Contract Management

 

 

 

Kompleksowa obsługa całego cyklu trwania umowy

 

Comarch Contract Management to rozwiązanie usprawniające kompleksową obsługę całego cyklu życia umowy. Wsparcie procesu zaczyna się już na etapie tworzenia umowy poprzez predefiniowane szablony i negocjacje umowy, gdzie zmiany są śledzone w kolejnych wersjach dokumentu, a dostawca może dokonać zmian bądź dodać komentarz poprzez portal. 

Wbudowane mechanizmy workflow oraz rozbudowane reguły uprawnień pozwalają na optymalizację procesu akceptacji. Prowadzi to do jego przyspieszenia oraz zwiększenia bezpieczeństwa i zmniejszenia ryzyka ciążącego na członkach zarządu podpisujących umowy. Dzięki e-podpisowi umowa może zostać zawarta bez jej drukowania.

Rozwiązanie Comarch Contract Management oparte jest o system klasy Enterprise Content Management, który pozwala na efektywne zarządzanie umowami i powiązanymi dokumentami. Wszystkie dokumenty przechowywane są w bezpiecznym, centralnym repozytorium zorganizowanym przy użyciu inteligentnych folderów dedykowanych dla dostawców, wykonawców lub projektów. Umowy, w zależności od swojego typu, mają przypisane wskaźniki KPI czy kluczowe daty, które są monitorowane. To rozwiązanie pozwala działom zakupów i księgowości na szybkie zlokalizowanie i zweryfikowanie postanowień każdej umowy.

Contract Execution Management ułatwia okresowe sprawdzenie najważniejszych postanowień umowy. Korzystając z Comarch Contract Lifecycle Management użytkownik otrzymuje powiadomienia o zbliżającym się końcu umowy, a proces odnowienia bądź wypowiedzenia umowy może zostać automatycznie zainicjowany w systemie.

Poprzez zautomatyzowanie przepływu umów i ograniczenie papieru, koszty przedsiębiorstwa związane z obsługą dokumentów znacznie się zmniejszają. Dodatkowo systemy monitorowania terminów, elektronicznego wysyłania powiadomień oraz raportowania pozwalają na efektywną kontrolę kluczowych dat i wygasających umów.

contract management

Korzyści

  • jednolity centralny rejestr umów oparty na repozytorium ECM 
  • szybki dostęp i efektywne wyszukiwanie informacji
  • przyspieszenie czasu pracy nad dokumentem dzięki przejrzystym regułom obsługi dokumentów oraz wykorzystaniu szablonów i biblioteki klauzul
  • pełna kontrola wersji umożliwiająca użytkownikowi śledzenie zmian
  • zmniejszenie kosztów poprzez automatyzację obiegu dokumentów i redukcję dokumentów papierowych
  • łatwiejsze zarządzanie umowami poprzez monitorowanie terminów, otrzymywanie powiadomień i raportów z systemu
  • wskaźniki KPI
  • bezpośrednie powiązania pomiędzy umową a fakturami i załącznikami
  • łatwiejsze podejmowanie decyzji w przypadku wygaśnięcia umowy – pytania kontrolne pomagają w podjęciu decyzji o przedłużeniu bądź wypowiedzeniu danej umowy

Korzyści

Funkcjonalności

TWORZENIE UMOWY

łatwa kreacja nowej umowy przy wykorzystaniu szablonów i biblioteki

PRACA NA DOKUMENCIE

funkcje wersjonowania dokumentów, nanoszenie elektronicznych adnotacji, historia zmian, porównywanie z plikiem Word

ELEKTRONICZNE PROCESY WORKFLOW

dedykowane procesy workflow do tworzenia i akceptacji dokumentów, z dopasowaną ścieżką w zależności od typu umowy, możliwość tworzenia ścieżki na bieżąco i próśb o konsultacje

REJESTRACJA UMÓW

jedno centralne archiwum elektroniczne z funkcją wyszukiwania pełnotekstowego dla wszystkim umów i powiązanych z nimi dokumentami

PODPIS ELEKTRONICZNY

zgodność z przepisami prawnymi: własnoręczny podpis, podpis biometryczny lub certyfikowany podpis cyfrowy

CZAS TRWANIA UMOWY

monitorowanie terminów i kamieni milowych, powiadomienie e-mail, raportowanie i sprawdzanie wskaźników KPI

ZARZĄDZANIE UPRAWNIENIAMI

ochrona danych poprzez rozbudowany system autoryzacji

PORTAL DOSTAWCY (SUPPLIER PORTAL)

internetowy dostęp dla dostawców do zawartych z nimi umów

Managed Services

PODŁĄCZANIE PARTNERÓW

Realizacja procesu podłączeń partnerów biznesowych zgodnie z harmonogramem Klienta (m.in. kampanie informacyjne, webinary, newslettery).

SERVICE DESK

Comarch oferuje wsparcie zespołu Service desk w wielu językach przy zapewnieniu najwyższych standardów jakości.

PROJECT MANAGEMENT

Doświadczeni kierownicy projektów odpowiedzialni za koordynację prac oraz bieżące raportowanie w projekcie.

ZARZĄDZANIE DOKUMENTAMI PAPIEROWYMI

Kompleksowe usługi do zarządzania dokumentami papierowymi , jak przygotowanie do skanowania, skanowanie, indeksowanie, archiwizacja oryginałów i ich logistyka.

CONTACT CENTER

Rozwiązanie usprawnia komunikację wewnątrz organizacji oraz poprawia relacje z klientami.

INTEGRACJE

Comarch zapewnia integracje z wieloma systemami (np. ERP, WMS, TMS, CRM, EDI and ECM) oraz Active Directory.

Nasi Klienci