Współdzielenie informacji w małej firmie

Bezpieczeństwo danych oraz wysoki poziom komunikacji wewnętrznej to kluczowe aspekty funkcjonowania każdej firmy, niezależnie od wielkości i rodzaju prowadzonej przez nią działalności. Prawidłowa komunikacja w biznesie zależy od szybkiego dostępu do informacji i dokumentów dla wszystkich pracowników, niezależnie od miejsca, w którym się znajdują. Ważne, aby wymiana i udostępnianie danych odbywały się zawsze z zachowaniem wysokiego bezpieczeństwa – chronione przed utratą lub wypłynięciem na zewnątrz firmy.

W małej firmie

Przedsiębiorstwa o rozbudowanej infrastrukturze IT od dawna mogą korzystać z narzędzi wspomagających pracę grupową pracowników oraz gwarantujących bezpieczeństwo przetwarzanych przez nich danych. Co jednak w przypadku małej firmy, której możliwości finansowe nie pozwalają na inwestycję w tego typu rozwiązania? Dzięki usługom dostępnym online małe i średnie firmy mogą skorzystać z narzędzi dostępnych do niedawna tylko korporacjom. Polscy przedsiębiorcy coraz częściej wykorzystują w swoich działaniach wirtualne środowisko chmury (cloud computing), które umożliwia współdzielenie zasobów, o ile właściciel pliku lub administrator konta udostępni je innym użytkownikom. Takie możliwości daje na przykład iBard24 Backup Online, który obok podstawowej funkcji automatycznego backupu plików i folderów umożliwia współdzielenie informacji (plików).

Z każdego miejsca na świecie

Podstawą pracy grupowej jest dostęp do zawsze aktualnej informacji dla wszystkich pracowników zespołu, nawet jeśli nie przebywają w jednym miejscu, tzw. praca na wspólnych plikach. System iBard24 umożliwia dostęp do danych z dowolnego komputera podłączonego do Internetu za pomocą przeglądarki internetowej lub aplikacji instalowanej na komputerze pracownika. Jest to przydatne nie tylko w przypadku pracy zespołowej, ale także w sytuacji, gdy użytkownik chce mieć dostęp do tych samych plików, będąc w pracy, w delegacji czy w domu.

Dodaj użytkownika i nadaj mu uprawnienia

Sukces w przypadku pracy grupowej zależy od narzędzi wspomagających sprawną integrację użytkowników, umożliwiającą współdzielenie plików i folderów. W iBard24 został wprowadzony system zarządzania dostępem do konta, co daje możliwość dodawania kolejnych użytkowników i nadawanie im uprawnień do poszczególnych jego zasobów. Administrator (właściciel konta) ma możliwość podzielenia pojemności posiadanego konta pomiędzy wielu użytkowników, przydzielając określoną przestrzeń dyskową oraz nadając uprawniania dotyczące zapisu/odczytu danych. Każdemu użytkownikowi nadawany jest osobny login i hasło do tzw. subkonta, dzięki czemu ma on możliwość korzystania ze wszystkich funkcji programu. Administrator konta posiada dostęp do wszystkich plików dodanych przez użytkowników, ma możliwość tworzenia grup, którym może nadawać różne uprawniania dotyczące przechowywanych danych. Użytkownicy-pracownicy nie widzą przechowywanych przez inne osoby danych do momentu ich udostępnienia przez administratora konta lub właściciela pliku. iBard24 to jedyne tak zaawansowane narzędzie tego typu na polskim rynku backupu online.

Łatwe współdzielenie plików a bezpieczeństwo danych

Szczególnie przy współdzieleniu informacji należy pamiętać, że wszystkie firmowe dane są bezcenne. Nagła ich utrata lub dostęp do nich przez niepowołaną osobę może narazić firmę na wielkie straty finansowe oraz doprowadzić do utraty konkurencyjności. Ustalenie wewnętrznych zasad bezpieczeństwa już nie wystarcza. Jeśli w firmie nie wprowadzimy narzędzi umożliwiających bezpieczną wymianę danych i automatyczne tworzenie kopii zapasowych, musimy pamiętać o tzw. czynniku ludzkim. Ważne dane są często przechowywane tylko i wyłącznie w jednej kopii na komputerach stacjonarnych lub laptopach, a wymiana ich pomiędzy pracownikami odbywa się za pomocą pendrive’ów lub za pośrednictwem poczty elektronicznej czy też komunikatorów internetowych. To według Stowarzyszenia IT Policy Compliance Group główne źródła utraty danych.

iBard24 spełnia najwyższe standardy bezpieczeństwa wymiany danych. Rozwiązanie daje możliwość szyfrowania wybranych danych za pomocą algorytmu szyfrującego AES-256 bit. Dane szyfrowane są na komputerze użytkownika przy pomocy wygenerowanego wcześniej klucza szyfrującego. Dodatkowo transferowane dane wysyłane są na serwer poprzez połączenie zabezpieczone kolejną warstwą szyfrowania – w protokole SSL. Protokół SSL-128 bit to zabezpieczenie stosowane m.in. w połączeniach z serwisami bankowości elektronicznej – zapewnia on niezwykle wysoki poziom bezpieczeństwa. Dane przechowywane są na bezpiecznych serwerach Comarch Data Center.

Dzięki podwójnemu szyfrowaniu wymiana danych pomiędzy pracownikami w firmie jest w pełni bezpieczna. iBard24 chroni dane przed udostępnieniem osobom nieupoważnionym, uszkodzeniem, zniszczeniem lub zmianą, a dzięki funkcji automatycznego backupu pozwala wyeliminować ryzyko utraty danych na skutek kradzieży lub awarii sprzętu komputerowego pracownika mobilnego. W takim przypadku dane mogą być w prosty sposób odzyskane.

Powrót do poprzedniej wersji dokumentu

Dodatkową niezwykle przydatną opcją iBard24 jest możliwość wersjonowania, czyli dostępu do poprzednich wersji plików. Pozwala ona na odzyskanie wcześniej zapisanych wersji dokumentów. Funkcjonalność ta jest szczególnie przydatna w przypadku, gdy pracownik dokona niepożądanych zmian w dokumencie. iBard24 oferuje możliwość odzyskania do 20 wersji pliku wstecz. Funkcja zmniejsza ryzyko związane z błędami ludzkimi, które mogą mieć poważne skutki w sytuacji np. skasowania części zawartości dokumentu.

Inwestycja w narzędzia wspomagające przepływ informacji oraz bezpieczeństwo firmowych danych to decyzja strategiczna dla każdego przedsiębiorstwa. Nawet w małej firmie, zatrudniającej kilka osób, korzystanie z programów umożliwiających bezpieczną wymianę danych znacznie ułatwia codzienną pracę, jednocześnie podnosząc jej wydajność. Chmura może tworzyć bezpieczne środowisko komunikacyjne dla małej firmy, wspomagając wewnętrzną wymianę informacji oraz zmniejszając ryzyko utraty danych w wyniku awarii sprzętu. Rozwiązania, jakie proponuje Comarch, można wdrożyć od zaraz, bez konieczności ponoszenia wysokich nakładów finansowych.

– Program iBard24 umożliwia tworzenie kopii zapasowych baz danych, które teraz są dostępne dla wszystkich lekarzy pracujących w firmie (...). Przesyłanie danych medycznych pozwala na analizę badań na odległość. Od teraz niektóre badania rejestruje pielęgniarka, a ich odczyt i analiza lekarska odbywa się w zupełnie innym mieście. W ten sposób można zaoszczędzić cenny czas naszych pacjentów i lekarzy – dr nauk med. Piotr Salomon, kierownik Poradni Kardiomedical i prezes Zarządu firmy.

– Jako kancelaria podatkowa szukaliśmy rozwiązania do archiwizacji baz danych oraz dokumentów firmy w celu zabezpieczenia ich przed nagłą utratą (...). Posiadamy kilkadziesiąt baz, które są kopiowane codziennie, dlatego tak ważne było dla nas, aby backup wykonywał się nie tylko bez naszej ingerencji, ale także sprawnie, nie zajmując naszych łączy. Dzięki iBard24 Backup Online firmowe dane są zabezpieczone, a my możemy skupić się na naszej pracy – Grzegorz Czech, właściciel Kancelarii Podatkowej Infor-Tax.

Więcej na www.iBard24.pl

Autor:  Blanka Seweryn, Product Manager iBard24

Artykuł pochodzi z magazynu Nowoczesne Zarządzanie nr 2/2011.