Zarządzanie procesami w firmie: elektroniczny obieg dokumentów

Usprawnij pracę w firmie digitalizując obieg dokumentów i automatyzując procesy biznesowe.

Elastyczna konfiguracji procesów w ramach wbudowanej platformy low-code pozwala na dopasowanie systemu w prosty sposób do potrzeb każdej firmy, a możliwość pracy z urządzeń mobilnych sprawia, że wszystkie dokumenty i zadania dostępne są pod ręką z dowolnego miejsca.

Zapomnij o papierze oraz niejasnych procedurach i zapewnij efektywną pracę w swojej firmie dzięki Comarch DMS.

Automatyzacja i digitalizacja procesów biznesowych

DMS uprawnia nie tylko sam obieg dokumentów ale też wpływa na wydajność i efektywność wielu innych procesów w różnych obszarach biznesowych firmy.

Mobilny dostęp

Dostęp do dokumentów praktycznie z dowolnego miejsca dzięki możliwości pracy na aplikacjach mobilnych, przeglądarkach www i aplikacji desktop

powiadomienia w obiegu dokumentów - ikona

Powiadomienia

Bądź zawsze na bieżąco ze zleconymi zdaniami dzięki systemowi powiadomień mobilnych i mailowych

kontrola czasu - ikona - piktogram -obieg dokumentów czyli dms

Kontrola czasu

Sprawniejsza realizacja procesów poprzez definiowanie czasu na ich realizację, automatyczną eskalację i raportowanie informacji

low code - dms obieg workflow ikona

Plartforma low - code

Twórz i zmieniaj firmowe procesy dzięki wbudowanemu graficznemu konfiguratorowi procesów

dms i erp - ikonka

Współpraca z ERP

Rozszerz standardowe obszary systemu ERP o nowe procesy zachowując integrację danych

OCR

Zautomatyzuj proces wprowadzania faktur wykorzystując sprawdzone narzędzie Comarch OCR

obieg dokumentów - archiwum - ilustracja, ikonka

Elektroniczne archiwum

Wyeliminuj zagubione dokumenty rezygnując z papierowego obiegu na rzecz elektronicznego archiwum z pełnym dostępem do skanów i załączników

Ścieżki akceptacji

Zastosuj własne schematy obiegu dokumentów wraz z opcją wprowadzania reguł biznesowych i podpowiadaniem kolejnych kroków

historia procesu obiegu dokumentow

Historia procesu

Zachowaj dostęp do pełnej informacji o procesie: osoby odpowiedzialne, czasy realizacji, komentarze i komplet danych

Elektroniczny obieg dokumentów i procesy biznesowe

Niezależnie od skali czy rodzaju działalności, każde przedsiębiorstwo wymaga efektywnego zarządzania dokumentami. Rozbudowane funkcjonalności Comarch DMS zapewnią wsparcie w digitalizacji firmy i odejście od realizowania obiegu w formie papierowej czy załatwiania spraw przez maile czy excele. Wykorzystując system Comarch DMS zoptymalizujesz działania związane z wprowadzaniem, opisywaniem czy akceptacją dokumentów różnego typu m.in.: faktury, umowy, korespondencja.

Elastyczność systemu pozwala na wsparcie zarówno standardowych obiegów dokumentów jak i obsługę nietypowych procesów biznesowych dzięki czemu możliwe jest wykorzystanie jednego systemu do usprawnienia procesów w wielu obszarach firmy.

Elektroniczny obieg dokumentów i procesy biznesowe

Obszary biznesowe które usprawnia DMS w firmie

  1. Księgowość i finanse
  2. Ewidencja i akceptacja kosztów w firmie jest jednym z najczęściej digitalizowanych obszarów. Kontrola wydatków i szybka realizacja płatności to elementy, które są niezbędne dla prawidłowego działania przedsiębiorstw a wsparcie tego obszaru przez system obiegu dokumentów. Przykłady procesów w tym obszarze to:

    • Faktury kosztowe
    • Zapotrzebowania
    • Akceptacja płatności
    • Delegacje
    • Akceptacja dodatków i premii
  3. Kadry i płace
  4. Digitalizacja dokumentów i procesów w dziale kadrowym pozwala na szybkie i sprawne realizowanie m.in. spraw związanych z wnioskami pracowniczymi bez potrzeby mnożenia dokumentów papierowych. Przykładowe procesy w tym obszarze to:

    • Wnioski urlopowe
    • Zgłoszenia wakatów
    • Zapisy na szkolenia
    • Oceny okresowe
    • Ewidencja umów
  5. Administracja
  6. Uporządkowanie dokumentacji, która wpływa do firmy czy też jest ewidencjonowana na wewnętrzne potrzeby często stanowi wyzwanie. Digitalizując ten obszar przy pomocy Comarch DMS możliwe jest przejście na cyfrowe zarządzanie takimi procesami i uniknięcie zagubienia dokumentów czy opóźnienia ich realizacji. Przykładowe procesy w tym obszarze to:

    • Obieg korespondencji przychodzącej wychodzącej
    • Rejestr umów
    • Pełnomocnictwa
    • Wnioski na zarząd
    • Zarządzanie flotą
  7. IT
  8. Przez dział IT przewija się codziennie wiele różnego typu spraw. Aby ujednolicić komunikację  oraz uzyskać pełną kontrolę nad realizowanymi zgłoszeniami możliwe jest wykorzystanie Comarch DMS do tego celu. Przykładowe procesy w tym obszarze to:

    • System zgłoszeń
    • Nadawanie uprawnień
    • Realizacja zapotrzebowań na sprzęt
    • Zarządzanie zmianami w systemach
  9. Procedury ISO
  10. Zarządzanie jakością w firmie, niezależnie czy mówimy o wytwarzanych produktach, realizowanych usługach czy wewnętrznych procesach jest rzeczą niezwykle istotną, ale i wymagającą rzetelnej ewidencji i możliwości szybkiego dostosowywania się do zmian. Przykłady procesów w tym obszarze to:

    • Wnioski racjonalizatorskie,
    • Zgłoszenia działań korygująco-zapobiegawczych
    • Raport 8D
    • Kontrola jakości wyrobu
  11. Pozostałe obszary
  12. Elastyczność Comarch DMS umożliwia budowanie dowolnych, własnych obiegów dokumentów i procesów dzięki czemu w ramach jednej platformy oprócz standardowych obiegów jak np. faktura, można realizować zadania nietypowe, dostosowane do specyfiki konkretnej firmy. Przykładami takich procesów są:

    • Zarządzanie produktem
    • Akceptacja limitu kredytowego
    • Ocena dostawców
    • Zgłoszenia serwisowe
Księgowość i finanse

Ewidencja i akceptacja kosztów w firmie jest jednym z najczęściej digitalizowanych obszarów. Kontrola wydatków i szybka realizacja płatności to elementy, które są niezbędne dla prawidłowego działania przedsiębiorstw a wsparcie tego obszaru przez system obiegu dokumentów. Przykłady procesów w tym obszarze to:

  • Faktury kosztowe
  • Zapotrzebowania
  • Akceptacja płatności
  • Delegacje
  • Akceptacja dodatków i premii
Kadry i płace

Digitalizacja dokumentów i procesów w dziale kadrowym pozwala na szybkie i sprawne realizowanie m.in. spraw związanych z wnioskami pracowniczymi bez potrzeby mnożenia dokumentów papierowych. Przykładowe procesy w tym obszarze to:

  • Wnioski urlopowe
  • Zgłoszenia wakatów
  • Zapisy na szkolenia
  • Oceny okresowe
  • Ewidencja umów
Administracja

Uporządkowanie dokumentacji, która wpływa do firmy czy też jest ewidencjonowana na wewnętrzne potrzeby często stanowi wyzwanie. Digitalizując ten obszar przy pomocy Comarch DMS możliwe jest przejście na cyfrowe zarządzanie takimi procesami i uniknięcie zagubienia dokumentów czy opóźnienia ich realizacji. Przykładowe procesy w tym obszarze to:

  • Obieg korespondencji przychodzącej wychodzącej
  • Rejestr umów
  • Pełnomocnictwa
  • Wnioski na zarząd
  • Zarządzanie flotą
IT

Przez dział IT przewija się codziennie wiele różnego typu spraw. Aby ujednolicić komunikację  oraz uzyskać pełną kontrolę nad realizowanymi zgłoszeniami możliwe jest wykorzystanie Comarch DMS do tego celu. Przykładowe procesy w tym obszarze to:

  • System zgłoszeń
  • Nadawanie uprawnień
  • Realizacja zapotrzebowań na sprzęt
  • Zarządzanie zmianami w systemach
Procedury ISO

Zarządzanie jakością w firmie, niezależnie czy mówimy o wytwarzanych produktach, realizowanych usługach czy wewnętrznych procesach jest rzeczą niezwykle istotną, ale i wymagającą rzetelnej ewidencji i możliwości szybkiego dostosowywania się do zmian. Przykłady procesów w tym obszarze to:

  • Wnioski racjonalizatorskie,
  • Zgłoszenia działań korygująco-zapobiegawczych
  • Raport 8D
  • Kontrola jakości wyrobu
Pozostałe obszary

Elastyczność Comarch DMS umożliwia budowanie dowolnych, własnych obiegów dokumentów i procesów dzięki czemu w ramach jednej platformy oprócz standardowych obiegów jak np. faktura, można realizować zadania nietypowe, dostosowane do specyfiki konkretnej firmy. Przykładami takich procesów są:

  • Zarządzanie produktem
  • Akceptacja limitu kredytowego
  • Ocena dostawców
  • Zgłoszenia serwisowe

Zarządzanie procesami poprzez platformę low-code

Comarch DMS to platforma low-code, która pozwala w prosty i elastyczny sposób tworzyć procesy umożliwiające digitalizację wielu obszarów w firmie. Wbudowany graficzny konfigurator pozwala na zarządzanie procesami bez potrzeby posiadania zaawansowanej wiedzy z zakresu programowania. Dzięki temu rozbudowa systemu i wdrażanie nowych obiegów dokumentów może być realizowane we własnym zakresie.

Każdy proces składa się ze schematu oraz dowolnie zdefiniowanej karty obiegu czyli listy różnego typu pól, które są uzupełniane ręcznie lub automatycznie na poszczególnych krokach obiegu dokumentów w firmie. Sama ścieżka przepływu informacji i akceptacji tworzona jest w prosty sposób z wykorzystaniem metody drag&drop i łączenia kroków. Dla każdego z etapów procesu istnieje możliwość określenia widoczności czy wymagalności danych a także warunków przekazania, za pomocą których możliwe jest odzwierciedlenie firmowych reguł biznesowych (np. macierze akceptacji). Wszystko to pozwala na odzwierciedlenie w systemie dowolnego firmowego obiegu dokumentów.

Właściwości i składowe Comarch DMS

Szybsze wprowadzanie faktur dzięki OCR

Comarch DMS umożliwia optymalizację procesu wprowadzania faktur dzięki usłudze Comarch OCR. Dane z dokumentów są automatycznie rozpoznawane i wprowadzane do obiegu przez najnowsze technologie oparte o algorytmy sztucznej inteligencji (AI/ML), które z jednej strony przyśpieszą ten proces a z drugiej strony pozwolą na ograniczenie liczby potencjalnych błędów.

Co istotne, Comarch DMS posiada funkcje, które umożliwiają przetwarzanie faktur niezależnie od sposobu ich otrzymania:

  • Automatyczne pobieranie zeskanowanych dokumentów z katalogów
  • Bezpośrednie połączenie ze skanerem
  • Pobieranie załączników z wiadomości e-mail
  • Przetwarzanie danych na podstawie zdjęć wykonanych w aplikacji mobilnej

    Więcej informacji o usłudze Comarch OCR

Mobilny obieg dokumentów

Praca z firmowymi dokumentami i zadaniami dzięki Comarch DMS jest możliwa z dowolnego miejsca co pozwala na uniknięcie niepotrzebnych opóźnień w procesie. Niezależnie czy pracownik znajduje się w biurze, na pracy zdalnej czy w pociągu podczas delegacji system zapewnia mu stały dostęp do informacji dzięki możliwości pracy na jednej z 4 platform:

  • Aplikacja desktop
  • Przeglądarka www
  • Aplikacja iOS
  • Aplikacja Android

Szerokie możliwości w zakresie dostępu pozwalają osobom odpowiedzialnym za dany krok procesu na akceptowanie i odrzucanie dokumentu, uzupełnienie niezbędnych danych czy też wprowadzanie zupełnie nowych dokumentów bez względu na to, z jakiego urządzenia korzystają.

DMS na smartfonie - obieg dokomentów i procesów w aplikacji mobilnej

Analiza realizowanych procesów

Informacje o bieżących oraz archiwalnych dokumentach i zadaniach są dostępne dla użytkowników już z poziomu czytelnej listy dokumentów. Rozszerzeniem tych informacji jest wbudowany moduł raportowania, który pozwala na zaprezentowanie danych w postaci tabel, diagramów i wykresów. Dzięki temu w szybki sposób można przeanalizować zarówno zbiorcze i globalne informacje jak i szczegółowe zestawienia dotyczące konkretnych spraw.

W ramach standardowych raportów dostępne są informacje o przeterminowanych zadaniach czy ilości dokumentów w podziale na pracowników i etapy. Dodatkowo system posiada wbudowany kreator raportów, w ramach którego można przygotować dowolne własne zestawienia np. niezakończone faktury z poprzedniego miesiąca na potrzeby VAT.

Współpraca z systemami ERP

Elektroniczny obieg dokumentów bardzo często stanowi rozszerzenie klasycznego systemu ERP. Comarch DMS może zarówno uzupełniać standardowe procesy jak i wspierać pracę w obszarach wykraczających poza klasyczny zakres ERP bez potrzeby zakupu specjalistycznych, dedykowanych systemów.

Nasze rozwiązanie jest częścią oferty Comarch ERP 4.0, w związku z czym współpraca z systemami Comarch ERP Optima, XL, Enterprise i Altum jest standardowym elementem Comarch DMS. Dzięki temu możliwe jest uniknięcie problematycznych instalacji, konfiguracji czy synchronizacji danych na rzecz bezpośredniej współpracy modułów w trybie online. Wykorzystując te same słowniki danych (np. kontrahenci, towary) czy generując przeprocesowane dokumenty do ERP możliwe jest zapewnienie spójności danych bez niepotrzebnego duplikowania i przepisywania informacji. Dodatkowo szerokie możliwości konfiguracyjne pozwalają na proste rozszerzanie współpracy na linii DMS-ERP.

Comarch DMS może również współpracować z zewnętrznymi rozwiązaniami w ramach wersji Standalone.

DMS integruje obieg dokumentów ERP - infografika

Automatyzacja i robotyzacja procesów

System Comarch DMS pozwala na optymalizację i automatyzację pracy w ramach elektronicznego obiegu dokumentów i procesów. Począwszy od automatycznego wprowadzania i uzupełniania faktur przez usługę Comarch OCR, poprzez mechanizmy sztucznej inteligencji podpowiadające kolejne kroki w procesie kończąc na automatycznym przekazaniu dokumentów do kolejnych etapów. Szeroki zakres funkcjonalny wraz z elastycznością i zastosowaniem firmowych reguł sprawia, że w systemie wykonywane są tylko niezbędne działania z pominięciem zbędnych kroków.

Robotyzacja procesów

Przeczytaj opinie o Comarch DMS

Szkolenia z Comarch DMS

Zapoznaj się z naszą ofertą dotyczącą szkoleń w zakresie konfiguracji oraz obsługi aplikacji.

Obieg dokumentów w firmie 

Pobierz ulotkę o elektronicznym obiegu informacji i dokumentów w nowoczesnych przedsiębiorstwach

Skontaktuj się z ekspertem Comarch

Określ swoje potrzeby biznesowe. My zaoferujemy Ci opiekę informatyczną i dedykowane rozwiązanie.

Przejdź do formularza