Nowe zasady fakturowania to prawdziwa rewolucja dla przedsiębiorcy w Polsce, zwłaszcza w średnich i dużych firmach, które codziennie przeprowadzają dziesiątki transakcji i skomplikowanych procesów.
Często w takich przedsiębiorstwach korzysta się również z dodatkowych narzędzi do obiegu dokumentów, co dodatkowo utrudnia przygotowania do nadchodzącego obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.
Sprawdź, czy system finansowo-księgowy jest zgodny z wymaganiami KSeF. Dzięki temu rozpoczniesz analizę, jak zintegrować nowy system rządowy z procedurami i oprogramowaniem w użyciu.
Zwróć uwagę m.in. na:
Ustal, jak rejestruje się w firmie faktury zakupowe i czy wykorzystuje się do tego oprogramowanie do obiegu dokumentów czy OCR. To ważne, aby później poprawnie zaimportować dane z faktur z KSeF. Ponadto zdefiniuj proces akceptacji, opisu i płatności faktur zakupowych.
Przygotowania do obsługi KSeF to doskonały moment na dostosowanie regulaminów i umów z kontrahentami. Sprawdź, czy partnerzy biznesowi nie potrzebują dodatkowych informacji fakultatywnych z perspektywy faktury ustrukturyzowanej albo takich, które nie znajdą się w strukturze e-faktury KSeF. W takiej sytuacji trzeba ustalić, jak te dane będą przekazywane kontrahentowi po wejściu obowiązkowego KSeF.
System teleinformatyczny Ministerstwa Finansów może przechodzić awarię lub być niedostępny. Na wypadek tych sytuacji trzeba pamiętać o terminach wysyłki faktur ustrukturyzowanych do KSeF, a także wyznaczyć pracowników odpowiedzialnych za wysyłkę. Warto na bieżąco śledzić powiadomienia z Krajowego Systemu e-Faktur o przewidywanej niedostępności, awariach oraz czasie usunięcia usterki.
Wystawienie oraz odebranie faktury ustrukturyzowanej w KSeF może przeprowadzić wyłącznie osoba do tego uprawniona. Ministerstwo Finansów jest w trakcie przygotowania kilku opcji uprawnień – zapoznaj się z nimi i przemyśl, które z nich będą potrzebne pracownikom lub biuru rachunkowemu.
Powyższa analiza pozwoli Ci określić, jak skomplikowane będzie wdrożenie KSeF w Twojej firmie. Niezależnie od wielkości przedsiębiorstwa, oprogramowanie do faktur i systemy ERP oraz EDI od Comarch posiadają już funkcjonalności umożliwiającę wymianę e-faktur z KSeF.
Obydwa rozwiązania są elastyczne, pozwalają na dopasowanie do wielu procesów wykorzystywanych już w przedsiębiorstwie i umożliwiają dodanie nadprogramowych funkcjonalności.
Przygotowanie i wdrożenie komunikacji z KSeF to nie wszystko – skorzystaj z wydłużonego okresu, zanim KSeF stanie się obowiązkowy, testując wybrane rozwiązania IT. Z Krajowego Systemu e-Faktur można korzystać dobrowolnie, zatem warto wypróbować wysyłanie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych. W razie nieprawidłowości wciąż możesz przyjrzeć się bliżej procesowi fakturowania i poprawić go, bez obaw o kosztowne kary.