzona wewnętrzną analizą sytuacji w firmie. Zarząd nie chciał narzucać rozwiązań z góry. Przygotowano więc dokument, w którym każdy z pracowników – zaczynając od osób wykonujących zbiory w szklarni, a kończąc na kadrze kierowniczej – przedstawił swoją wizję na temat zmiany, jakiej oczekuje od nowej platformy ERP w obszarze swojej aktywności. – Zwróciliśmy się do kilku firm z zapytaniem o wdrożenie systemu, który spełniałby wymagania zawarte w przygotowanym dokumencie. Jako jedyny pozytywnie odpowiedział Comarch, proponując jednocześnie wspólną analizę naszej książki życzeń – mówi prezes Mularski.  

Na podstawie przedstawionej przez Gospodarstwo wizji, Comarch przygotował analizę przedwdrożeniową, w której zaproponował rozwiązania najlepiej spełniające wymagania stawiane przez firmę. Realizacji tych potrzeb miała służyć platforma Comarch ERP XL: system z portfolio Comarch przeznaczony do zarządzania największymi przedsiębiorstwami. – Comarch ERP XL to rozbudowany funkcjonalnie system, charakteryzujący się budową modułową, co pozwala na jego konfigurację i dopasowanie do specyfiki każdego przedsiębiorstwa. Jest najczęściej wybieranym systemem klasy ERP w Polsce, obecnie korzysta z niego ponad 5000 przedsiębiorstw z różnych branż – opowiada Paweł Barszcz, Dyrektor Zespołu Wdrożeń Comarch ERP.  

Eksperci Comarch wyjaśnili wszystkie aspekty analizy, dzięki czemu zarząd Gospodarstwa nabrał przekonania, że oczekiwania zapisane w dokumencie firmowym mogą zostać skutecznie wdrożone. Prezes Mularski ma jasną receptę na to, aby wybór i wdrożenie systemu ERP zakończyło się sukcesem: – Z jednej strony, klient musi wiedzieć, czego oczekuje od systemu i mieć odpowiedni czas na jego wdrożenie. Z drugiej strony, producent rozwiązania musi posiadać umiejętność przetłumaczenia specyficznych procesów biznesowych w firmie na język informatyczny programu. W naszym przypadku udało się spełnić oba te warunki.

Niezwykle istotne dla sprawnego przebiegu wdrożenia było również opracowanie przejrzystego modelu komunikacji pomiędzy przedsiębiorstwem i firmą Comarch. Do każdego z obszarów działalności firmy przypisano jednego konsultanta ze strony Gospodarstwa i jednego ze strony Comarch. To znacznie uporządkowało i uprościło przepływ informacji, usprawniając tym samym cały proces implementacji platformy.

 

Czytaj online na ISSUU Pobierz cały numer 

 

Wymierne oszczędności

Pracownicy Gospodarstwa cenią w systemie Comarch ERP XL łatwość obsługi złożonych procesów, przebiegających w różnych sektorach firmy. Podkreślają fakt, że każdy następny krok w określonym procesie jest kontynuacją poprzedniego, przy zachowaniu pełnej kontroli nad całością. Nie występuje też czasochłonna konieczność dodatkowego lub ponownego wprowadzania danych do już trwającego procesu.

Oto kilka liczb, które najlepiej obrazują skalę zmiany, jaką wniósł do przedsiębiorstwa system Comarch ERP XL. Praca na wcześniejszej platformie ERP zajmowała wszystkim pracownikom łącznie 6400 godzin miesięcznie. Wdrożenie nowej platformy skróciło ten czas dokładnie o połowę: do 3200 godzin. Ponadto pracownicy, którzy nie mogli korzystać z wcześniejszego skomplikowanego rozwiązania ERP, w intuicyjnym Comarch ERP XL są w stanie wykonywać całość powierzonych im obowiązków. – Wcześniej pracownik po wykonaniu, przykładowo, zbiorów w szklarni, przychodził z kartką do osoby, która musiała poświęcić sporo czasu na wprowadzenie tych danych do systemu. Teraz całą operację może wykonać sam, automatycznie drukując etykiety i wysyłając potrzebne dane do odpowiednich działów – opisuje prezes Mularski. Oszczędność czasu i środków uzyskana  dzięki dedykowanemu interfejsowi do rejestracji produkcji, pracującemu w modelu on-line, wymiernie przyczynia się do polepszania wyników firmy. Interfejs uwzględnia specyfikę produkcji ogrodniczej, czyli specyficzne cechy produktu jak odmiana, kaliber czy sposób pakowania. System rejestruje przyjęcia na magazyn partii towaru, a następnie drukuje etykiety informacyjne, które następnie są umieszczane na konkretnych paletach.

 

Zarządzanie niezależnie od lokalizacji

Grupę Producentów Owoców i Warzyw „Gospodarstwo Ogrodnicze T. Mularski” tworzy sześć podmiotów, jej obiekty znajdują się w trzech różnych lokalizacjach (woj. mazowieckie, śląskie, lubuskie). Gospodarstwo współpracuje z licznymi odbiorcami, głównie z wielkimi sieciami handlowymi. Przed systemem Comarch ERP XL postawiono zadanie połączenia wszystkich tych elementów w jeden spójnie działający organizm. Comarch sprostał temu wyzwaniu, umożliwiając zarządzanie całością procesów grupy z jednego poziomu, a także dostarczając rozwiązania, które pozwalają na obsługę systemu niezależnie od geograficznej lokalizacji osoby zarządzającej. Do tego celu wystarczy komputer wyposażony w system operacyjny Windows i dostęp do internetu. Nie są wymagane żadne dodatkowe aplikacje, moduły ani niestandardowe wersje czy funkcje oprogramowania (np. specyficzne dla magazynu). Na przykład: podczas ostatniej podróży do Nowego Jorku prezes Mularski miał dostęp do platformy w dokładnie tym samym zakresie, jakby przebywał w siedzibie firmy.

 

Analizy danych

Jednym z najważniejszych elementów wdrożenia w Gospodarstwie był szereg funkcjonalności z obszaru Comarch ERP XL Business Intelligence (BI): złożonego narzędzia, służącego do analizy danych i tworzenia na ich podstawie raportów na temat funkcjonowania firmy w każdym z jej obszarów.

Implementacja tych funkcji obejmowała składała się z dwóch części. W pierwszej, zainstalowano standardowe rozwiązania z zakresu Comarch ERP XL BI, które pokryły wymagania przedsiębiorstwa w około 80 proc. Funkcjonalności te dały firmie możliwość  elastycznej obsługi otrzymanych danych, ich przebudowy i tworzenia danych przekrojowych. Pod pozostałe 20 proc. wymagań stworzono rozwiązanie indywidualne, zawierające m.in. integrację baz danych z różnych firm i producentów, płynny przepływ danych pomiędzy podmiotami, a także typowo branżowe zestawienia działań producenta. Indywidualne rozwiązania zostały uszczegółowione i wyprodukowane dla klienta na etapie wdrożenia. Zawierają one możliwość podziału raportów ogólnych na raporty szczegółowe, odnoszące się do każdego z podmiotów osobno oraz ich wzajemne porównywanie. Wdrożenie w obszarze BI koncentruje się na tworzeniu szczegółowych analiz sprzedaży z danymi odnośnie cen sprzedaży oraz wartości sprzedaży w odniesieniu do każdego towaru i kontrahenta.

 

Sprzedaż

Comarch ERP XL obsługuje obecnie 10-krotnie więcej procesów w stosunku do wcześniejszego rozwiązania ERP, będąc przy tym programem znacznie prostszym w obsłudze. 

System przyczynił się do usprawnienia funkcjonowania firmy na każdym z jej obszarów: uprościł przepływ informacji, wydatnie wspomógł planowanie i zarządzanie całym przedsiębiorstwem. Jednym z kluczowych elementów wdrożenia był moduł sprzedaży  wraz z kanałem B2B oraz Pulpitem Kontrahenta. Obecnie jego działanie przebiega w następujący sposób. Klient Gospodarstwa składa zamówienie poprzez jeden z trzech kanałów (Pulpit Kontrahenta, platformę Comarch EDI lub poprzez kontakt z Działem Handlowym). Po pozytywnej weryfikacji terminu dostawy wymaganego przez klienta zamówienie trafia do realizacji do Działu Handlowego , Następnie system generuje dokumenty wydań, zaś magazyn zajmuje się przygotowaniem wysyłki do klienta (powstaje dokument wysyłki z określeniem trasy, przewoźnika, liczby kilometrów oraz kosztów – są to bardzo istotne informacje z punktu widzenia analiz BI). Ważnym elementem tego etapu jest zarejestrowanie liczby wydanych opakowań zwrotnych, co pozwala w każdym momencie na analizę sald opakowań z poszczególnymi odbiorcami. Po zakończeniu załadunku Dział Transportu przekazuje dodatkowe dokumenty związane z transportem firmie przewozowej, zamyka dokumenty wydań magazynowych i przekazuje je do księgowości w celu przygotowania faktury sprzedaży.

Możliwość obsługi tak złożonych procesów z jednego, dowolnego miejsca pozwala na oszczędność czasu i środków, więc w rezultacie na odniesienie wymiernych korzyści przez Gospodarstwo. 

 

Co dalej?

Podstawowa część wdrożenia nowego systemu zarządzania została zakończona. – Jesteśmy w trakcie analizy szczegółów i scenariuszy na przyszłość. Wspólnie z Comarch chcemy rozbudować i rozwinąć istniejące funkcjonalności – podsumowuje prezes Maciej Mularski. Owocem tych działań jest stabilne przedsiębiorstwo, które w trudnym ekonomicznie czasie może pochwalić się znakomitymi wynikami i z optymizmem planować dalszy rozwój.

 

Tomasz Malinowski

Specjalista ds. marketingu, Comarch SA

 

Czytaj o Comarch ERP XL >>  

Zapraszamy do lektury najnowszego numeru Nowoczesnego Zarządzania!

Zainspiruj się do jeszcze lepszego prowadzenia biznesu.