Contract Management

Kompleksowa obsługa całego cyklu trwania umowy

Comarch Contract Management to rozwiązanie w chmurze usprawniające kompleksową obsługę całego cyklu życia umowy. Wsparcie procesu zaczyna się już na etapie tworzenia umowy poprzez predefiniowane szablony i negocjacje umowy, gdzie zmiany są śledzone w kolejnych wersjach dokumentu, a dostawca może dokonać zmian bądź dodać komentarz poprzez portal. 

Wbudowane mechanizmy workflow oraz rozbudowane reguły uprawnień pozwalają na optymalizację procesu akceptacji. Prowadzi to do jego przyspieszenia oraz zwiększenia bezpieczeństwa i zmniejszenia ryzyka ciążącego na członkach zarządu podpisujących umowy. Dzięki e-podpisowi umowa może zostać zawarta bez jej drukowania.

Rozwiązanie Comarch Contract Management oparte jest o system klasy Enterprise Content Management, który pozwala na efektywne zarządzanie umowami i powiązanymi dokumentami. Wszystkie dokumenty przechowywane są w bezpiecznym, centralnym repozytorium zorganizowanym przy użyciu inteligentnych folderów dedykowanych dla dostawców, wykonawców lub projektów. Umowy, w zależności od swojego typu, mają przypisane wskaźniki KPI czy kluczowe daty, które są monitorowane. To rozwiązanie pozwala działom zakupów i księgowości na szybkie zlokalizowanie i zweryfikowanie postanowień każdej umowy.

Contract Execution Management ułatwia okresowe sprawdzenie najważniejszych postanowień umowy. Korzystając z Comarch Contract Lifecycle Management użytkownik otrzymuje powiadomienia o zbliżającym się końcu umowy, a proces odnowienia bądź wypowiedzenia umowy może zostać automatycznie zainicjowany w systemie.

Poprzez zautomatyzowanie przepływu umów i ograniczenie papieru, koszty przedsiębiorstwa związane z obsługą dokumentów znacznie się zmniejszają. Dodatkowo systemy monitorowania terminów, elektronicznego wysyłania powiadomień oraz raportowania pozwalają na efektywną kontrolę kluczowych dat i wygasających umów.

contract management

Korzyści

  • jednolity centralny rejestr umów oparty na repozytorium ECM 
  • szybki dostęp i efektywne wyszukiwanie informacji
  • przyspieszenie czasu pracy nad dokumentem dzięki przejrzystym regułom obsługi dokumentów oraz wykorzystaniu szablonów i biblioteki klauzul
  • pełna kontrola wersji umożliwiająca użytkownikowi śledzenie zmian
  • zmniejszenie kosztów poprzez automatyzację obiegu dokumentów i redukcję dokumentów papierowych
  • łatwiejsze zarządzanie umowami poprzez monitorowanie terminów, otrzymywanie powiadomień i raportów z systemu
  • monitorowanie wskaźników KPI
  • wskaźniki KPI
  • bezpośrednie powiązania pomiędzy umową a fakturami i załącznikami
  • łatwiejsze podejmowanie decyzji w przypadku wygaśnięcia umowy – pytania kontrolne pomagają w podjęciu decyzji o przedłużeniu bądź wypowiedzeniu danej umowy

Korzyści

Funkcjonalności

  1. 01 TWORZENIE UMOWY
  2. Łatwa kreacja nowej umowy przy wykorzystaniu szablonów i biblioteki
  3. 02 PRACA NA DOKUMENCIE
  4. Funkcje wersjonowania dokumentów, nanoszenie elektronicznych adnotacji, historia zmian, porównywanie z plikiem Word
  5. 03 ELEKTRONICZNE PROCESY WORKFLOW
  6. Dedykowane procesy workflow do tworzenia i akceptacji dokumentów, z dopasowaną ścieżką w zależności od typu umowy, możliwość tworzenia ścieżki na bieżąco i próśb o konsultacje
  7. 04 REJESTRACJA UMÓW
  8. Jedno centralne archiwum elektroniczne z funkcją wyszukiwania pełnotekstowego dla wszystkim umów i powiązanych z nimi dokumentami
  9. 05 PODPIS ELEKTRONICZNY
  10. Zgodność z przepisami prawnymi: własnoręczny podpis, podpis biometryczny lub certyfikowany podpis cyfrowy
  11. 06 CZAS TRWANIA UMOWY
  12. Monitorowanie terminów i kamieni milowych, powiadomienia e-mail, raportowanie i sprawdzanie wskaźników KPI
  13. 07 ZARZĄDZANIE UPRAWNIENIAMI
  14. Ochrona danych poprzez rozbudowany system autoryzacji
  15. 08 PORTAL DOSTAWCY (SUPPLIER PORTAL)
  16. Internetowy dostęp dla dostawców do zawartych z nimi umów

TWORZENIE UMOWY

Łatwa kreacja nowej umowy przy wykorzystaniu szablonów i biblioteki

PRACA NA DOKUMENCIE

Funkcje wersjonowania dokumentów, nanoszenie elektronicznych adnotacji, historia zmian, porównywanie z plikiem Word

ELEKTRONICZNE PROCESY WORKFLOW

Dedykowane procesy workflow do tworzenia i akceptacji dokumentów, z dopasowaną ścieżką w zależności od typu umowy, możliwość tworzenia ścieżki na bieżąco i próśb o konsultacje

REJESTRACJA UMÓW

Jedno centralne archiwum elektroniczne z funkcją wyszukiwania pełnotekstowego dla wszystkim umów i powiązanych z nimi dokumentami

PODPIS ELEKTRONICZNY

Zgodność z przepisami prawnymi: własnoręczny podpis, podpis biometryczny lub certyfikowany podpis cyfrowy

CZAS TRWANIA UMOWY

Monitorowanie terminów i kamieni milowych, powiadomienia e-mail, raportowanie i sprawdzanie wskaźników KPI

ZARZĄDZANIE UPRAWNIENIAMI

Ochrona danych poprzez rozbudowany system autoryzacji

PORTAL DOSTAWCY (SUPPLIER PORTAL)

Internetowy dostęp dla dostawców do zawartych z nimi umów

Managed Services

PODŁĄCZANIE PARTNERÓW

Realizacja procesu podłączeń partnerów biznesowych zgodnie z harmonogramem Klienta (m.in. kampanie informacyjne, webinary, newslettery).

SERVICE DESK

Comarch oferuje wsparcie zespołu Service desk w wielu językach przy zapewnieniu najwyższych standardów jakości.

PROJECT MANAGEMENT

Doświadczeni kierownicy projektów odpowiedzialni za koordynację prac oraz bieżące raportowanie w projekcie.

ZARZĄDZANIE DOKUMENTAMI PAPIEROWYMI

Kompleksowe usługi do zarządzania dokumentami papierowymi , jak przygotowanie do skanowania, skanowanie, indeksowanie, archiwizacja oryginałów i ich logistyka.

CONTACT CENTER

Rozwiązanie usprawnia komunikację wewnątrz organizacji oraz poprawia relacje z klientami.

INTEGRACJE

Comarch zapewnia integracje z wieloma systemami (np. ERP, WMS, TMS, CRM, EDI and ECM) oraz Active Directory.

Nasi Klienci

    Wszystkie Case Studies

    Powiązane treści

    Zbuduj skuteczną strategię e-fakturowania z pomocą Comarch i AIIM

    Ulotka: Comarch AP/AR Automation

    White Paper: EDI czy B2B Commerce: Technologie komplementarne czy substytuty?

    Wideo: Comarch Master Data Management

    Skontaktuj się z ekspertem Comarch

    Określ swoje potrzeby biznesowe, a my zaoferujemy Ci dedykowane rozwiązanie.