Comarch EZD - oferta wdrożeniowa

Comarch EZD to nowoczesny system realizujący wszystkie funkcjonalności związane z obsługą spraw i przetwarzaniem dokumentacji w urzędzie. Stanowi on element Platformy Comarch e-Urząd, która całościowo odpowiada za obsługę procesów realizowanych przez administrację publiczną.

Comarch EZD to rozwiązanie:

w 100% przeglądarkowe, umożliwiające realizację zadań związanych z przetwarzaniem dokumentów w trybie zdalnym przez przeglądarkę internetową
przetwarzające dokumenty w pełni zgodnie z Instrukcją Kancelaryjną. Dokumenty mogą być przetwarzane zarówno całkowicie w trybie elektronicznym jak i "hybrydowo", jako wsparcie obiegu papierowego dodatkową ścieżką elektroniczną
udostępniające spójne rejestry korespondencji przychodzącej i wychodzącej
wspierające składy chronologiczne
wspierające przetwarzanie dokumentów wpływających do organizacji z wykorzystaniem różnych kanałów, jak np.: email, ePUAP, rozwiązań klasy e-Urząd w tym Comarch e-Urząd*, Platformy Elektronicznego Fakturowania (PeF) oraz rejestrowanych w sposób tradycyjny na sekretariacie i dzienniku podawczym (przesyłki listowe, pisma papierowe)
pozwalające na sprawowanie kontroli nad procesami zachodzącymi w organizacji przez zapewnienie szeregu interaktywnych raportów prezentujących informacje na temat spraw przetwarzanych w danym wydziale/departamencie/referacie, dając możliwość dbania o dochowanie ustawowych terminów wydania decyzji administracyjnych
udostępniające zaawansowany graficzny moduł definiowania procesów klasy BPMN, pozwalający na tworzenie dowolnej liczby procesów obsługujących konkretne typy dokumentów przychodzących i spraw. W szczególności umożliwia powiązanie dokumentów elektronicznych nadsyłanych z wykorzystaniem ePUAP z konkretnym, zdefiniowanym w edytorze, procesem
pozwalające na tworzenie dowolnej liczby rejestrów z wykorzystaniem interaktywnego edytora. Dodatkowo umożliwia proste przeniesienie do systemu (zmigrowanie) już funkcjonujących rejestrów, które do tej pory były prowadzone np. w formie arkuszy kalkulacyjnych
zapewniające mechanizmy wsparcia obieg dokumentów w tym opcjonalnie (licencje nie są objęte niniejszą ofertą promocyjną) udostępnia moduł klasy OCR, przetwarzający dokumenty do postaci edytowalnej
zapewniające bezpieczeństwo wymiany dokumentów i ich niezmienność w trakcie przetwarzania
udostępniające mechanizmy pozwalające na zdalną pracę grupową nad dokumentami stanowiącymi odpowiedź na pisma przychodzące
zapewnia obsługę Podpisu Kwalifikowanego i Profilu Zaufanego
wspierające procesy wysyłki korespondencji, w szczególności umożliwia generowanie pocztowej książki nadawczej (już dziś możliwa jest integracja z e-Nadawcą - usługa Poczty Polskiej)
umożliwiające przekazanie dokumentów do innych systemów funkcjonujących w organizacji (systemów dziedzinowych) i zwrotny odbiór dokumentów z tych właśnie systemów
dające możliwość prowadzenia terminarza dla każdego użytkownika jak i działu oraz pozwala na integracje tego terminarza z kalendarzem Google, Microsoft i Apple
dające możliwość prowadzenia kalendarza rezerwacji zasobów w organizacji
wspierające procesy wypożyczenia dokumentacji papierowej, co jest szczególnie istotne w trybie pracy zdalnej

*UWAGA: Napisz do nas, aby poznać szczegółową ofertę Comarch EZD - nowoczesny system realizujący wszystkie funkcjonalności związane z obsługą dokumentacji w Twojej organizacji.

Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją

Poznaj nasze rozwiązanie

Korzyści z perspektywy organizacji

Realizacja przez Comarch wstępnej konfiguracji i uruchomienia systemu zgodnie z wytycznymi przedstawiciela organizacji
Umożliwienie przejścia w tryb pracy zdalnej w zależności od aktualnej sytuacji dzięki temu, iż system posiada możliwość przetwarzania dokumentów w danych klasach JRWA w trybie EZD
Cyfryzacja procesów przetwarzania dokumentów, które do tej pory realizowane były w oparciu o dokumenty papierowe. Każdy urzędnik ma gwarancje, iż dokument elektroniczny przetwarzany w systemie stanowi 100% odwzorowanie dotychczas przetwarzanego dokumentu papierowego
Zwiększenie wydajności pracy i lepsza kontrola nad procesami przetwarzania dokumentów oraz realizowanymi zadaniami również w trybie pracy zdalnej
Przetwarzanie dokumentów zgodnie z prawem i Instrukcją Kancelaryjną, w tym wytycznymi ustawowymi (np. ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych wraz z rozporządzeniem o ochronie danych RODO)
Dostęp do systemu 24/7 w Chmurze Comarch bez angażowania własnej infrastruktury
Przetwarzanie dokumentów zgodnie z prawem i Instrukcją Kancelaryjną, w tym wytycznymi ustawowymi (np. ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych wraz z rozporządzeniem o ochronie danych "RODO")

Szczegóły oferty

OFERTA PO ZAKOŃCZENIU OKRESU PRÓBNEGO

Zakres udostępnionego rozwiązania w przypadku kontynuacji korzystania z systemu w Chmurze Comarch na kolejne miesiące może być tożsamy w stosunku do tego, jaki był udostępniany do tej pory lub może zostać rozszerzony o kolejne usługiw zależności od potrzeb.

Miesięczny koszt dla pojedynczego nazwanego użytkownika, posiadającego konto w systemie, po zakończeniu okresu próbnego to kwota 49,90 zł netto. W kwocie tej ujęte są zarówno koszty Comarch Cloud, jak i usługi serwisu gwarancyjnego.

Zakres prac
Czas uruchomienia
Warunki udostępnienia
Eksploatacja

Przygotowanie zamówionej instancji systemu w Comarch Cloud;
Udostępnienie szablonów, które pozwolą organizacji na zaimportowanie danych celem konfiguracji struktury organizacyjnej, JRWA, numeratorów, ustawienie grup użytkowników, schematu uprawnień oraz słowników;
Dostarczenie pakietu szkoleń w formie filmów prezentujących sposób użytkowania systemu w różnych rolach: kancelarzysty, pracownika sekretariatu, pracownika merytorycznego, kierownika, administratora;
Zapewnienie możliwości udziału w cyklicznych sesjach Q&A (Pytań i Odpowiedzi), w trakcie których będziemy odpowiadać na najbardziej palące pytania – także związane z konfiguracją systemu.

Szacowany czas uruchomienia instancji systemu to 2 - 4 dni robocze.

Podpisanie umowy o świadczenie usług elektronicznych z Comarch.
Zapewnienie dostępu do Internetu dla Pracowników obsługujących poszczególne sprawy w systemie.
Oddelegowanie osoby (administratora) do kontaktu z Comarch. Zakładane jest, iż na podstawie dostarczonych materiałów dydaktycznych administrator nabędzie kompetencji pozwalających na bieżącą pomoc użytkownikom systemu (I linia wsparcia), asystę przy pracy użytkowników, zarządzanie użytkownikami i uprawnieniami, tworzenie i edycja procesów, zarządzanie słownikami, numeratorami, będzie realizował zmiany w zakresie uprawnień, itp. Docelowo osoba ta będzie w stałym kontakcie z dostawcą.
Konfiguracja przez administratora inicjalnych danych niezbędnych do pracy w systemie zgodnie z instrukcją konfiguracji systemu. Konfiguracja jest możliwa bezpośrednio w interfejsie przeglądarki lub za pomocą importu danych z udostępnionych przez Wykonawcę szablonów.

Dostawca usługi udostępni system zgłoszeniowy, w którym będą obsługiwane wszystkie zgłoszenia błędów. Organizacja zapewnia jedną osobę do kontaktu z firmą Comarch. Osoba ta będzie miała możliwość zgłaszania błędów, które obsługiwane będą w poniższych reżimach czasowych:

Błąd krytyczny - 5 dni roboczych;
Błąd pilny - 10 dni roboczych;
Błąd ważny - 30 dni roboczych;
Błąd mniej ważny – najpóźniej w drugiej kolejnej standardowej wersji systemu.

Dzień Roboczy - dzień od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy, zawierający się w godzinach 8.00 – 16.00

Błąd krytyczny - powoduje, że całkowicie nie działają lub nieprawidłowo działają funkcjonalności o znaczeniu krytycznym, na skutek czego brak jest możliwości wykonania operacji, której odroczenie nie jest możliwe ze względu na bezwzględnie obowiązujące przepisy prawne.
Błąd pilny - powoduje, że całkowicie nie działają lub nieprawidłowo działają funkcjonalności o znaczeniu krytycznym, na skutek czego brak jest możliwości wykonania operacji, której odroczenie nie jest możliwe ze względu na bezwzględnie obowiązujące przepisy prawne, ale istnieje funkcjonalność w systemie pozwalająca na wykonanie operacji krytycznej w inny sposób.
Błąd ważny - powoduje, że nieprawidłowo działają bądź całkowicie nie działają inne niż krytyczne funkcje systemu.
Błąd mniej ważny - nie powoduje ograniczeń w funkcjonalnym działaniu systemu. Efektem ograniczenia jest niedogodność w korzystaniu z niektórych funkcjonalności, ale działanie ich jest prawidłowe.