Aktualizacja projektu rozporządzenia dotyczącego korzystania z KSeF

1 września 2025 r. Ministerstwo Finansów opublikowało zaktualizowany projekt ustawy dotyczącej Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Nowa wersja nie zmienia podstawowych założeń systemu, ale wprowadza jaśniejsze definicje, bardziej szczegółowe wyjaśnienia oraz doprecyzowania techniczne.

Najważniejsze doprecyzowania

• Certyfikaty KSeF: Certyfikaty mogą być wydawane na okres do dwóch lat, z możliwością odnowienia. Służą zarówno do uwierzytelniania w systemie, jak i do potwierdzania integralności oraz autentyczności faktur za pomocą kodów QR. Podatnicy, którzy do 31 grudnia 2025 r. będą korzystać z uwierzytelniania tokenem, nie będą mieli możliwości jednoczesnego wygenerowania certyfikatu. W tym celu konieczne będzie zastosowanie innej metody, np. kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.
• Kody QR: Wszystkie faktury ustrukturyzowane wystawiane w KSeF, a także faktury przygotowane w trybie offline, muszą zawierać kody QR. W trybie offline wymagane są dwa kody: kod dostępu i kod certyfikatu. Jeżeli faktura jest przekazywana nabywcy przed przesłaniem jej do KSeF, konieczne jest użycie obu kodów; jeśli po przesłaniu – wystarczy kod dostępu.
• Załączniki: Doprecyzowano definicję załączników, ograniczając je do danych wynikających z art. 106e ust. 1 ustawy o VAT. Załączniki mogą być stosowane przede wszystkim w przypadku faktur zawierających złożone informacje, takie jak jednostki miary, ilości towarów czy ceny jednostkowe netto. W przeciwnym razie prawo do wystawiania faktur z załącznikami może zostać cofnięte. Uściślono również procedurę zgłaszania faktur z załącznikami.

Projekt pozostaje na etapie konsultacji w Ministerstwie Finansów. Zaktualizowano również sekcję FAQ dotyczącą KSeF, aby ułatwić przedsiębiorcom przygotowanie się do nowych wymagań.