Krajowy System e-Faktur (KSeF): finanse firmy pod kontrolą!
KSeF to system dobrowolny, ale ma stać się obowiązkowy. Pozwala ustrukturyzować swoje faktury i zadbać o finanse. Jak działa Krajowy System e-Faktur?
Krajowy System e-Faktur (KSeF): finanse firmy pod kontrolą!
KSeF to system dobrowolny, ale ma stać się obowiązkowy. Pozwala ustrukturyzować swoje faktury i zadbać o finanse. Jak działa Krajowy System e-Faktur?
Krajowy System e-Faktur (w skrócie: KSeF) jest systemem teleinformatycznym służącym do wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych (dalej: faktur). Wykorzystywany jest on również do oznaczania ich numerem identyfikującym przydzielonym przez sam program oraz weryfikowania zgodności faktur z określonym wzorem.
Comarch – jako operator elektronicznej wymiany dokumentów (w tym także e-faktur) – na bieżąco monitoruje zmiany legislacyjne w polskim prawie. Od samego początku jesteśmy aktywnie zaangażowani w projekt KSeF. Bierzemy udział w spotkaniach, podczas których omawiane są m.in. szczegóły techniczne systemu, specyfikacja faktury ustrukturyzowanej, jak również dokumentacja API.
Aby spełnić zapotrzebowanie naszych klientów, podjęliśmy decyzję o integracji z KSeF naszej platformy Comarch EDI. Oznacza to, że użytkownicy mogą ją wykorzystać do tego, by przesyłać e-faktury do KSeF i odbierać je z systemu. Wdrożenie Comarch EDI w swojej firmie zapewnia pełną zgodność z najnowszymi regulacjami prawnymi, jak i transparentność przepływu wszystkich faktur oraz ich statusów.
Wszystkie faktury muszą mieć formę faktury ustrukturyzowanej zgodną z KSeF.
Comarch EDI zajmie się dostosowaniem formatu, w jakim wysyłasz swoje faktury, do wymogów zdefiniowanych przez specyfikację KSeF. Nie stracisz więc czasu na samodzielne dostosowywanie każdej wysyłanej przez siebie faktury, czy obciążania tym zadaniem księgowej lub księgowego.
Moi klienci i dostawcy mają różne wymogi dotyczące informacji zawartych na fakturach. Nie wystarcza mi sama weryfikacja tego, czy wymieniane przeze mnie faktury spełniają wymogi specyfikacji KSeF. Ważne jest dla mnie również zapewnienie walidacji biznesowej, aby spełniały one także potrzeby moich partnerów w obrocie gospodarczym.
Dzięki Comarch EDI masz możliwość zachowania walidacji procesów wielodokumentowych, dzięki czemu będziesz mieć pewność, że wszystkie wymagane informacje znajdą się na fakturze – nawet jeśli KSeF ich nie wymaga.
Chcę mieć w dowolnym momencie dostęp do repozytorium dokumentów, z którego będę mógł pobrać fakturę uprzednio wystawioną w ramach KSeF. Chcę też móc w każdej chwili zapoznać się z historią jej statusów.
Aplikacja Comarch EDI daje możliwość przechowywania faktur w formacie KSeF XML wraz z ich historią statusów, numerem identyfikującym fakturę oraz UPO.
Zależy mi na tym, aby systemem wysyłania i odbierania faktur zajmowali się wysoce wykwalifikowani specjaliści z wieloletnim doświadczeniem, uwzględniającym również korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur.
Comarch ma wieloletnie doświadczenie w obsłudze wymiany dokumentów elektronicznych, w tym w zarządzaniu procesami wysyłania i odbierania faktur do/z instytucji rządowych w wielu różnych krajach na świecie. Na bieżąco śledzimy też temat Krajowego Systemu e-Faktur i jego wdrażania w Polsce.
Definicja faktury ustrukturyzowanej została zawarta w opisie przyjętej przez sejm Ustawy z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw. Mówi o tym, że jest ona: „(...) wystawiana i otrzymywana przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego (…)”.
Ma format xml zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury (FA_VAT). Stanowi więc ona trzeci rodzaj faktury obok faktury papierowej i elektronicznej. Sporządzana jest w ramach Krajowego Systemu e-Faktur i oznaczana numerem identyfikującym tę fakturę w systemie.
Ustrukturyzowane faktury elektroniczne będą tworzone według wzorca, na bazie struktury logicznej przedstawionej przez Ministerstwo Finansów.
Dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur może uzyskać podatnik, osoba fizyczna uprawniona, podmiot uprawniony lub podmioty, o których mowa w art. 106c wyżej wymienionej ustawy, jeśli posiadają uprawnienie do wystawiania i udostępniania faktur ustrukturyzowanych.
Ustawodawca przewiduje możliwość sporządzania takiej faktury w KSeF bezpośrednio (tj. za pośrednictwem interfejsu webowego KSeF) lub w systemie finansowo-księgowym podatnika, zgodnie z opublikowanym wzorem ustrukturyzowanej faktury elektronicznej.
W przypadku wystawiania faktur w systemie finansowo-księgowym podatnika – takim jak Comarch EDI – dokumenty powinny zostać dostarczone do KSeF za pośrednictwem zdefiniowanego połączenia, np. via EDI do API KSeF.
Jako globalny dostawca systemów i usług służących do wymiany dokumentów elektronicznych między partnerami biznesowymi, Comarch ma bogate doświadczenie w zakresie optymalizacji procesów zobowiązań (AP) i należności (AR).
Od lat pomagamy firmom z wielu różnych branż operujących zarówno w krajach, w których e-fakturowanie stało się częściowo lub w pełni obowiązkowe (takich jak Francja, Hiszpania, Niemcy, Turcja oraz Włochy), jak i tych, gdzie taki obowiązek zostanie dopiero wprowadzony (np. w Polsce, gdzie wg zapowiedzi Ministerstwa Finansów mechanizm e-fakturowania ma bazować na rozwiązaniu włoskim).
Nieustannie monitorujemy również wszelkie zmiany przepisów dot. e-fakturowania na całym świecie, dostosowując nasze rozwiązania i usługi tak, aby były one w pełni zgodne z najnowszymi regulacjami.
