Krajowy System e-Faktur (KSeF): finanse firmy pod kontrolą!
KSeF to system dobrowolny, ale ma stać się obowiązkowy. Pozwala ustrukturyzować swoje faktury i zadbać o finanse. Jak działa Krajowy System e-Faktur?
Krajowy System e-Faktur (KSeF): finanse firmy pod kontrolą!
KSeF to system dobrowolny, ale ma stać się obowiązkowy. Pozwala ustrukturyzować swoje faktury i zadbać o finanse. Jak działa Krajowy System e-Faktur?
Krajowy System e-Faktur (w skrócie: KSeF) jest systemem teleinformatycznym służącym do wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych (dalej: faktur). Wykorzystywany jest on również do oznaczania ich numerem identyfikującym przydzielonym przez sam program oraz weryfikowania zgodności faktur z określonym wzorem.
Od 1 stycznia 2022 roku system ten został wprowadzony w Polsce jako rozwiązanie dobrowolne. Ministerstwo Finansów opublikowało jednak informację, że będzie dążyć do tego, aby już od 1 lipca 2024 roku (po uzyskaniu decyzji derogacyjnej Komisji Europejskiej) wdrożenie KSeF stało się rozwiązaniem obligatoryjnym, a elektroniczne fakturowanie było obowiązkowe dla wszystkich podmiotów.
Polska staje się więc kolejnym krajem należącym do Unii Europejskiej (po Hiszpanii, Portugalii i Włoszech), który decyduje się na zmianę modelu procesowania faktur elektronicznych z tzw. modelu post-audit na model clearance.
Zasadniczo istnieją dwa globalne modele e-fakturowania. Model post-audit daje możliwość wysyłania i odbierania faktur w sposób swobodny, ale nakłada obowiązek udowodnienia ich poprawności przez 10 lat – poprzez wdrożenie różnych form dokumentowania. Z kolei bardziej nowoczesny model clearance zobowiązuje przedsiębiorcę do wdrożenia e-faktur, które będą zgodne z wymogami technicznymi rządu danego kraju. W tym systemie organy podatkowe sprawdzają poprawność danych z faktur w czasie rzeczywistym.
Program pilotażowy, który został przygotowany przed wdrożeniem KSeF, obejmował tylko podatników. Trwał on od października do grudnia 2021 roku. Obecnie jednak przystąpienie do Krajowego Systemu e-Faktur jest możliwe w wypadku:
Powyższe podmioty mają prawo dobrowolnie przystąpić do KSeF w roku 2022 i 2023. Natomiast od połowy 2024 r. – jak już wspomnieliśmy – może to być dla nich obowiązkowe.
Comarch – jako operator elektronicznej wymiany dokumentów (w tym także e-faktur) – na bieżąco monitoruje zmiany legislacyjne w polskim prawie. Od samego początku jesteśmy aktywnie zaangażowani w projekt KSeF. Bierzemy udział w spotkaniach, podczas których omawiane są m.in. szczegóły techniczne systemu, specyfikacja faktury ustrukturyzowanej, jak również dokumentacja API.
Aby spełnić zapotrzebowanie naszych klientów, podjęliśmy decyzję o integracji z KSeF naszej platformy Comarch EDI. Oznacza to, że użytkownicy mogą ją wykorzystać do tego, by przesyłać e-faktury do KSeF i odbierać je z systemu. Wdrożenie Comarch EDI w swojej firmie zapewnia pełną zgodność z najnowszymi regulacjami prawnymi, jak i transparentność przepływu wszystkich faktur oraz ich statusów.
Sprawdź, jak wygląda rejestracja faktur w Krajowym Systemie e-Faktur za pomocą naszego rozwiązania. Testy mogą przeprowadzić zarówno nowi, jak i obecni klienci Comarch EDI.
Podaj nam swój adres e-mail i zarejestruj się na demo.
Następnie otrzymasz od nas dane dostępowe.
Przejdź na naszą specjalną stronę
i postępuj zgodnie z instrukcjami.
Wszystkie faktury muszą mieć formę faktury ustrukturyzowanej zgodną z KSeF.
Comarch EDI zajmie się dostosowaniem formatu, w jakim wysyłasz swoje faktury, do wymogów zdefiniowanych przez specyfikację KSeF. Nie stracisz więc czasu na samodzielne dostosowywanie każdej wysyłanej przez siebie faktury, czy obciążania tym zadaniem księgowej lub księgowego.
Moi klienci i dostawcy mają różne wymogi dotyczące informacji zawartych na fakturach. Nie wystarcza mi sama weryfikacja tego, czy wymieniane przeze mnie faktury spełniają wymogi specyfikacji KSeF. Ważne jest dla mnie również zapewnienie walidacji biznesowej, aby spełniały one także potrzeby moich partnerów w obrocie gospodarczym.
Dzięki Comarch EDI masz możliwość zachowania walidacji procesów wielodokumentowych, dzięki czemu będziesz mieć pewność, że wszystkie wymagane informacje znajdą się na fakturze – nawet jeśli KSeF ich nie wymaga.
Chcę mieć w dowolnym momencie dostęp do repozytorium dokumentów, z którego będę mógł pobrać fakturę uprzednio wystawioną w ramach KSeF. Chcę też móc w każdej chwili zapoznać się z historią jej statusów.
Aplikacja Comarch EDI daje możliwość przechowywania faktur w formacie KSeF XML wraz z ich historią statusów, numerem identyfikującym fakturę oraz UPO.
Zależy mi na tym, aby systemem wysyłania i odbierania faktur zajmowali się wysoce wykwalifikowani specjaliści z wieloletnim doświadczeniem, uwzględniającym również korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur.
Comarch ma wieloletnie doświadczenie w obsłudze wymiany dokumentów elektronicznych, w tym w zarządzaniu procesami wysyłania i odbierania faktur do/z instytucji rządowych w wielu różnych krajach na świecie. Na bieżąco śledzimy też temat Krajowego Systemu e-Faktur i jego wdrażania w Polsce.
W momencie uruchomienia Krajowego Systemu e-Faktur w Polsce użytkownicy Comarch EDI będą mogli zdecydować się na jeden z dwóch modeli łączących nasze rozwiązanie z platformą rządową. Pierwszy z nich wiąże się z wymianą e-faktur wraz z walidacją podstawową (sprawdzenie zgodności faktur z KSeF). Drugi model zawiera w sobie dodatkowo tzw. walidację biznesową wymaganą przez kontrahenta. Szczegółowe schematy obydwu modeli znajdziesz w informacjach zawartcyh pod poniższymi linkami.
Schemat Wysłania Faktury do KSeF po Dokonaniu Walidacji „Prefaktury”
Definicja faktury ustrukturyzowanej została zawarta w opisie przyjętej przez sejm Ustawy z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw. Mówi o tym, że jest ona: „(...) wystawiana i otrzymywana przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego (…)”.
Ma format xml zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury (FA_VAT). Stanowi więc ona trzeci rodzaj faktury obok faktury papierowej i elektronicznej. Sporządzana jest w ramach Krajowego Systemu e-Faktur i oznaczana numerem identyfikującym tę fakturę w systemie.
Ustrukturyzowane faktury elektroniczne będą tworzone według wzorca, na bazie struktury logicznej przedstawionej przez Ministerstwo Finansów.
Dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur może uzyskać podatnik, osoba fizyczna uprawniona, podmiot uprawniony lub podmioty, o których mowa w art. 106c wyżej wymienionej ustawy, jeśli posiadają uprawnienie do wystawiania i udostępniania faktur ustrukturyzowanych.
Ustawodawca przewiduje możliwość sporządzania takiej faktury w KSeF bezpośrednio (tj. za pośrednictwem interfejsu webowego KSeF) lub w systemie finansowo-księgowym podatnika, zgodnie z opublikowanym wzorem ustrukturyzowanej faktury elektronicznej.
W przypadku wystawiania faktur w systemie finansowo-księgowym podatnika – takim jak Comarch EDI – dokumenty powinny zostać dostarczone do KSeF za pośrednictwem zdefiniowanego połączenia, np. via EDI do API KSeF.
Jako globalny dostawca systemów i usług służących do wymiany dokumentów elektronicznych między partnerami biznesowymi, Comarch ma bogate doświadczenie w zakresie optymalizacji procesów zobowiązań (AP) i należności (AR).
Od lat pomagamy firmom z wielu różnych branż operujących zarówno w krajach, w których e-fakturowanie stało się częściowo lub w pełni obowiązkowe (takich jak Francja, Hiszpania, Niemcy, Turcja oraz Włochy), jak i tych, gdzie taki obowiązek zostanie dopiero wprowadzony (np. w Polsce, gdzie wg zapowiedzi Ministerstwa Finansów mechanizm e-fakturowania ma bazować na rozwiązaniu włoskim).
Nieustannie monitorujemy również wszelkie zmiany przepisów dot. e-fakturowania na całym świecie, dostosowując nasze rozwiązania i usługi tak, aby były one w pełni zgodne z najnowszymi regulacjami.
KSeF to Krajowy System Faktur wprowadzony Ustawą z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku towarów i usług oraz niektórych innych ustaw. System ma umożliwiać wystawianie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych.
Zgodnie z informacjami dostępnymi na stronie Ministerstwa Finansów wprowadzenie obligatoryjności KSeF planowane jest na rok 2024. Z decyzji Komisji Europejskiej wynika, że korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur będzie mogło stać się obowiązkowe w Polsce od 01.01.2024r.
KSeF obejmie wszystkie przedsiębiorstwa w Polsce, tzn. przedsiębiorców będących czynnymi podatnikami VAT, przedsiębiorców zwolnionych z VAT, podatników zidentyfikowanych w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, którzy posiadają polski identyfikator podatkowy NIP.
Zalety korzystania przez podatnika z KSeF to przede wszystkim ułatwienia w rozliczaniu faktur korygujących ustrukturyzowanych, zwolnienie z obowiązku udostępniania faktur w formacie JPK, zwrot podatku VAT we wcześniejszym terminie, archiwizacja faktur w KSeF przez 10 lat.
Kliknij przycisk obok, aby nawiązać kontakt z jednym z naszych ekspertów