#02 E(ZD)— lekarstwo na „papierowy matrix”

Przyszłość administracji związana jest z dokumentacją elektroniczną. Instytucje publiczne powinny podejmować działania, aby efektywnie zarządzać taką dokumentacją oraz cyfryzować realizowane procesy. Tymczasem punkt wyjścia dla większości podmiotów publicznych nie wygląda zachęcająco. Tkwią one w czymś, co określam jako „papierowy matrix”.

Czym jest „papierowy matrix”?

Mówiąc najprościej, to sytuacja, gdy część instytucji publicznych wciąż bazuje na papierowych dokumentach przy organizacji swojej pracy i realizacji procesów. Właściwą „wartość” stanowi dopiero to, co przybiera postać papierową i dzieje się tak pomimo wykorzystywania coraz większej liczby systemów informatycznych i stałego rozwoju e-Usług. Procesy wewnętrzne, nawet jeśli częściowo wspierane przez narzędzia IT, są projektowane z myślą o „obsłudze nieelektronicznej”. Dokumenty elektroniczne w dalszym ciągu traktowane są jako „anomalia”, natychmiast drukowane i dalej przetwarzane już w postaci papierowej. Dzisiaj, gdy niemal każdy dokument w administracji powstaje na komputerze, w postaci cyfrowej jako tzw. naturalny dokument elektroniczny, konieczność jego drukowania i dalszej obsługi w postaci papierowej nie powinna już być normą.

Regały wypełnione teczkami i segregatorami z papierową dokumentacją, „kult” pieczątki oraz drukarka jako kluczowe narzędzie IT to najbardziej charakterystyczne przejawy „papierowego matrixa”. W konsekwencji pojawiają się również problemy z obsługą dokumentów elektronicznych — od ich odczytu, przez weryfikację podpisu, po samą wysyłkę. Częstą i znamienną praktyką jest przesyłanie dokumentów w formie skanów, zawierających podpis własnoręczny z osławioną „czerwoną pieczątką”. Jest to rezultat przenoszenia „papierowego” sposobu myślenia i działania również na grunt cyfryzacji, co wyraźnie widać chociażby na platformie ePUAP czy w e-Doręczeniach.

Dwie główne przyczyny utrwalania się „papierowego matrixa” to z jednej strony przyzwyczajenie administracji do dotychczasowych, papierowych metod organizacji pracy, a z drugiej brak odpowiednich narzędzi i know-how umożliwiających inne podejście do zarządzania dokumentacją. Postępująca cyfryzacja i rosnąca liczba dokumentów elektronicznych powinny jednak skłaniać podmioty publiczne do podejmowania działań, które zapobiegną temu, by symbolem ich funkcjonowania była pracująca bez przerwy drukarka.

Remedium na problemy

Jeszcze podczas prac nad wdrożeniem e-Doręczeń Ministerstwo Cyfryzacji doszło do konkluzji, że elektronizacja komunikacji instytucji publicznych z otoczeniem  (zewnętrzna sfera cyfryzacji) będzie trudna do realizacji bez elektronizacji wnętrza tych instytucji (wewnętrzna sfera cyfryzacji). W 2023 r. podczas prac nad projektem ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z rozwojem e-administracji[i] zaprojektowano obowiązek stosowania elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) w podmiotach publicznych od 1 stycznia 2026 r. Mimo, że ostatecznie nie doszło do uchwalenia tego aktu prawnego,  nie zrezygnowano z tej idei całkowicie i 2024 r. w planie naprawczym dla e-Doręczeń[ii] zapowiedziano wprowadzenie obowiązku posiadania odpowiedniego narzędzia do elektronicznego zarządzania dokumentacją, czyli tzw. systemu klasy EZD.

Jak wskazywano jedynie 25% podmiotów publicznych w tamtym czasie posiadało taki system. W efekcie EZD zajmuje również teraz ważne miejsce w aktualnie projektowanej Strategii Cyfryzacji Polski do 2035 r[iii]. Jak zaznaczałem w poprzednim odcinku, celem strategii jest m.in. zbudowanie e-administracji bez papieru, realizującej 100% spraw elektronicznie i za pomocą dokumentów cyfrowych. W związku z tym konieczna jest realizacja innego zapowiadanego celu:

• 100% podmiotów realizujących zadania publiczne pracuje na systemie elektronicznego zarządzania dokumentami

To właśnie EZD jest czerwoną pigułką (trzymając się analogii filmowej), swoistym remedium, które umożliwia wyrwanie administracji z „papierowego matrixa” i „scyfryzowanie” jej od środka. Jest „e-lekarstwem” umożliwiającym w pełni przekształcenie papierowego urzędu w e-Urząd.

Za tydzień już o samym systemie EZD – czym właściwe jest  ta „czerwona pigułka” oraz dlaczego w tej kwestii nie należy zawsze ufać „internetom”.

Warto zapamiętać:

1.      Sprawy realizowane w większości podmiotów publicznych dokumentowane są w sposób papierowy.

2.      Procesy i sposób działania wielu instytucji nadal dostosowywany jest do „papierowej rzeczywistości”.

3.      Postępująca cyfryzacja i wzrost ilości dokumentacji elektronicznej powoduje paradoksalny skutek masowego drukowania pism przez urzędy.

4.      Wprowadzenie e-Usług i e-Doręczeń nie przyniesie oczekiwanych rezultatów bez elektronizacji procesów wewnętrznych w instytucjach publicznych.

5.      Ministerstwo Cyfryzacji planuje wprowadzić obowiązek pracy w systemie EZD, aby zrealizować cele Strategii Cyfryzacji Polski do 2035 r.

Autor: Karol Ciechoński
Ekspert ds. systemów EZD

 
[i] https://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12358950/katalog/12872850#12872850
[ii] https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/plan-naprawczy-dla-e-doreczen
[iii] https://www.gov.pl/web/cyfryzacja/strategia-cyfryzacji-polski-do-2035-roku