Pociągiem w 12 dni z Chin do Sławkowa. Z Comarch DMS w parę chwil do porządku

Obsługa Nowego Jedwabnego Szlaku to ogromna szansa na rozwój gospodarczy dla całego Zagłębia i województwa śląskiego. Przed takim zadaniem stoi firma Euroterminal Sławków Sp. z o.o., która jest terminalem przeładunkowym usytuowanym na styku najdalej na zachód wysuniętego odcinka linii kolejowych o szerokim rozstawie toru (1520 mm) i linii normalnotorowej (1435 mm). Dzięki temu doskonale wpisuje się w rozwój transportu kontenerowego na trasie Daleki Wschód i Azja – Europa Zachodnia.

Szeroki wachlarz usług świadczonych przez Euroterminal Sławków (ES) oraz rozwinięta współpraca z wieloma podmiotami (dostawcami i odbiorcami towarów/usług) generuje bardzo dużą liczbę dokumentów tj. pism, faktur, umów i innych. Dotychczasowy obieg  dokumentów oraz jego koordynacja był pracochłonny i niejednokrotnie czasochłonny.

Biorąc pod uwagę stałe dążenie do zwiększania jakości świadczonych usług oraz nowe wyzwania pojawiające się przed firmą, ES  postanowił zaufać marce Comarch, z którą współpracuje od 2016 roku i wprowadzić elektroniczny obieg dokumentów (DMS).

Do systemu Comarch ERP XL, który od kilku lat z powodzeniem funkcjonuje w spółce wspierając i ułatwiając pracę, postanowiono wdrożyć moduł Comarch DMS w celu usystematyzowania procesów i  usprawnienia obiegu dokumentów. Wprowadzenie nowej usługi przebiegło sprawnie także dzięki partnerowi Comarch – firmie ERP Serwis oraz powołanemu wewnątrz ES zespołowi.

Dużym ułatwieniem dla pracowników ES był także fakt, że w module Comarch DMS proces wystawiania dokumentów zakupowych (tj. oferty zakupu) został odwzorowany z systemu Comarch ERP XL na którym dotychczas pracowali.

Lepszy nadzór nad pracą i dokumentami w kilka kroków

Zanim ES zaufał w tej dziedzinie firmie Comarch obieg dokumentów w firmie odbywał się w formie papierowej. Zarówno dokumenty przychodzące pocztą jak i te przesyłane drogą elektroniczną były drukowane i przekazywane zgodnie z dekretacją.

Rozwiązaniem okazało się stworzenie oddzielnych obiegów dokumentów zgodnie z potrzebami ES (m.in. obiegu pism przychodzących, wychodzących, ofert zakupu, zamówień zakupu, faktur) oraz podzielenie ich na etapy i przypisanie do nich działów i/lub pracowników odpowiedzialnych. Już kilka prostych kroków pozwoliło znacząco uporządkować pracę i wprowadzić nadzór nad dokumentami w firmie. Dzięki temu pracownicy szybko i sprawnie:

• są w stanie dowiedzieć się na jakim etapie i u jakiego pracownika znajduje się dany dokument lub faktura;
• są powiadamiani drogą elektroniczną o otrzymaniu dokumentu wymagającego działania i dodatkowo informowani w odstępach tygodniowych o zaległych dokumentach nadal oczekujących na realizację;
• dzięki powiązaniom pomiędzy obiegami wybrane pola uzupełniają się automatycznie co skróciło czas poświęcany przez pracownika na opisanie danego dokumentu.

W kolejnym etapie dodano do standardowych rozwiązań następujące modyfikacje:

• do standardowego mechanizmu powiadomień mailowych dodatkowe informacje (m.in. opis dokumentu) dzięki czemu pracownicy już na podstawie maila wiedzą czego dotyczy dana sprawa, co znacząco skróciło czas pomiędzy przekazaniem dokumentu a jego realizacją
• do standardowego mechanizmu wyszukiwania dodano dodatkowe kryteria (np. wg adresu, kontrahenta, wybranego słowa) dzięki czemu identyfikacja dokumentów stała się łatwiejsza.

Budżet pod kontrolą

Z punktu widzenia prowadzenia działalności niezwykle istotnym elementem jest sprawowanie kontroli nad finansami. Dotychczas w ES weryfikacja budżetu odbywał się poprzez potwierdzenie i ręczne opisanie papierowej wersji zamówienia zakupu. Dlatego wdrażając aplikację Comarch DMS umożliwiono wprowadzanie budżetu dla danych pozycji, zaimportowanie budżetu zdefiniowanego dla bieżących lat, a także wprowadzono weryfikację budżetu na etapie zatwierdzania zamówień zakupu.

Dzięki temu nadzór nad finansami w ujęciu rocznym może odbywać się automatycznie i jest widoczny dla wszystkich użytkowników występujących w obiegu.

Z tak uporządkowaną pracą można być pewnym, że dawna droga handlowa łącząca Chiny z Bliskim Wschodem i Europą znowu nabierze znaczenia i Euroterminal Sławków pozostanie ważnym punktem przeładunkowym na trasie kolejowej łączącej Daleki Wschód z Europą zachodnią.

Dowiedz się więcej o Comarch DMS

Zobacz demo Comarch ERP XL