ERP
Kontakt

Elektroniczny obieg dokumentów

Dokumenty oraz ich przetwarzanie, niezależnie od wielkości przedsiębiorstwa, to ważny obszar operacyjny we współczesnej firmie. Każde przedsiebiorstwo posiada jakiś sposób na obieg dokumentów jednak jeszcze nie we wszystkich odbywa się on w oparciu o narzędzie IT. Elektroniczny obieg dokumentów to system zarządzania dokumentami i przetwarzania ich w formie cyfrowej, który pozwala na usprawnienie codziennej pracy w Twojej firmie.

Dowiedz się jak umożliwia on automatyzację procesów związanych z tworzeniem, udostępnianiem, przechowywaniem i archiwizacją dokumentacji biznesowej

Zobacz demoPoznaj ceny

Wyzwania pracy z dokumentami

W każdej firmie mamy do czynienia z wieloma dokumentami, które muszą zostać uzupełnione czy zaakceptowane przez szereg osób na różnych szczeblach organizacji.

W przypadku tradycyjnego, papierowego obiegu dany dokument jest drukowany, uzupełniany, a następnie fizycznie przekazywany do kolejnych osób w procesie. Często też wymagane są dodatkowe ustalenia, które odbywają się jeszcze innymi kanałami tj. drogą mailową czy telefoniczną. Praca w takim podejściu zajmuje dużo czasu, wymaga osobistego kontaktu poszczególnych osób, a także może powodować problemy komunikacyjne w kontekście finalnych ustaleń, czy nawet zagubienie dokumentów.

Elektroniczny system obiegu dokumentów

Odpowiedzią na te problemy jest Elektroniczny Obieg Dokumentów (EOD), czyli narzędzie, które digitalizuje cały proces, od zarejestrowania dokumentu, poprzez jego opisanie i akceptację, a kończąc na jego archiwizacji. Najistotniejsza jest tu kwestia samego procesu, gdyż zeskanowanie dokumentu i przechowanie go na dysku czy w specjalistycznym systemie to tylko cyfryzacja, a nie elektroniczny obieg dokumentu.

Elektroniczny obieg dokumentów w praktyce

Działanie i potencjalne korzyści z wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów najprościej przedstawić na przykładzie. Jednym z najczęściej digitalizowanych procesów w firmach jest proces zakupowy i obieg faktur kosztowych tj. przejście od wniosku pracownika do zarchiwizowania faktury. Najczęściej mamy tu do czynienia z dwoma lub więcej dokumentami: wniosek kosztowy (zwany także zapotrzebowaniem) oraz fakturą od dostawcy. 

Tradycyjny obieg dokumentów

Elektroniczny obieg dokumentów

1. Pracownik wyszukuje i drukuje odpowiedni formularz (np. wniosek kosztowy).1. Pracownik loguje się do systemu i wybiera odpowiedni obieg tj. wniosek kosztowy.
2. Formularz jest uzupełniany przez pracownika, a wszelkie pytania i niejasności są wyjaśniane osobiście, telefonicznie lub mailowo.2. Pracownik wypełnia elektroniczny formularz, który może wymagać uzupełnienia określonych pól.
3. Uzupełniony i podpisany formularz jest przekazywany osobiście do przełożonego.3. Pracownik przesyła uzupełniony wniosek jednym kliknięciem do przełożonego lub osoby odpowiedzialnej.
4. Przełożony sprawdza wniosek i podpisuje go.4. Przełożony weryfikuje wniosek i przekazuje go dalej w systemie, a system automatycznie weryfikuje firmowe procedury i przekazuje dokument do kadry wyższego szczebla.
5. Pracownik sprawdza firmowe procedury, identyfikuje dodatkowe wymagane zgody i udaje się z dokumentem do osoby z wyższego szczebla w celu uzyskania akceptacji.5. Kadra zarządcza akceptuje wniosek, co automatycznie przekazuje go do działu zakupów.
6. Osoba z wyższego szczebla akceptuje dokument, podpisuje go i zwraca do pracownika.6. Dział zakupów otrzymuje gotowy, uzupełniony i podpisany wniosek w systemie, na podstawie którego tworzy zamówienie do dostawcy.
7. Pracownik składa podpisany dokument w dziale zakupów w celu złożenia zamówienia.7. Do firmy drogą mailową wpływa faktura za zakup wnioskowanego sprzętu.
8. Dział zakupów tworzy zamówienie u dostawcy.8. System EOD przetwarza fakturę, tworząc dokument z uzupełnionymi informacjami (funkcja OCR).
9. Faktura za zakupiony sprzęt jest przesyłana drogą mailową.9. Pracownik weryfikuje fakturę i przekazuje dokument do kolejnych osób w systemie.
10. Recepcja potwierdza otrzymanie faktury i prosi pracownika o jej odbiór.10. Dokument automatycznie trafia do działu księgowego, a po weryfikacji poprawności merytorycznej przenoszony jest do modułu księgowego.
11. Faktura jest drukowana przez recepcję i przekazywana pracownikowi.11. Elektroniczny obieg dokumentu kończy się elektroniczną archiwizacją dokumentu.
12. Pracownik opisuje fakturę na odwrocie, uzupełniając informacje o dziale i zamówieniu.12. To koniec! Elektroniczny obieg oszczędzi Ci sporo czasu i energii
13. Pracownik przekazuje fakturę kierownikowi w celu uzyskania akceptacji.
14. Kierownik podpisuje fakturę i zwraca ją pracownikowi.
15. Pracownik odbiera dokument i przekazuje go do kadry zarządczej.
16. Kadra zarządcza podpisuje fakturę i zwraca ją pracownikowi.
17. Pracownik odbiera dokument i przekazuje go do działu księgowości.
18. Dział księgowości weryfikuje uzupełnienie danych i wprowadza je do modułu księgowego na podstawie papierowego dokumentu.
19. Dokument jest archiwizowany i umieszczany w odpowiedniej teczce w papierowym archiwum dokumentów.

System elektronicznego obiegu dokumentów to:

Redukcja kosztów

Łatwiekszy dostęp do dokumentów

Oszczędność czasu

Brak zagubionych dokumentów

Większa efektywność pracy

Umożliwienie pracy zdalnej

Kontrola nad procesami

Zwiększone bezpieczeństwo danych

Elektroniczny obieg dokumentów w Twojej firmie: Comarch DMS

System Comarch DMS (z ang. Document Management System) to rozwiązanie, które w łatwy sposób pozwala na digitalizację obiegu dowolnego typu dokumentu. Dzięki niemu zapomnisz o papierowych dokumentach i podniesiesz efektywność pracy w firmie.

Jako platforma low-code, Comarch DMS zapewnia zaawansowane opcje konfiguracyjne, za pomocą których w łatwy sposób można odzwierciedlić i usprawnić procesy związane z rejestracją, opisem, akceptacją i archiwizacją dokumentów. Niezależnie czy mowa tu o korespondencji przychodzącej i wychodzącej, fakturach kosztowych, umowach czy wnioskach pracowniczych – dzięki Comarch DMS możesz realizować te procesy w wersji elektronicznej również na urządzeniach mobilnych.

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie 

Zdefiniuj cele i korzyści

Podstawowym krokiem jest określenie przedmiotu wdrożenia czyli w tym przypadku procesu. Należy zastanowić się gdzie zastosowanie systemu elektronicznego obiegu dokumentów przyniesie konkretne korzyści biznesowe. Przykładowe cele mogą obejmować poprawę wydajności, skrócenie czasu przetwarzania dokumentów, zmniejszenie kosztów operacyjnych i zwiększenie jakości obsługi klienta.

Analiza aktualnych firmowych procesów

Przed uruchomieniem systemu warto przeanalizować to w jaki sposób wyglądają obecnie procesy w firmie, jakie informacje są przetwarzane i jakie osoby są zaangażowane. W tym miejscu warto z jednej strony zastanowić się jak przenieść obecne procesy do systemu elektronicznego obiegu dokumentów, a z drugiej strony jakie bieżące etapy czy informacje są zbędne lub wymagają znacznego usprawnienia – wdrożenie systemu to idealny czas na wprowadzenie zmian w organizacji. Pozwoli to na usprawnienie procesu zamiast zwykłego przenoszenia go do wersji cyfrowej.

Nie wszystko naraz

Często występującym błędem podczas wdrożeń systemu elektronicznego obiegu dokumentów jest próba uruchomienia wszystkich procesów w jednym momencie. Zdecydowanie bardziej efektywnym podejściem jest analizowanie i uruchamianie poszczególnych obiegów po kolei. Dzięki temu, korzyści z wdrożenia są zauważalne dużo szybciej, wraz z pierwszym procesem, a dodatkowo przy analizie i modelowaniu kolejnych obiegów można wykorzystać doświadczenie z pracy z tymi procesami, które już działają w firmie.

Wybór odpowiedniego partnera i systemu

Najważniejszym elementem wdrożenia jest nie tylko wybór odpowiedniego systemu, który będzie digitalizował firmowe procesy, ale także doświadczonej firmy, która ma odpowiednie doświadczenie, aby dostarczyć rozwiązanie pozwalające osiągnąć oczekiwane cele. Kombinacja tych dwóch czynników to najlepsza recepta na udane wdrożenie. Comarch oferuje sprawdzone narzędzie jakim jest system Comarch DMS, a także własne doświadczenie w zakresie wdrażania systemów oraz największą w kraju sieć Autoryzowanych Partnerów z wieloletnim doświadczeniem.

Zaangażowanie w projekt

Wdrażając system elektronicznego obiegu dokumentów warto pamiętać o tym, że ważne jest również wewnętrzne zaangażowanie w projekt. Etap analizy czy późniejsze testy i szkolenia to kroki, w które są zaangażowani pracownicy, warto więc wygospodarować czas na te działania. Dobrą praktyką jest również  wyznaczenie kierownika projektu, który zna firmę i będzie konsekwentnie dążył do celu. Nowoczesne systemy do zarzadzania procesami i obiegiem dokumentów (platformy low-code) umożliwiają łatwe tworzenie i edycję procesów więc warto rozważyć rozwój systemu w firmie w oparciu o własne zasoby – pracowników.

Czy potrzebna jest specjalna infrastruktura?

W przypadku Comarch DMS sercem systemu jest odpowiedni serwer, który zapewni odpowiednią wydajność. Dzięki odpowiedniej architekturze, nie ma potrzeby aby wymieniać sprzęt u użytkowników końcowych gdyż najważniejsze obliczenia wykonywane są właśnie na serwerze. Warto tu podkreślić, że system DMS jest dostępny aż na 4 platformach (desktop, przeglądarki www, aplikacje iOS i Android), co sprawa, że do obsługi procesów i zarządzania dokumentami wystarczy często dowolne urządzenie z dostępem do internetu. 

Monitorowanie i optymalizacja EOD

Po uruchomieniu poszczególnych obiegów dokumentów warto monitorować jak wygląda bieżąca praca w systemie. Każda firma „żyje” i się zmienia, a system do elektronicznego obiegu dokumentów nie powinien zostawać w tyle. W związku z tym często wdrożone już procesy są poszerzane o nowe informacje czy kroki, których wymaga dana sytuacja biznesowa.

Również występują sytuacje, w których zauważamy, że pewne elementy procesu nie są aż tak kluczowe jak wydawały się być na początku i można je pominąć, usprawniając cały obieg dokumentów. Warto zatem wybrać system, który po pierwotnym wdrożeniu będzie na tyle elastyczny, ze wprowadzanie zmian będzie relatywnie proste i łatwe

pracownik monitoruje procesy i w elektronicznym systemie obiegu dokumentów

Bezpieczeństwo danych

Ze względu na fakt, że w ramach firmowego systemu obiegu dokumentów procesuje się wiele istotnych, często także poufnych informacji, jednym z kluczowych elementów jest zapewnienie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa. Mowa tu zarówno o kwestiach technicznych jak i biznesowych. Elektroniczny obieg dokumentów to system w którym użytkownik posiada pełną kontrolę nad wieloma aspektami dostępu pracowników.

dane w certyfikowanej serwerowni zapewniają bezpieczeństwo elektronicznemu obiegu dokumentów

W Comarch DMS możliwe jest ustawianie dostępów do dokumentów, a nawet poszczególnych etapów danego obiegu dokumentu, dzięki czemu możliwe jest precyzyjne określenie kto będzie miał dostęp do istotnych firmowych danych. System posiada opcję wymuszania ustawienia silnego hasła przez użytkowników, a sam przepływ informacji między komponentami może być dodatkowo szyfrowany (protokół https). Dzięki temu minimalizowane jest ryzyko uzyskania dostępu do informacji przez nieupoważnione osoby.

Dodatkowo możliwe jest rozszerzenie funkcjonalności standardowego modułu obiegu dokumentów o elektroniczne archiwum – moduł Repozytorium. Został on wyposażony w dodatkowe mechanizmy wspierające właściwą i bezpieczną archiwizację (m.in. mechanizm retencji), a także został poddany audytowi, który został zrealizowany przez niezależny, zewnętrzny podmiot – firmę KPMG.

Więcej informacji o module Repozytorium znajdziesz na naszych stronach

System informatyczny z obiegiem dokumentów

Obszar obiegu dokumentów nie jest kompletnie odseparowany od istniejących i działających w firmie systemów. Oczywiste jest to, że rejestracja dokumentów procesowana w obiegu faktura powinna zostać przeniesiona do modułu programu księgowego, a dokument otrzymany mailem powinien uruchomić nowy obieg i zadanie dla konkretnego pracownika. Bez zapewnienia możliwości połączenia elektronicznego obiegu dokumenetów z innymi systemami w firmie, wiele akcji musiałoby być realizowanych dwukrotnie, co przekłada się na niepotrzebne marnowanie czasu czy ewentualne błędy.

W systemie Comarch DMS z jednej strony dostępny jest szereg gotowych, wbudowanych mechanizmów integrujących elektroniczny obieg dokumentów z systemami Comarch ERP: XL, Optima oraz Enterprise, a także dodatkowymi narzędziami jak Comarch OCR, czy skrzynki mailowe. Z drugiej strony otwartość systemu umożliwia łatwe rozszerzenie dostępnego zakresu wymiany danych, a także zintegrowanie systemu z zewnętrznymi narzędziami, zarówno systemami ERP jak i specjalistycznymi, branżowymi rozwiązaniami.

Wymiana danych i funkcjonalności w ramach wdrożenia obejmuje takie elementy jak m.in.:

  • generowanie dokumentów z obiegu dokumentów do systemu ERP (np. eksport faktur kosztowych),
  • praca na tych samych słownikach danych (np. kontrahenci i towary)
  • podgląd dokumentów ERP z poziomu systemu obiegu dokumentów
  • wspólny login użytkownika dla ERP i DMS,
  • dwustronne linkowanie dokumentów (możliwość powiązania dokumentów pomiędzy systemami).

infografika: EOD - elektroniczny obieg jako workflow czesc ekosystemu programów i aplikacji

Elektroniczny obieg dokumentów w firmie

Przetestuj system obiegu dokumentów

Demo Comarch DMS

Reprezentujesz administracje publiczną?

Wypróbuj system do elektronicznego obiegu dokumentów w urzędzie. 

Testuj Comarch EZD

Skontaktuj się z ekspertem Comarch

Określ swoje potrzeby biznesowe. My zaoferujemy Ci opiekę informatyczną i dedykowane rozwiązanie.

Przejdź do formularza