Moduł finansowo-księgowy systemu Comarch Nonlife Insurance wspiera procesy rozliczeniowe z reasekuratorami w TUiR Allianz Polska S.A.

  • Cel projektu
  • Wyzwania
  • Od zbierania danych po generowanie raportów
  • Wdrożenie
  • Optymalne rozliczenia z kontrahentami
  • Moduł finansowo-księgowy

Moduł finansowo-księgowy systemu Comarch Nonlife Insurance wspiera procesy rozliczeniowe z reasekuratorami w TUiR Allianz Polska S.A.

Wraz z rozwojem biznesu Towarzystwo Ubezpieczeń i Reasekuracji Allianz Polska S.A. potrzebowało narzędzia, które przyspieszyłoby wykonywanie rozliczeń z reasekuratorami i brokerami. Obecnie rosnący wolumen transakcji rozliczeniowych wspierany jest przez moduł finansowo-księgowy rozwiązania Comarch NonLife Insurance.

Historia współpracy Comarch z Grupą Allianz sięga 2006 roku, kiedy w TUiR Allianz Polska S.A. oraz TU Allianz Życie Polska S.A. wdrożony został system Comarch Debt Management – rozwiązanie wspierające obsługę procesów windykacji należności, które jest wykorzystywane i rozwijane w obu spółkach do chwili obecnej. W kolejnych latach Allianz i Comarch współpracowały przy rozwoju głównego systemu polisowo-szkodowego.

Moduł finansowo-księgowy systemu Comarch Nonlife Insurance wspiera procesy rozliczeniowe z reasekuratorami w TUiR Allianz Polska S.A.

Pod koniec 2010 roku na zlecenie Allianz Comarch przeprowadził wstępną analizę obszaru rozliczeń z reasekuratorami i brokerami wraz z propozycją rozwiązań optymalizujących procesy. Po miesiącach analiz i przygotowań na początku roku 2013 Allianz zdecydował się na dalszą współpracę z Comarch i wdrożenie modułu finansowo-księgowego rozwiązania Comarch Nonlife Insurance. Allianz zależało przede wszystkim na automatyzacji obsługi
rosnącej liczby transakcji rozliczeniowych, gdyż pracownicy odpowiedzialni za rozliczenia z reasekuratorami i brokerami musieli ręcznie wprowadzać pliki z danymi. Ręczny import danych był pracochłonny i zajmował dużo czasu. Rozwijającemu się towarzystwu ubezpieczeniowemu zależało, aby wykorzystywane przez nią systemy komunikowały się ze sobą bezpośrednio i pozwalały na prowadzenie szybkiej sprawozdawczości.

Ponadto Allianz chciał uzyskać bezpośredni dostęp do sald rozrachunków z reasekuratorami oraz możliwość generowania raportów bezpośrednio z systemu. Allianz zdecydował się wdrożyć moduł finansowo-księgowy systemu Comarch NonLife Insurance ze względu na ekspercką wiedzę Comarch w obszarze rozliczeń, znajomość analizowanych procesów w Allianz oraz bogatą funkcjonalność i konfigurowalność systemu.

Moduł finansowo-księgowy systemu Comarch Nonlife Insurance wspiera procesy rozliczeniowe z reasekuratorami w TUiR Allianz Polska S.A.

Wdrożony na początku 2014 roku moduł finansowo-księgowy systemu Comarch NonLife Insurance to księga pomocnicza, która składa się m.in. z modułu do przeglądania zaimportowanych umów oraz rachunków reasekuracyjnych, kartoteki reasekuratorów i brokerów,
modułu rozliczeń (w tym wyciągów bankowych, rozrachunków i wielkości nierozrachunkowych), modułu dekretacji, modułu zarządzania masowym przetwarzaniem zadań i obsługi okresów sprawozdawczych, modułu z konfigurowalnymi słownikami oraz modułu administracyjnego do zarządzania użytkownikami.

Moduł finansowo-księgowy rozwiązania Comarch NonLife Insurance importuje z systemów Allianz dane o umowach i rachunkach reasekuracyjnych oraz informacje będące podstawą rozliczeń z reasekuratorami i brokerami. Po zatwierdzeniu ich przez użytkownika, system automatycznie rejestruje odpowiednie rozliczenia zgodnie ze zdefiniowanymi regułami, generuje szczegółowe dekrety, agreguje je do dekretów zbiorczych i wysyła informacje do księgi
głównej (SAP). Dodatkowo system generuje zestawienia obrotów i sald, raport wiekowania należności i zobowiązań oraz, zdefiniowany na potrzeby Allianz, raport sald dotyczących wybranego reasekuratora i umowy w podziale na wielkości memoriałowe i rozrachunkowe.

Moduł finansowo-księgowy systemu Comarch Nonlife Insurance wspiera procesy rozliczeniowe z reasekuratorami w TUiR Allianz Polska S.A.

Wdrożenie rozpoczęło się w kwietniu 2013 roku i zakończyło w marcu 2014 roku. Kierownik projektu po stronie Comarch przyznaje, że jednym z nietypowych wyzwań podczas wdrożenia była ponad roczna przerwa pomiędzy zakończeniem prac analitycznych a rozpoczęciem prac wdrożeniowych.

Wymagało to ponownego przeglądu wymagań przez obie strony tuż po uruchomieniu projektu i upewnienia się, że zapisy w dokumencie analizy są kompletne i nadal aktualne. W trakcie rozmów zidentyfikowano nowe wymagania. Zostały one włączone do zakresu projektu, w związku z tym łączna pracochłonność wzrosła około 30%, a harmonogram projektu stał się bardzo napięty. Postanowiliśmy więc podzielić wdrożenie na cztery mniejsze części, z których każda kończyła się realizowanymi przez Allianz testami akceptacyjnymi. Dzięki temu prace mogły być prowadzone równolegle po obu stronach a wdrożenie mogło zakończyć się w założonym terminie.

Kamil Kwarciak, Kierownik projektu, Comarch

Podczas wdrożenia szczególną wagę przykładano do uzyskania wysokiej wydajności modułu – czynnika niezwykle istotnego dla optymalizacji procesów z dużym wolumenem danych. Na początku projektu przygotowano szkielet rozwiązania, który posłużył do wstępnej oceny wydajności. Pozwoliło to zidentyfikować elementy procesu wymagające optymalizacji jeszcze na etapie konfiguracji i dostosować system do potrzeb Allianz. Dzięki temu udało
się uniknąć niemiłych niespodzianek po uruchomieniu produkcyjnym i wdrożone rozwiązanie spełnia oczekiwania klienta.

Moduł finansowo-księgowy systemu Comarch Nonlife Insurance wspiera procesy rozliczeniowe z reasekuratorami w TUiR Allianz Polska S.A.

Dzięki wdrożeniu modułu finansowo-księgowego systemu Comarch NonLife Insurance Towarzystwo Ubezpieczeń i Reasekuracji Allianz Polska S.A. zoptymalizowało i zautomatyzowało proces księgowania rozliczeń z kontrahentami. Proces przetwarzania danych potrzebnych do zamknięcia okresu sprawozdawczego został na tyle przyspieszony, że przeprowadzenie tych operacji zajmuje obecnie jedynie 2 dni robocze. Jest to możliwe dzięki temu, że
system jest w stanie przetworzyć około 500 tys. rekordów danych reasekuracyjnych w 8 godzin. Ponadto przez odstąpienie od ustalania sald rozrachunków z reasekuratorami na podstawie ewidencji w księdze głównej uzyskano bezpośredni dostęp do sald z poziomu systemu z pełnym podglądem danych dla wybranego reasekuratora. Pozwala to na weryfikację poprawności przetwarzania danych potrzebnych do zamknięcia okresu sprawozdawczego.

Po kilku miesiącach pracy w nowym rozwiązaniu zauważamy, iż transfer danych księgowych z obszaru reasekuracji przebiega znacznie sprawniej niż dotychczas. System wdrożony przy współpracy z Comarch pomógł nam zredukować czas przy zamykaniu okresów księgowych.

Sylwia Kołowacik, Główny księgowy TUiR Allianz Polska S.A.

Moduł finansowo-księgowy systemu Comarch Nonlife Insurance wspiera procesy rozliczeniowe z reasekuratorami w TUiR Allianz Polska S.A.

Moduł finansowo-księgowy stanowi integralną część rozwiązania Comarch NonLife Insurance – platformy, kompleksowo realizującej kluczowe procesy biznesowe w towarzystwie ubezpieczeń majątkowych. Charakteryzujący się wysoką elastycznością i możliwością konfiguracji moduł finansowo-księgowy pełni rolę księgi pomocniczej – zawiera ewidencję analityczną, a także uszczegółowienie i uzupełnienie zapisów kont księgi głównej – oraz odpowiedzialny jest za wsparcie księgowej obsługi zdarzeń ubezpieczeniowych, generowanie dowodów księgowych oraz prowadzenie rozrachunków ubezpieczeniowych z kontrahentami.
Skontaktuj się z ekspertem Comarch

Zachęcamy do kontaktu z naszymi ekspertami w celu szczegółowego omówienia interesujących Państwa produktów i usług skierowanych do branży finansowej.