W organizacji funkcjonuje wiele dokumentów, które nierozerwalnie związane są z papierem.  Wynika to z przepisów prawa, przeszkód technicznych, czy wreszcie nawyków kontrahentów  lub klientów, na które ma się ograniczony wpływ. Fizyczny obieg papieru powoduje długie trwanie procesów, koszty zasobów ludzkich, koszty błędów (np. zagubienia)  i niskie bezpieczeństwo danych.

W przypadku, gdy wolumeny dokumentów zaczynają być znaczne, a dane w nich zawarte leżą na ścieżce krytycznej procesów biznesowych sprawna digitalizacja i ekstrakcja danych biznesowych jest kluczowa. Nie mniej ważna jest kontrola nad dalszym cyklem życia wersji papierowej, która w odpowiedni sposób powinna być zarchiwizowana i udostępniana w miarę potrzeb upoważnionym osobom.
Z pomocą przychodzą kompleksowe usługi Comarch w zakresie:

• logistyki (transport papieru, obsługa skrytki pocztowej)
• skanowania i ekstrakcji danych biznesowych
• archiwizacji dokumentów papierowych
• elektronicznego repozytorium dokumentów

Usługi te dostarczane przez Comarch przy zachowaniu gwarantowanego poziomu jakości (SLA)  zapewniane są dzięki współpracy z centrami outsourcingowymi (centrum masowego skanowania, centrum archiwizacji). Korzyści z tej specjalizacji przekładają się na:

• wysoką jakość
• niskie koszty

Comarch dzięki wykorzystaniu autorskiego Comarch DMSystem zapewnia elektroniczne repozytorium dokumentów integrowane z systemami wewnętrznymi klienta. System posiada dedykowany moduł wspierający komunikację pomiędzy ośrodkami realizacji usług a klientem wspierając typowe wyjątki w pracy z dokumentami (np. odesłanie dokumentu do wystawcy, rejestracja zwrotu pocztowego). W oparciu o takie narzędzie Comarch zarządza taką kompleksową usługą sparametryzowaną pod potrzeby klienta. Wymierne korzyści dla klienta to:

• jeden dostawca gwarantem SLA kompleksowej usługi
• jedno centrum odpowiedzialności
• niskie koszty zarządzania usługą po stronie klienta
  
  

Comarch zapewnia:

• doradztwo w przygotowaniu optymalnego modelu
• zarządzanie kompleksową usługą i gwarantowane SLA
• rozbudowę funkcjonalności biznesowych w ramach Comarch DMSystem

Doświadczenie w zakresie świadczenia usług przetwarzania dokumentów – DMServices wsparta  solidną bazą technologiczną w postaci produktu DMSystem i wiedzą biznesową pozwala konstruować kompleksowe rozwiązania w różnych modelach biznesowych wspierających konkretny obszar biznesowy przedsiębiorstwa.

Wsparcie dla  księgowości

Księgowość zaangażowana jest w procesy zakupowe pod kątem weryfikacji zasadności poniesienia kosztu, formalnej weryfikacji faktur zakupowych oraz realizację płatności.

Usprawnienie tego procesu  w oparciu o rozwiązania Comarch pozwala na:

• redukcję kosztów operacyjnych obsługi tego procesu
  
• redukcję kosztów błędów
  
• optymalizację kosztów samych zakupów
• zoptymalizuje koszty finansowe (rezerwy finansowe)

Oferujemy rozwiązania dedykowane dla następujących branż:

Sieci handlowo-usługowe – przetwarzanie zamówień oraz faktur  handlowych (towarowych) i kosztowych (administracyjnych, inwestycyjnych).

Spedycja – przetwarzanie faktur spedycyjnych oraz listów przewozowych z wykorzystaniem danych o zleceniach zgromadzonych w systemach spedycyjnych. Wsparcie przetwarzania faktur administracyjno/inwestycyjnych.

Wsparcie dla BOK/Contact Center

Operacyjne funkcjonowanie Biura Obsługi Klienta oraz Contant Center nierozerwalnie związane jest szybkim dostępem do dokumentów klienckich oraz możliwością natychmiastowej weryfikacji statusu sprawy, z którą dzwoni lub przychodzi klient.

Rozwiązanie integrujące się z istniejącą bazą klientów, posiadające dostęp do wszystkich niezbędnych dokumentów (korespondencja, umowy, faktury, pozwolenia, opinie techniczne) oraz posiadające wsparcie procesu workflow monitorującego status i czas realizacji sprawy pozwala na:

• redukcję kosztów operacyjnych obsługi procesu
• podniesienie bezpieczeństwa danych klienta
• podniesienie jakość obsługi klienta

Rozwiązania dedykowane są dla dostawców usług masowych

DMSystem to wynik połączenia wieloletnich doświadczeń z wdrażania platform ECM oraz prac badawczo-rozwojowych Comarch.  Stworzony pierwotnie jako platforma do świadczenia usług outsourcingowych dostępny jest również w modelu wdrożeń u klienta. Stanowi w pełni funkcjonalne rozwiązanie klasy Document Management System.

Wydajny

Przygotowany do przechowywania dużych wolumenów dokumentów. Zapewnia mechanizmy masowego wprowadzania dokumentów z różnych źródeł: zasób dyskowy, mail, fax, skaner.

Bezpieczny

Bezpieczeństwo zapewnione jest przez wbudowany system uprawnień, kontroli wersji oraz zbieranie danych audytowych w kontekście aktywności użytkownika oraz  historii operacji na dokumencie.

Ergonomiczny

Intuicyjny układ interfejsy graficznego wykorzystujący podstawowe przyzwyczajenia użytkowników. Szybkie i efektywne wyszukiwanie dokumentów oraz wbudowany podgląd plików graficznych.

Elastyczny

Pozwala na samodzielną konfigurację typów i atrybutów przechowywanych dokumentów w systemie oraz struktur słowników biznesowych. Mechanizmy integracyjne umożliwiają komunikację i wymianę danych  z systemami wewnętrznymi klienta.

Łatwo zarządzalny

Wykonany w technologii cienkiego klienta www. Nie wymaga instalacji dodatkowych komponentów po stronie stacji roboczych użytkowników końcowych. Panel administracyjny umożliwia samodzielne zarządzanie użytkownikami, uprawnieniami oraz zastępstwami.

Biznesowo użyteczny

Wbudowany moduł wsparcia dla usług outsourcingowym zapewnia komunikację pomiędzy klientem, centrum skanowania oraz centrum archiwizacji. Zapewnia to bezpieczeństwo oraz sprawny monitoring realizacji poziomu usług zapisanego w umowie (SLA).
Wbudowane mechanizmy silnika workflow umożliwiają implementację dowolnego procesu przepływu pracy. Na bazie standardowej funkcjonalności przygotowujemy dedykowane biznesowe moduły wykorzystujące zoptymalizowane zarządzanie dokumentami. Dzięki czemu korzyści mierzone są  na poziome optymalizacji i usprawnień całych procesów biznesowych.