Kancelarie prawne

Dobra organizacja pracy w kancelarii prawnej to podstawa do efektywnego działania i sprawnej obsługi klientów. W funkcjonowaniu kancelarii kluczowe jest połączenie wielu danych, wątków czy dokumentów z określonymi podmiotami w jednym bezpiecznym miejscu, do którego dostęp będą mieć tylko uprawnione osoby. Aby sprawnie zorganizować pracę w kancelarii, potrzebny jest również dokładny podział obowiązków, a przede wszystkim szybki przepływ informacji między jej pracownikami. 

Wykorzystanie odpowiedniego oprogramowania może znacznie ułatwić realizację wszystkich tych zadań oraz usprawnić proces zarządzania kancelarią. Comarch ERP Optima wg rankingu Prawo i Biznes „Gazety Finansowej” jest programem najchętniej wybieranym przez przedstawicieli kancelarii prawnych. O tak wysokiej pozycji w rankingu zadecydowała możliwość szerokiego zastosowania modułu CRM (obszar programu), który umożliwia m.in.:

  • Szybkie rejestrowanie nowego klienta oraz dołączenie wszelkich dokumentów związanych z jego sprawą (program umożliwia skanowanie dokumentów i automatyczne przypisanie ich do konkretnego klienta).
  • Prezentacja wszystkich informacji dotyczących klienta i jego obsługi, dzięki rozbudowanej karcie kontaktu z klientem.
  • Nadzorowanie bieżącego stanu prac kancelarii. Aplikacja umożliwia przypisanie zadań do poszczególnych pracowników, możliwość weryfikacji postępu prac oraz terminów wykonania zadań.
  • Rejestrowanie wszystkich rozmów oraz spotkań – możliwość dokładnego rozplanowania pracy nad daną sprawą.

 

Moduł CRM posiada wbudowany terminarz wraz z funkcją przypomnień, dzięki której wszystkie obowiązki związane z danym zadaniem wyświetlą się w czasie wyznaczonym wcześniej przez pracownika. Terminarz umożliwia ponadto modyfikowanie oraz dodawanie kolejnych zadań pracownikom przez przełożonego.

CRM posiada także funkcję Faktury Cykliczne, która pozwala w bardzo szybki sposób wystawiać faktury za stale świadczone usługi dla wielu podmiotów, jednocześnie uwzględniając ich indywidualne warunki handlowe.

Przepływ informacji i dokumentów jest niezwykle ważny w działalności kancelarii prawnej, dlatego tak istotne jest, aby pracownicy mieli jak najbardziej aktualne informacje dotyczące toku wszystkich prowadzonych działań. Program Comarch ERP Optima jest wyposażony w moduł Obieg Dokumentów, który usprawnia przepływ informacji w firmie. Dzięki temu program stanowi centralne miejsce zarządzania informacją przy prawnej obsłudze klienta.

Poufność danych jest jednym z najważniejszych elementów pracy kancelarii, dlatego też w module Obieg Dokumentów można przydzielać uprawnienia co do edycji oraz wglądu do poszczególnych dokumentów znajdujących się w programie.

 

Jeżeli kancelaria pracuje dla dużych firm czy korporacji musi rozliczać się miesięcznie za wykonaną pracę, Moduł Faktury i Moduł Serwis w szybki i prosty sposób umożliwiają:

  • Sporządzanie listy zadań/zleceń,
  • Opis zlecenia w trakcie i po realizacji,
  • Analizę wykonanych czynności z podziałem na pracowników,
  • Planowanie czas realizacji zlecenia,
  • Generowanie raportów z wykonanych prac,
  • Wprowadzenie poszczególnych działań składających się na poszczególne zlecenie lub sprawę,
  • Automatyczne generowanie faktur.

 

Moduł Analizy pozwala na szczegółowy przegląd najważniejszych danych firmy za pomocą przejrzystych wykresów, które tworzone są w bardzo prosty sposób.

Dzięki tej funkcjonalności możliwe jest m.in.:

  • Nadzorowanie stanu środków pieniężnych na poszczególnych rachunkach,
  • Tworzenie list największych dłużników firmy,
  • Weryfikacja kosztów wynagrodzeń w zadanym okresie czasu,
  • Przygotowanie szczegółowych raportów z każdego obszaru działalności firmy.

 

Firma Comarch oferuje również oprogramowanie w modelu usługowym – Comarch ERP Optima. W modelu tym oprogramowanie jest zainstalowane na serwerach firmy Comarch (Comarch Data Center), a użytkownik ma do niego dostęp poprzez przeglądarkę internetową. Taka forma pracy z systemem niesie za sobą wiele korzyści m.in.:

  • Dostęp do aplikacji 24h/dobę,
  • Bezpieczeństwo danych,
  • Oszczędność czasu,
  • Obniżenie kosztów administracji.

 

Dodatkową możliwość, jaką zyskują użytkownicy programu Comarch ERP Optima jest możliwość korzystania z unikatowej usługi iKsięgowość24. Jest to innowacyjna platforma komunikacji pomiędzy klientami poszukującymi usług księgowych a biurami rachunkowymi, która pozwala na outsourcing usług księgowych do specjalistycznych biur rachunkowych według indywidualnych potrzeb firmy.

Dowiedz się więcej o Comarch ERP Optima

Rozwiązania Comarch ERP dla kancelarii prawnych