KSeF dla podmiotów zagranicznych

Zgodnie z planami Ministerstwa Finansów, Krajowy System e-Faktur (KSeF) ma stać się obligatoryjny dla wszystkich podmiotów gospodarczych już w połowie 2024 roku. Czy obejmie także firmy zagraniczne? W tym artykule wyjaśniamy, jak będzie wyglądał KSeF dla podmiotów zagranicznych.

KSeF obligatoryjny w Polsce

Krajowy System e-Faktur funkcjonuje w Polsce już od końcówki roku 2021, kiedy to uruchomiono program pilotażowy z udziałem podatników. Kilka miesięcy później KSeF został wprowadzony jako rozwiązanie dobrowolne, z którego zaczęli korzystać przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy podatku VAT, przedsiębiorcy zwolnieni z podatku oraz przedsiębiorcy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, którzy posiadają polski identyfikator podatkowy NIP. W marcu 2022 roku Komisja Europejska wyraziła zgodę, by wystawianie faktur ustrukturyzowanych stało się w naszym kraju obligatoryjne. Pierwotny plan Ministerstwa Finansów zakładał, że obowiązek wejdzie w życie już na początku roku 2024 – obecnie jednak termin ten został przesunięty na 1 lipca 2024.

Dlaczego KSeF?

Krajowy System e-Faktur, czyli platforma do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych, to projekt kontrowersyjny, który posiada zarówno wielu przeciwników, jak i zwolenników. Jego celem jest ujednolicenie dokumentów według wzoru ustalonego przez Ministerstwo Finansów, co ma wpłynąć na poprawność faktur oraz prędkość, z jaką będą one przetwarzane. 

Jakie jeszcze korzyści zapewnia KSeF?

• Automatyzacja procesów fakturowania i księgowania, która pozwoli na zmniejszenie pracy manualnej i skrócenie czasu związanego z formalnościami.
• Bezpieczeństwo interpretacyjne wynikającego z jednolitego wzoru wystawiania faktur dla wszystkich przedsiębiorstw.
• Koniec obowiązku przekazywania plików JPK_FA na żądanie urzędu.
• Krótszy czas oczekiwania na zwrot VAT.

KSeF dla podmiotów zagranicznych – czy będzie obowiązkowy?

Choć faktury ustrukturyzowane funkcjonują w obiegu już od ponad 2 lat, projekt nadal budzi sporo wątpliwości. Jedna z nich dotyczy obowiązku KSeF dla podmiotów zagranicznych. Czy przedsiębiorcy prowadzący biznes poza granicami kraju również będą musieli korzystać z nowego systemu e-faktur? Jak się okazuje – prawdopodobnie nie. 

Choć pierwotnie KSeF miał być obligatoryjny dla wszystkich podatników VAT, którzy wystawiają faktury na mocy polskich przepisów, ostatecznie podmioty zagraniczne zostały wykluczone z wniosku o derogację złożonego przez Ministerstwo Finansów do Komisji Europejskiej. Po 2024 roku firmy zagraniczne nadal będą więc wystawiały faktury na obecnych zasadach. 

Nie wyklucza to oczywiście możliwości rozliczania się z zagranicznymi kontrahentami za pomocą e-faktur – ponieważ ci nie będą jednak mieli dostępu do KSeF-u, konieczne będzie wystawienie faktury ustrukturyzowanej w systemie oraz późniejsze przekazanie jej w inny ustalony sposób, np. e-mailem w formie elektronicznej lub formie papierowej.

Podmioty zagraniczne zarejestrowane w Polsce a KSeF

Brak obowiązku korzystania z platformy KSeF dla podmiotów zagranicznych dotyczy także i tych, które są zarejestrowane jako podatnicy VAT w Polsce. Nie jest jednak jasne, jak będzie wyglądała sytuacja firm, które posiadają w naszym kraju stałe miejsce prowadzenia działalności dla celów VAT. Pomiędzy polsko- a angielskojęzyczną wersją wniosku przedłożonego do Komisji Europejskiej pojawiły się pewne rozbieżności, które należy jak najszybciej wyjaśnić. Przepisy regulujące obowiązek KSeF dla podmiotów zagranicznych będą musiały zostać doprecyzowane – szczególnie, że nowy system wchodzi w życie już za niecały rok i podatnicy potrzebują czasu, aby przygotować się do korzystania z platformy, której wielu przedsiębiorców nadal unika.

Jeśli Ty również potrzebujesz pomocy w przystosowaniu się do nowych zasad i planowanej integracji z KSeF, zachęcamy do kontaktu ze specjalistami z Comarch. Warto też zapoznać się z naszym poradnikiem Integracja z KSeF - przewodnik krok po kroku.