Co to jest system ERP?

Systemy zarządzania firmą maja swoją długą historię.

Pierwsze systemy, które nazwać możemy „przodkami” systemów ERP, powstawały już zaraz po II wojnie światowej. Były to tzw. systemy MRP – czyli planowania potrzeb materiałowych ( z ang. Material Requirements Planning ). Pierwszy z nich opracowany został już w 1964 roku i wdrożony w firmie Black and Decker, a w 1980 dzięki nabierającej tempa komputeryzacji używało ich ok. 8000 firm.

Programy klasy MRP umożliwiały użytkownikom, w oparciu o aktualny stan zapasów i przewidywane dostawy, określić zapotrzebowanie na materiały niezbędne do wykonania produktu ( tzw. BOMy). Jako takie, dotyczyły w zasadzie jedynie wąskiego wycinka rynku – podczas gdy pełnoprawne systemy i oprogramowanie klasy ERP znajdują zastosowanie dosłownie w każdej branży.

Oprogramowanie MRP dynamicznie rozwijało się aż do lat 90., kiedy to komputery o większej mocy obliczeniowej pozwoliły na koordynowanie większej liczby informacji, otwierając tym samym nową możliwość dla firm – całościowe, pełne zarządzanie każdym aspektem przedsiębiorstwa. Właśnie tak bowiem definiuje się oprogramowanie ERP: jako to, które umożliwia zarządzanie każdym aspektem firmy, integrując wszystkie jej działania.

Powszechny dostęp do internetu pozwolił osiągnąć nowy poziom zarządzania w postaci zintegrowanych systemów do zarządzania klasy ERP 4.0. Jesteśmy świadkami rozwoju w kierunku technologii chmurowych, mobilności - aplikacji które już nie pracują na jednej bazie danych ale komunikują się z główną baza danych całego systemu ERP firmy.   

Dzisiejszy system ERP to zazwyczaj nie jedna, a szeroki zestaw wielu wyspecjalizowanych modułów i aplikacji (usług) – stanowiących spójną całość. Jest to ogromny atut zintegrowanego systemu ERP względem kilku mniejszych rozwiązań, które obsługują wyłącznie wybrane fragmenty działalności przedsiębiorstwa.

O sukcesie wdrożenia systemu ERP w przedsiębiorstwie nie decydują jednak (choć oczywiście znacznie go ułatwiają) jego walory funkcjonalne, techniczne ani też profesjonalizm firmy wdrożeniowej. To, czy oprogramowanie spełni pokładane w nim nadzieje, zależy przede wszystkim od jego użytkowników, czyli pracowników naszej firmy. System nielubiany nie będzie bowiem wykorzystywany (a przynajmniej nie będzie wykorzystywany poprawnie), co bezpośrednio przełoży się na jakość gromadzonych w nim danych oraz efekty ich obróbki (np. raporty, zestawienia, analizy).

Najważniejszą cechą współczesnego systemu ERP jest więc jego użyteczność. Oprócz współtworzącej ją sfery funkcjonalnej (oznaczającej, że pracownik otrzymuje dokładnie takie funkcje i moduły jakich potrzebuje w swojej codziennej pracy), bardzo istotna jest tu kwestia interfejsu użytkownika. Im jest on wygodniejszy i bardziej intuicyjny, tym oczywiście lepiej. O jego wysokiej jakości świadczą między innymi:

• Niewielka minimalna liczba kliknięć (2-3) do rozpoczęcia działanie określonej funkcji systemu ERP. W przypadku bardzo rozbudowanych rozwiązań, do jakich należy oprogramowanie ERP, ich najważniejsze, najpopularniejsze opcje udostępniane są użytkownikom w formie wygodnych skrótów, konfigurowalnych widgetów oraz autosugestii.

• Elementy menu są kombinacją linków tekstowych oraz prostych grafik, wyjaśniających zastosowanie każdego z nich.

• Możliwość korzystania ze skrótów klawiaturowych

• Sterowanie systemem możliwe nie tylko za pomocą klawiatury i myszy, ale również przy udziale komend głosowych oraz gestów.

Bardzo istotną cechą nowoczesnego systemu ERP wpływającą na jego użyteczność jest mobilność. W dobie smartfonów i wszechobecnego internetu możliwość korzystania z niego w terenie jest absolutnie niezbędna. Producenci najlepszych systemów ERP mobilność swoich rozwiązań uzyskują m.in. poprzez:

• Rozwijanie ich w oparciu o technologie webowe (nowoczesne systemy ERP dostępne są też jako aplikacje webowe obsługiwane poprzez przeglądarkę internetową) oraz chmurowe. Dzięki temu system ERP dostępny jest w formie usługi niemal na każdym komputerze wyposażonym w przeglądarkę internetową - bez konieczności zakupu dodatkowego sprzętu i instalacji jakiegokolwiek oprogramowania

• Zastosowanie RWD (Responsive Web Design), czyli projektowanie interfejsu użytkownika w taki sposób, aby dostosowywał swój kształt i charakter do rozmiarów i rozdzielczości ekranu, na którym jest aktualnie wyświetlany. Dzięki RWD ta sama aplikacja wygląda i jest obsługiwana nieco inaczej (równie wygodnie) na laptopie, tablecie oraz smartfonie

• Dostosowanie interfejsu użytkownika do możliwości ekranów dotykowych (tak, aby korzystanie z niego było możliwe zarówno za pomocą myszy i klawiatury, jak i panelu dotykowego)

• Udostępnianie natywnych aplikacji mobilnych, umożliwiających korzystanie z najpopularniejszych, wybranych funkcji systemu – jednak w sposób wygodniejszy niż w przypadku responsywnej wersji pełnej aplikacji. Aplikacje mobilne systemu ERP bardzo często wykorzystują ponadto możliwości urządzeń przenośnych, np. GPS (przydatny np. podczas planowania trasy pracowników terenowych). Niektóre z nich potrafią również pracować w trybie offline (np. możliwość zapisania danych klienta i zamówienia bez dostępu do internetu)