Wdrożenie KSeF w firmie
Nowe zasady fakturowania to prawdziwa rewolucja dla przedsiębiorcy w Polsce, zwłaszcza w średnich i dużych firmach, które codziennie przeprowadzają dziesiątki transakcji i skomplikowanych procesów.
Często w takich przedsiębiorstwach korzysta się również z dodatkowych narzędzi do obiegu dokumentów, co dodatkowo utrudnia przygotowania do nadchodzącego obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.
1. Określenie źródeł faktur sprzedażowych
Sprawdź, czy Twój system finansowo-księgowy obsługuje strukturę FA(3) – jedyny format akceptowany przez KSeF od 1 lutego 2026 r. Wcześniejsza struktura FA(2) nie jest już przyjmowana. FA(3) wymaga 37 pól obowiązkowych (o 11 więcej niż FA(2)) i wprowadza m.in. obowiązkowy kod PKWiU dla towarów. Upewnij się, że oprogramowanie generuje faktury zgodne z nowym schematem.
Zwróć uwagę m.in. na:
- rodzaje dokumentów wystawianych w firmie,
- sposób wystawiania faktur,
- informacje zamieszczane na fakturach,
- załączniki przesyłane wraz z fakturami.
2. Analiza procesowania faktur zakupowych
Ustal, jak rejestruje się w firmie faktury zakupowe i czy wykorzystywane jest do tego oprogramowanie do obiegu dokumentów, czy OCR. To ważne, aby później poprawnie zaimportować dane z faktur z KSeF. Ponadto zdefiniuj proces akceptacji, opisu i płatności faktur zakupowych.
3. Optymalizacja zasad współpracy z kontrahentami
Obowiązkowy model KSeF wymaga stałej weryfikacji zapisów w regulaminach i umowach z partnerami biznesowymi. Należy na bieżąco kontrolować zapotrzebowanie kontrahentów na informacje fakultatywne, które mogą nie mieścić się w standardowej strukturze faktury ustrukturyzowanej. W takich przypadkach kluczowe jest utrzymanie sprawnych kanałów komunikacji pozasystemowej, zapewniających dostarczenie niezbędnych danych uzupełniających poza systemem KSeF.
4. Opracowanie procedur firmowych
System teleinformatyczny Ministerstwa Finansów może przechodzić awarię lub być niedostępny. Na wypadek tych sytuacji trzeba pamiętać o terminach wysyłki faktur ustrukturyzowanych do KSeF, a także wyznaczyć pracowników odpowiedzialnych za wysyłkę. Warto na bieżąco śledzić powiadomienia z Krajowego Systemu e-Faktur o przewidywanej niedostępności, awariach oraz czasie usunięcia usterki.
KSeF przewiduje kilka trybów działania na wypadek problemów z dostępnością systemu, które należy uwzględnić w procedurach:
- Tryb offline24 (dobrowolny): Fakturę wystawioną poza KSeF przesyłasz do systemu najpóźniej następnego dnia roboczego. Wymaga certyfikatu KSeF offline, który warto skonfigurować zawczasu w swoim systemie ERP.
- Awaria KSeF (ogłaszana w BIP MF): Fakturę przesyłasz w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii.
- Awaria całkowita (ogłaszana w mediach): Faktura nie jest dosyłana do KSeF.
Rekomendacja: Skonfiguruj certyfikat KSeF offline w swoim systemie ERP, zanim będzie potrzebny.
5. Nadanie uprawnień do odbierania i wystawiania faktur ustrukturyzowanych pracownikom
Wystawienie oraz odebranie faktury ustrukturyzowanej w KSeF może przeprowadzić wyłącznie osoba do tego uprawniona.
Zarządzanie uprawnieniami w KSeF odbywa się przez API KSeF 2.0 oraz Aplikację Podatnika KSeF 2.0. Uprawnienia nadane wcześniej w KSeF 1.0 lub w Module Certyfikatów i Uprawnień (MCU, działającym do końca stycznia 2026 r.) zostały automatycznie przeniesione do nowej wersji systemu.
Określ, którzy pracownicy i jakie systemy zewnętrzne (np. biuro rachunkowe) potrzebują dostępu, i nadaj im odpowiednie role w KSeF.
6. Wybór odpowiedniego rozwiązania IT
Niezależnie od skali działalności, oprogramowanie Comarch – w tym systemy ERP oraz platformy EDI – zapewnia pełną obsługę wymiany dokumentów z Krajowym Systemem e-Faktur, gwarantując ciągłość i bezpieczeństwo obrotu e-fakturami.
7. Wdrożenie i testy wystawiania faktur
Przygotowanie i wdrożenie komunikacji za pośrednictwem KSeF to kluczowy, ale nie ostatni krok. KSeF jest obowiązkowy od 1 lutego 2026 r. dla największych firm, a od 1 kwietnia 2026 r. dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców. Priorytetem jest natychmiastowa integracja.
Warto wykorzystać pozostały czas na testowanie wybranych rozwiązań IT w praktyce. Pomimo że system jest już obowiązkowy, wypróbowanie wysyłania i odbierania faktur ustrukturyzowanych pozwoli na wykrycie nieprawidłowości i poprawienie procesu fakturowania.
Wymagania techniczne: Upewnij się, że Twój system obsługuje strukturę FA(3) i że masz skonfigurowany certyfikat KSeF. W przypadku systemów Comarch – funkcja KSeF jest gotowa do włączenia.
Kliknij i zobacz nasz artykuł na temat: Jak wystawić faktury w ksef
FAQ:
- 1. Od kiedy wdrożenie KSeF jest obowiązkowe dla mojej firmy?
Harmonogram wdrażania obowiązku KSeF:
- od 1 lutego 2026 r. – system stał się obowiązkowy dla największych podmiotów (przychody powyżej 200 mln zł w 2024 r.);
- od 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek objął zdecydowaną większość pozostałych przedsiębiorców;
- od 1 stycznia 2027 r. – system obejmie najmniejsze firmy (mikroprzedsiębiorców), których miesięczna sprzedaż w 2026 r. nie przekroczyła 10 tys. zł brutto.
- 2. Na czym polega wdrożenie KSeF?
Wdrożenie KSeF polega na dostosowaniu używanego w firmie systemu ERP lub programu do fakturowania do wymagań prawnych i technicznych związanych z Krajowym Systemem e-Faktur. KSeF wprowadza m.in. jednolity standard dla wszystkich faktur elektronicznych i obowiązek przesyłania ich do systemu.
- 3. Ile trwa i jakie są koszty wdrożenia KSeF z Comarch?
Czas i koszt zależą od modelu oprogramowania:
- Systemy chmurowe wdrażane są niemal natychmiast. Funkcje KSeF są włączane automatycznie w ramach aktualizacji. Koszt zazwyczaj wliczony jest w abonament lub wiąże się z niewielką dopłatą za moduł wymiany danych.
- Wdrożenie KSeF w dużych systemach stacjonarnych np. Comarch ERP XL i Enterprise wymaga czasu od kilku tygodni do kilku miesięcy. Jest to związane z przeprowadzeniem analizy przedwdrożeniowej, instalacji oprogramowania na serwerach i testów integracyjnych. Na koszt składa się: zakup licencji/aktualizacji oraz praca konsultantów wdrożeniowych wyceniana godzinowo lub projektowo.
- 4. Czy muszę mieć specjalne oprogramowanie do obsługi KSeF?
Teoretycznie nie, praktycznie tak. Ministerstwo udostępnia darmową Aplikację Podatnika, ale służy ona do ręcznego wystawiania i odbierania faktur. Dla firmy, która wystawia więcej niż kilka faktur miesięcznie, praca bez zintegrowanego oprogramowania komercyjnego oznacza: brak automatyzacji i konieczność podwójnego wprowadzania danych (do KSeF i do księgowości). Choćby z tych powodów warto zainwestować w komercyjne oprogramowanie do KSeF.
- 5. Jakie jest najlepsze oprogramowanie pod KSeF?
Wybór konkretnego programu zależy od wielkości firmy i skali działalności. Systemy Comarch ERP sprawdzą się w małych, średnich, jak i dużych firmach. Z kolei Platforma Comarch EDI dostępna w modelu usługowym odpowiada na potrzeby dużych korporacji i międzynarodowych przedsiębiorstw.
- 6. Jak poradzić sobie z fakturami od kontrahentów zagranicznych?
Faktury od zagranicznych kontrahentów będą poza systemem KSeF i w tym przypadku należy obsługiwać je tak samo, jak do tej pory.
- 7. Co się stanie, jeśli nie wdrożę KSeF na czas?
W 2026 r. obowiązuje okres ochronny – brak kar administracyjnych za błędy związane z KSeF (potwierdzone przez Szefa KAS). Nie oznacza to jednak pełnej bezkarności: odpowiedzialność karnoskarbowa za rażące naruszenia jest możliwa już teraz.
Od 1 stycznia 2027 r. wchodzą pełne sankcje administracyjne: do 100% kwoty VAT wykazanego na fakturze lub 18,7% kwoty brutto w przypadku faktur bez kwoty podatku.
Pamiętaj: faktura niewystawiona w KSeF po upływie obowiązkowego terminu nie jest uznawana za fakturę w rozumieniu przepisów. Kontrahent nie odliczy z niej VAT, a Ty nie będziesz mógł skutecznie dochodzić zapłaty.
- 8. Czy systemy Comarch ERP są gotowe na KSeF?
Tak. Comarch uczestniczył w pilotażach KSeF od samego początku. Wszystkie systemy ERP i EDI mają gotowe, przetestowane i działające moduły KSeF, które są na bieżąco aktualizowane zgodnie ze zmianami w strukturach logicznych (schemach) publikowanych przez Ministerstwo.
- 9. Czy istnieją szkolenia na temat KSeF?
Tak. Przedsiębiorcy i księgowi mogą skorzystać np. z darmowych webinarów przygotowanych przez Ministerstwo Finansów i webinarów zrealizowanych w ramach Akademii KSeF z Comarch. Comarch również organizuje webinary i szkolenia z KSeF dla użytkowników poszczególnych systemów ERP.