Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Krajowy System e-Faktur (KSeF): finanse firmy pod kontrolą!

KSeF to system dobrowolny, ale ma stać się obowiązkowy. Pozwala ustrukturyzować swoje faktury i zadbać o finanse. Jak działa Krajowy System e-Faktur?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) dla przedsiębiorców
– czy jest obowiązkowy i jakie daje korzyści?

Czym jest i jak działa Krajowy System e-Faktur (KSeF)?

Krajowy System e-Faktur (w skrócie: KSeF) jest systemem teleinformatycznym służącym do wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych (dalej: faktur). Wykorzystywany jest on również do oznaczania ich numerem identyfikującym przydzielonym przez sam program oraz weryfikowania zgodności faktur z określonym wzorem. 

Zobacz infografikę o KSeF

Czym jest KSeF (Krajowy System e-Faktur)

Wystawianie e-faktur
dobrowolne czy obowiązkowe dla przedsiębiorców?

Od 1 stycznia 2022 roku system ten został wprowadzony w Polsce jako rozwiązanie dobrowolne. Ministerstwo Finansów opublikowało jednak informację, że będzie dążyć do tego, aby już od 1 stycznia 2024 roku (po uzyskaniu decyzji derogacyjnej Komisji Europejskiej) wdrożenie KSeF stało się rozwiązaniem obligatoryjnym, a elektroniczne fakturowanie było obowiązkowe dla wszystkich podmiotów. 

Polska staje się więc kolejnym krajem należącym do Unii Europejskiej (po Hiszpanii, Portugalii i Włoszech), który decyduje się na zmianę modelu procesowania faktur elektronicznych z tzw. modelu post-audit na model clearance

Jak procedowano projekt ustawy o KSeF? 

Krajowy System e-Faktur (KSeF) - terminy

Przygotuj swoją firmę na korzystanie z KSeF - terminy

Jak wystawić fakturę w modelu post-audit, a jak w clearance? Różnice 

Zasadniczo istnieją dwa globalne modele e-fakturowania. Model post-audit daje możliwość wysyłania i odbierania faktur w sposób swobodny, ale nakłada obowiązek udowodnienia ich poprawności przez 10 lat – poprzez wdrożenie różnych form dokumentowania. Z kolei bardziej nowoczesny model clearance zobowiązuje przedsiębiorcę do wdrożenia e-faktur, które będą zgodne z wymogami technicznymi rządu danego kraju. W tym systemie organy podatkowe sprawdzają poprawność danych z faktur w czasie rzeczywistym. 

Czy system KSeF jest przeznaczony tylko dla podatników VAT?

Program pilotażowy, który został przygotowany przed wdrożeniem KSeF, obejmował tylko podatników. Trwał on od października do grudnia 2021 roku. Obecnie jednak przystąpienie do Krajowego Systemu e-Faktur jest możliwe w wypadku:

  • przedsiębiorców zarejestrowanych jako czynni podatnicy podatku VAT;
  • polskich firm zwolnionych z podatku VAT;
  • podatników zidentyfikowanych w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, mających identyfikator podatkowy NIP.

Powyższe podmioty mają prawo dobrowolnie przystąpić do KSeF w roku 2022 i 2023. Natomiast od 2024 r. – jak już wspomnieliśmy – może to być dla nich obowiązkowe. 

Uzyskaj pełną zgodność z KSeF za pomocą elektronicznej platformy Comarch EDI!

Comarch – jako operator elektronicznej wymiany dokumentów (w tym także e-faktur) – na bieżąco monitoruje zmiany legislacyjne w polskim prawie. Od samego początku jesteśmy aktywnie zaangażowani w projekt KSeF. Bierzemy udział w spotkaniach, podczas których omawiane są m.in. szczegóły techniczne systemu, specyfikacja faktury ustrukturyzowanej, jak również dokumentacja API. 

Aby spełnić zapotrzebowanie naszych klientów, podjęliśmy decyzję o integracji z KSeF naszej platformy Comarch EDI. Oznacza to, że użytkownicy mogą ją wykorzystać do tego, by przesyłać e-faktury do KSeF i odbierać je z systemu. Wdrożenie Comarch EDI w swojej firmie zapewnia pełną zgodność z najnowszymi regulacjami prawnymi, jak i transparentność przepływu wszystkich faktur oraz ich statusów. 

Dowiedz się więcej o Comarch EDI

Korzystanie z KSeF po wdrożeniu Comarch EDI
– testuj, jak fakturować!  📃

Sprawdź, jak wygląda rejestracja faktur w Krajowym Systemie e-Faktur za pomocą naszego rozwiązania. Testy mogą przeprowadzić zarówno nowi, jak i obecni klienci Comarch EDI.

Nie jesteś jeszcze naszym klientem?

Podaj nam swój adres e-mail i zarejestruj się na demo.
Następnie otrzymasz od nas dane dostępowe.

Chcę zarejestrować się na demo

Jesteś już klientem Comarch EDI?

Przejdź na naszą specjalną stronę
i postępuj zgodnie z instrukcjami.

Jestem klientem platformy EDI i chcę skorzystać z demo

Wyzwania i korzyści związane z KSeF i integracją z Comarch EDI

  • Wyzwanie 1#

    Wszystkie faktury muszą mieć formę faktury ustrukturyzowanej zgodną z KSeF.

    Benefit

    Comarch EDI zajmie się dostosowaniem formatu, w jakim wysyłasz swoje faktury, do wymogów zdefiniowanych przez specyfikację KSeF. Nie stracisz więc czasu na samodzielne dostosowywanie każdej wysyłanej przez siebie faktury, czy obciążania tym zadaniem księgowej lub księgowego. 

  • Wyzwanie 2#

    Moi klienci i dostawcy mają różne wymogi dotyczące informacji zawartych na fakturach. Nie wystarcza mi sama weryfikacja tego, czy wymieniane przeze mnie faktury spełniają wymogi specyfikacji KSeF. Ważne jest dla mnie również zapewnienie walidacji biznesowej, aby spełniały one także potrzeby moich partnerów w obrocie gospodarczym.

    Benefit

    Dzięki Comarch EDI masz możliwość zachowania walidacji procesów wielodokumentowych, dzięki czemu będziesz mieć pewność, że wszystkie wymagane informacje znajdą się na fakturze – nawet jeśli KSeF ich nie wymaga.

  • Wyzwanie 3#

    Chcę mieć w dowolnym momencie dostęp do repozytorium dokumentów, z którego będę mógł pobrać fakturę uprzednio wystawioną w ramach KSeF. Chcę też móc w każdej chwili zapoznać się z historią jej statusów. 

    Benefit

    Aplikacja Comarch EDI daje możliwość przechowywania faktur w formacie KSeF XML wraz z ich historią statusów, numerem identyfikującym fakturę oraz UPO. 

  • Wyzwanie 4#

    Zależy mi na tym, aby systemem wysyłania i odbierania faktur zajmowali się wysoce wykwalifikowani specjaliści z wieloletnim doświadczeniem, uwzględniającym również korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur.

    Benefit

    Comarch ma wieloletnie doświadczenie w obsłudze wymiany dokumentów elektronicznych, w tym w zarządzaniu procesami wysyłania i odbierania faktur do/z instytucji rządowych w wielu różnych krajach na świecie. Na bieżąco śledzimy też temat Krajowego Systemu e-Faktur i jego wdrażania w Polsce. 

    Jak wygląda integracja platformy EDI z KSeF?

    Jak wygląda integracja EDI z KSeF?

    Jakie są modele integracji?

    W momencie uruchomienia Krajowego Systemu e-Faktur w Polsce użytkownicy Comarch EDI będą mogli zdecydować się na jeden z dwóch modeli łączących nasze rozwiązanie z platformą rządową. Pierwszy z nich wiąże się z wymianą e-faktur wraz z walidacją podstawową (sprawdzenie zgodności faktur z KSeF). Drugi model zawiera w sobie dodatkowo tzw. walidację biznesową wymaganą przez kontrahenta. Szczegółowe schematy obydwu modeli znajdziesz w informacjach zawartcyh pod poniższymi linkami.

    Schemat Modelu Ogólnego

    Schemat Wysłania Faktury do KSeF po Dokonaniu Walidacji „Prefaktury”

    Czym jest faktura ustrukturyzowana

    Definicja faktury ustrukturyzowanej została zawarta w opisie przyjętej przez sejm Ustawy z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw. Mówi o tym, że jest ona: „(...) wystawiana i otrzymywana przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego (…)”.

    Ma format xml zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury (FA_VAT). Stanowi więc ona trzeci rodzaj faktury obok faktury papierowej i elektronicznej. Sporządzana jest w ramach Krajowego Systemu e-Faktur i oznaczana numerem identyfikującym tę fakturę w systemie.

    Ustrukturyzowane faktury elektroniczne będą tworzone według wzorca, na bazie struktury logicznej przedstawionej przez Ministerstwo Finansów.

    Czym jest faktura ustrukturyzowana

    E-faktury i KSeF – jak to działa?

    Dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur może uzyskać podatnik, osoba fizyczna uprawniona, podmiot uprawniony lub podmioty, o których mowa w art. 106c wyżej wymienionej ustawy, jeśli posiadają uprawnienie do wystawiania i udostępniania faktur ustrukturyzowanych.

    Ustawodawca przewiduje możliwość sporządzania takiej faktury w KSeF bezpośrednio (tj. za pośrednictwem interfejsu webowego KSeF) lub w systemie finansowo-księgowym podatnika, zgodnie z opublikowanym wzorem ustrukturyzowanej faktury elektronicznej.

    W przypadku wystawiania faktur w systemie finansowo-księgowym podatnika – takim jak Comarch EDI – dokumenty powinny zostać dostarczone do KSeF za pośrednictwem zdefiniowanego połączenia, np. via EDI do API KSeF.

    Jak ma działać KSeF?

    Globalne doświadczenie w zakresie e-fakturowania

    Jako globalny dostawca systemów i usług służących do wymiany dokumentów elektronicznych między partnerami biznesowymi, Comarch ma bogate doświadczenie w zakresie optymalizacji procesów zobowiązań (AP) i należności (AR)

    Od lat pomagamy firmom z wielu różnych branż operujących zarówno w krajach, w których e-fakturowanie stało się częściowo lub w pełni obowiązkowe (takich jak Francja, Hiszpania, Niemcy, Turcja oraz Włochy), jak i tych, gdzie taki obowiązek zostanie dopiero wprowadzony (np. w Polsce, gdzie wg zapowiedzi Ministerstwa Finansów mechanizm e-fakturowania ma bazować na rozwiązaniu włoskim). 

    Nieustannie monitorujemy również wszelkie zmiany przepisów dot. e-fakturowania na całym świecie, dostosowując nasze rozwiązania i usługi tak, aby były one w pełni zgodne z najnowszymi regulacjami.  

    Globalne doświadczenie w zakresie e-fakturowania

    Najczęściej Zadawane Pytania dotyczące KSeF

    Chcesz uzyskać więcej informacji o KSeF, ustrukturyzowanej fakturze elektronicznej i Comarch EDI?

    Kliknij przycisk obok, aby nawiązać kontakt z jednym z naszych ekspertów 

    Nasi Klienci