Co to jest system ERP?

Dowiedz się czym jest system ERP; jakie ma zalety, jak się go wdraża, obsługuje oraz ile kosztuje.

System ERP (z ang. Enterprise Resources Planning) to oprogramowanie do kompleksowego zarządzania przedsiębiorstwem. Kryjące się w skrócie ERP „planowanie zasobów” obejmuje kontrolę i zarządzanie najważniejszymi zasobami i procesami w niemal każdym obszarze biznesowym firmy: sprzedaż, finanse, księgowość, magazyn, kadry, zaopatrzenie, produkcja itd.

Jego najważniejszym wyróżnikiem jest praca na jednej bazie danych. To oznacza, że dane wprowadzone w jednym obszarze systemu, np. w handlu, są natychmiast widoczne przez innych użytkowników, np. u zarządzajacego produkcją oraz w dziale księgowym czy na magazynie.

Przeczytaj poniższy artykuł z najczęstszymi pytaniami (FAQ) o system ERP w 2023 r.

System ERP usprawnia zarzadzanie kluczowymi zasobami - infografika

Spis treści na stronie

Skąd wziął się system ERP?

System ERP - jego główne obszary biznesowe

Przykład systemu ERP: zobacz jak działa w polskich firmach

TBI Technology zcyfryzował swoją firmę przy użyciu Comarch ERP XL
TBI Technology zcyfryzował swoją firmę przy użyciu Comarch ERP XL

Firma została klientem Comarchu już w roku 2008, zaczynając od użytkowania systemu Comarch ERP Optima. Obecnie firma korzysta z systemu Comarch ERP XL, który obsługuje w firmie takie procesy: zamówienia, produkcja, serwis, procesy kadrowe czy księgowe.

Produkcja w Dragon
Produkcja w Dragon

Zobacz jak Comarch ERP XL sprawdza się w produkcji chemii gospodarczej i budowlanej. System został dostosowany pod szereg indywidualnych wymogów firmy Dragon jak np. integracja z systemem typu Scada.

Browar Błonie  - zarządzanie produkcją i logistyką
Browar Błonie - zarządzanie produkcją i logistyką

Browar Błonie wdrożył system Comarch ERP XL, który cechuje modułowa budowa, dzięki czemu oprogramowanie można dostosować do potrzeb każdej firmy nie tylko produkcyjnej.

NOTI -  Produkcja mebli z systemem ERP
NOTI - Produkcja mebli z systemem ERP

Noti - producent mebli korzysta z systemu Comarch ERP XL. Jakie są efekty wdrożenia? Wydajność na produkcji wzrosła o 29% i jak mówi szefostwo firmy "współczynnik chaosu spadł o ponad 40%".

Extradach - obieg dokumentów w hurtowni budowlanej
Extradach - obieg dokumentów w hurtowni budowlanej

Comarch DMS to intuicyjne narzędzie do elektronicznego obiegu dokumentów. System wpływa także na wydajność i efektywność wielu procesów w różnych obszarach hurtowni budowlanej extraDach

E-commerce  z Comarch ERP Optimą
E-commerce z Comarch ERP Optimą

Zobacz jak wydawnictwo Ilustris skutecznie sprzedaje w internecie dzięki połączeniu oprogramowania ERP z Comarch e-Sklep

Produkcja słodyczy Majami
Produkcja słodyczy Majami

Producent słodyczy – firma Majami dzięki systemowi Comarch ERP XL w pełni kontroluje produkcję. System znacząco skrócił czas generowania raportów produkcyjnych, co pozwala poznać realne koszty wytworzenia produkcji i wynikające z nich oszczędności.

Produkcja w Torf Corporation
Produkcja w Torf Corporation

Torf Corporation – producent kosmetyków wybrał system Comarch ERP XL. Dzięki temu praca w obszarze produkcji została usprawniona i zautomatyzowana. System pozwolił na skrócenie czasu realizacji zamówień, zarządzanie terminami ważności, czy zarządzanie ewidencją odpadami.

Płynne wejście w firmowy ekosystem

System ERP ma modułową strukturę dzięki czemu jest jednym z czynników świadczących o elastyczności rozwiązania - czyli jego zdolności do wpisania się w indywidualne potrzeby firmy i jej strukturę (a nie odwrotnie). Producenci najlepszych systemów na rynku oferują swoim klientom możliwość zakupienia wyłącznie tych komponentów i funkcji, które rzeczywiście będą przez nich stosowane.  W firmie handlowej nie przyda się raczej moduł produkcyjny – jego obecność w takim wypadku obniżałaby użyteczność rozwiązania, z drugiej strony podwyższając jego koszt.

Poza tym elastyczny system ERP to przede wszystkim taki, którego poszczególne elementy możemy dostosować do tego, w jaki sposób działa przedsiębiorstwo – będą to np.:

• formatki (ekrany umożliwiające wprowadzanie nowych danych do systemu - np. klientów czy zleceń),

• widoki (ekrany prezentujące wcześniej wprowadzone dane - np. listy faktur, wykresy, raporty, pulpit użytkownika),

• procesy biznesowe (przepływ pracy między użytkownikami w systemie, np. obieg wniosków, proces akceptacji faktur),

• ogólnie rozumiana funkcjonalność (np. istniejące funkcje oraz możliwość łatwego budowania dedykowanego rozwiązania)

O elastyczności systemu ERP świadczy również jego zdolność do wpisania się w istniejącą infrastrukturę IT firmy (możliwości integracyjne). Oprogramowanie tego typu musi być obowiązkowo wyposażone w dobrze udokumentowany interfejs programistyczny (API).

Stabilność i bezpieczeństwo w systemach ERP

Nowoczesny system ERP powinien być rozwiązaniem skalowalnym - dostosowującym się do wielkości firmy, specyfiki procesów biznesowych oraz struktury jej działalności ( np. wieloodziałowość). Oznacza to, że wzrost liczby użytkowników oprogramowania oraz ilości danych nie wpływa na szybkość jego działania i stabilność. Jest to możliwe dzięki odpowiedniej architekturze programistycznej rozwiązania (przystosowanej zarówno do mniejszych, jak i bardzo dużych klientów) - np. zastosowaniu dynamicznej infrastruktury w rozwiązaniach chmurowych.

Użyteczność każdego systemu ERP bardzo szybko spadnie, jeśli będzie on pozbawiony odpowiedniej, profesjonalnej opieki. Dlatego bardzo ważne jest, aby wykorzystywane przez nas rozwiązanie posiadało pełne wsparcie producenta bądź dostawcy, zapewniające m.in.:

• jego bieżącą aktualizację (rozszerzenia funkcjonalności, dostosowanie do zmian przepisów),

• konsultacje ekspertów (doradztwo w zakresie korzystania z systemu i jego rozwoju, rozwiązywanie problemów użytkowników),

• rozwój systemu (np. o dodatkowe, dedykowane branżowe możliwości)

• konserwację systemu i tworzenie kopii zapasowych zapisanych w nim danych,

• naprawę ewentualnych błędów oprogramowania.

Poznaj systemy klasy ERP dla każdej firmy

Comarch ERP oferuje pięć narzędzi służących do zarządzania firmą za pomoca zintegrowanego oprogramowania klasy ERP:

System Comarch ERP XL

Testuj Comarch ERP XL

Zobacz Demo

Pobierz aktualny cennik

Pobierz cennik

Użyteczność i mobilność systemu ERP

Korzyści z wdrożenia systemu ERP

W zależności od charakterystyki danego przedsiębiorstwa oraz celów wdrożenia system ERP wpływa na:

  • Obniżenie kosztów - np. pracy (poprzez automatyzację niektórych mechanicznych, powtarzających się czynności) bądź materiałowych (w wyniku precyzyjnego planowania produkcji)
  • Oszczędność czasu – wg. naszych analiz czas potrzebny na: realizację zamówień , kompletacje magazynowe, przygotowanie raportów, ewidencje dokumentów skraca się od 25 do nawet 90 proc.
  • Poprawa i kontrola jakości - np. obsługi klienta (dzięki gromadzeniu i łatwym przeszukiwaniu danych o jego preferencjach i zamówieniach, a także historii kontaktów) czy wytwarzanych produktów (w wyniku analiz statystyk poszczególnych partii towaru)
  • Szybsze podejmowanie decyzji– dzięki modułom BI, decydenci mają dostęp do pełnej wiedzy na temat bieżącego stanu przedsiębiorstwa i prognoz na przyszłość, co umożliwia im jednocześnie szybkie i odpowiedzialne podejmowanie trafnych decyzji; nie są już zmuszeni do samodzielnego poszukiwania i interpretowania cząstkowych zestawów danych, ale są one im w wygodny i efektowny sposób dostarczane (np. w formie raportów, zestawień, diagramów czy dashboardów).
  • Zwiększenie efektywności - np. pracowników (za sprawą ocen pracowniczych, pomiaru czasu pracy, KPI oraz badań satysfakcji), poprzez planowanie produkcji i obiegu zadań/pracy nad ważnymi umowami, czy w końcu wsparcie sprzedaży z wykorzystaniem oceny potencjału klientów (moduł CRM) oraz targetów dla handlowców.
  • Łatwiejszy dostęp do informacji –  z systemu ERP możemy szybko „wyciągnąć” kluczowe informacje o zamówieniach, sporzedaży, kosztach, przestojach, lokalizacji towaru w magazynie, statusie umowy, wynikach i zaprezentować je zainteresowanemu w tym klientowi firmy.  Dzięki integracji poprzez aplikacje mobilne bez ograniczeń w czasie i przestrzenie
  • Automatyzacja i ujednolicenie procedur, które skutkują uporządkowaniem chaosu oraz eliminują ryzyko zagrożeń prawnych czy księgowych związanych np. z zachowanymi gdzieniegdzie nieaktualnymi wzorcami postępowania
  • Optymalizacja procesów produkcyjnych – jak wiadomo od wieków, błędów nie da się wyeliminować w stu procentach; można jednak, a nawet trzeba, wyeliminować te powtarzalne, co jest szczególnie istotne w przypadku firm produkcyjnych – eliminuje to bowiem wszelkie przestoje na linii i wynikające z nich straty 
  • Poprawa bezpieczeństwa danych - ich cyfryzacja minimalizuje papierową dokumentację, ograniczając dostęp do informacji osobom niepowołanym. Elektroniczna baza danych (np. klientów) zapewnia ponadto ich pozostanie w firmowych zasobach nawet po gruntownej zmianie kadry pracowniczej
  • Optymalizacja stanów magazynowych – rezygnacja z nierentownego wykorzystania ograniczonych przestrzeni magazynowych. 



Cechy nowoczesnego systemu ERP

Intuicyjny interfejs (UI) i dobry user experience (UX)

W procesie tworzenia i rozwoju zintegrowanego systemu zarządzania nie można ograniczyć się tylko do aspektów funkcjonalnych i technicznych. Równie ważne są warstwa wizualna czy ergonomia pracy użytkownika platformy ERP. Nawet najbardziej rozbudowany funkcjonalnie system ERP bez intuicyjnego menu, odpowiedniego ułożenia ikon oraz właściwej logiki poruszania po jego elementach może stać się niepraktycznym rozwiązaniem. Dlatego nad rozwojem systemu ERP czuwa wyspecjalizowany dział UX/UI, który bada każdą nową funkcję i okno systemu pod kątem przyjazności dla użytkownika.

W takiej analizie kluczowe są elementy intuicyjności, łatwości odnalezienia danej ikony, ograniczenia zbędnych kliknięć czy zachowania właściwej logiki biznesowej. Ważne jest, by przy budowaniu danej funkcji dołożyć dodatkowe elementy w zakresie filtrowania i sortowania. Dodatkowo system ERP powinien posiadać elastyczną warstwę wizualną, czyli taką, która może być dopasowana do potrzeb i przyzwyczajeń użytkownika. Z tego względu rozwiązania Comarch ERP są wyposażone w wiele opcji w zakresie dodawania nowych kolumn, tworzenia  własnych filtrów, ukrywania zbędnych pól czy tworzenia własnych pulpitów operatora. Pozwala to dopasować widok systemu ERP do konkretnej charakterystyki pracy danego operatora.

Analiza UX (user experience) zintegrowanych systemów informatycznych powinna być procesem ciągłym, ponieważ w rozwiązaniach ERP należy uwzględnić zmienne przyzwyczajenia i trendy w obszarze obsługi narzędzi informatycznych. Comarch systematycznie przeprowadza audyt UX systemów Comarch ERP, by były dostosowane do aktualnej specyfiki rynku, co objawia się na przykład w rozwoju narzędzi mobilnych i webowych.

Trzeba również pamiętać o wprowadzaniu innowacji – w Comarch ERP rozwijany jest ChatERP, który wykorzystuje logikę znaną z ChatGPT w zakresie pytania sztucznej inteligencji o kluczowe informacje znajdujące się w zintegrowanych systemie informatycznym.

Moduły IoT – Internet rzeczy w ERP

Środowisko biznesowe przedsiębiorstwa to nie tylko pracownicy, kontrahenci czy dokumentacja handlowa, ale również urządzenia oraz maszyny, które są stosowane w procesach produkcyjnych, diagnostycznych i serwisowych. Dlatego nowoczesne rozwiązania zintegrowane ERP powinny umożliwiać komunikację z zasobami produkcyjnymi, a także serwisowymi.

Przykładem takiej komunikacji może być rejestracja produkcji. W systemie zintegrowanym zaplanowaliśmy produkcję, którą ma realizować dana maszyna. Maszyna realizuje proces, a informacja o nim może zostać następnie wysłana do systemu ERP, gdzie uaktualni się status realizacji danego zlecenia produkcyjnego (liczba wyprodukowanych sztuk, proces realizacji itp.).

Innym scenariuszem biznesowym może być rejestracja kluczowych parametrów maszyny, jak temperatura czy częstotliwość drgań. Gdy dany parametr przekroczy ustaloną wartość, w systemie ERP może zostać wygenerowanie automatyczne zlecenie serwisowe na przegląd tej maszyny, aby sprawdzić, czy działa poprawnie, czy nie potrzebna jest naprawa. Kluczowe parametry maszyn możemy rejestrować zarówno dla naszych urządzeń, jak i tych, które są zainstalowane u Klientów, dla których prowadzimy wsparcie serwisowe.

Zespół Comarch ERP posiada dedykowaną komórkę organizacyjną, która zajmuje się integracją z maszynami oraz produkcją i montażem własnych czujników. Dzięki temu systemy ERP można rozszerzyć o obszar IoT, a więc wymianę danych z urządzeniami, co pozwala znacząco usprawnić oraz zautomatyzować procesy produkcyjne i serwisowe w przedsiębiorstwie.

Dowiedź się więcej o technologii IoT >>

Sztuczna inteligencja (AI) i uczenie maszynowe (ML) w systemach ERP

Aktualnie głównym trendem rozwojowym w technologiach cyfrowych jest sztuczna inteligencja. Najlepszym tego przykładem jest ogromna popularność narzędzi typu ChatGPT. Przedsiębiorstwa, które chcą budować lub zwiększać swoją konkurencyjność, muszą w pewnym momencie postawić na mechanizmy AI, które pozwolą zautomatyzować procesy organizacyjne lub zwiększyć ich skuteczność. Nie musi się to wiązać z ogromnymi kosztami finansowymi, czego przykładem są nowoczesne rozwiązania Comarch ERP, posiadające gotowe algorytmy sztucznej inteligencji w ramach standardowych modułów funkcjonalnych.

Mechanizmy AI mogą pomóc przedsiębiorstwu w aspektach takich jak:

  • optymalne zarządzanie płynnością finansową w systemie zintegrowanym poprzez wykorzystanie algorytmów sztucznej inteligencji do automatycznego wyliczania limitów kredytowych na podstawie analizy danych historycznych i mechanizmów uczenia się;
  • automatyzacja generowania dokumentów PZ w systemie zintegrowanym przy pomocy mechanizmu OCR, który wykorzystuje algorytmy AI rozpoznaje poszczególne elementy skanu dokumentu WZ, co następnie inicjuje utworzenie właściwego dokumentu PZ w Comarch ERP ;
  • optymalizacja zatowarowania przedsiębiorstwa wykorzystuje funkcjonalność Comarch ERP -wyliczania prognozowanego popytu w oparciu o algorytmy sztucznej inteligencji;
  • optymalizacja pracy na magazynie poprzez algorytmy sztucznej inteligencji, które przewidują czas realizacji (dyspozycji, dokumentu lub zadania) oraz automatycznie przydzielają pracownikom dyspozycje, przy których ich czas i potencjał zostaną jak najlepiej wykorzystane.

Dla przedsiębiorstwa, które poszukuje zintegrowanego narzędzia do zarządzania, kluczowa jest pewność, że system jest rozwijany według najnowszych technologii i trendów, a więc między innymi posiada gotowe mechanizmy sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego.

Więcej o sztucznej inteligencji w biznesie >>

Wyzwania dla użytkowników globalnych systemów ERP

Korzystanie z systemów ERP od globalnych producentów to często dla polskich przedsiębiorców szereg wyzwań. Wysokie koszty wiążą się nie tylko z wdrożeniem, ale również kolejnymi aktualizacjami oprogramowania. Systemy nie są dostosowane do polskiego rynku i przepisów, a więc wymagają dodatkowych implementacji. Zagraniczni dostawcy rzadko oferują wsparcie dla starszych wersji rozwiązań, a co więcej, wymagają od przedsiębiorców migracji do chmury.

Polską alternatywą dla globalnych systemów jest Comarch ERP – rozwiązanie dostosowane do potrzeb przedsiębiorców znad Wisły. To oprogramowanie bogate funkcjonalnie, korzystne finansowo i zgodne z polskimi przepisami. Klienci nie muszą przenosić się na chmurę – sami decydują, czy wolą system stacjonarny, czy wersję cloud. Comarch ERP sprawdziło już tysiące polskich przedsiębiorców z małych, średnich i dużych firm z wielu branż.

Użytkowanie systemów ERP w opiniach użytkowników

Użytkowanie systemów ERP wiąże się z wymiernymi korzyściami, które zostały potwierdzone przez naszych klientów. Dane poniżej przedstawiają odsetki badanych, którzy zauważali pozytywną zmianę w związku z użytkowaniem systemów Comarch ERP. W badaniu opinii w 2022 r. o wzięło udział prawie 2300 użytkowników z różnych firm i branż.

Opinie o systemach Comarch ERP

Koszty
74%

Dostrzega obniżenie kosztów funkcjonowania firmy (eliminacja papierowej dokumentacji, oszczędność czasu, paliwa itp.)

Procesy biznesowe
78%

Dostrzega wzrost efektywności firmy (sprawność procesów wewnętrznych, obsługi klienta / pracowników)

Sprzedaż
48%

Dostrzega większą sprzedaż

Księgowość
79%

Dostrzega sprawniejsze realizowanie procesów księgowych i podatkowych względem administracji państwowej

Kadry
68%

Dostrzega lepsze gospodarowanie zasobami kadrowymi w firmie

Raportowanie
82%

Dostrzega krótszy czas potrzebny na przygotowanie raportów i analiz

System ERP - FAQ

Skontaktuj się z ekspertem Comarch

Określ swoje potrzeby biznesowe. My zaoferujemy Ci opiekę informatyczną i dedykowane rozwiązanie.

Przejdź do formularza