#05 Różne warianty zastosowania systemu klasy EZD

Wdrożenie systemu klasy EZD to dopiero początek, czyli o różnych wariantach zastosowania

Podmioty, które zdecydowały się na wprowadzenie u siebie systemu klasy EZD, wiążą z nim spore oczekiwania zarówno w zakresie optymalizacji pracy, jak i procesów administracyjnych. Jednak wartość, którą może wnieść do organizacji system klasy EZD, będzie różna w zależności od tego, jaki jest zakres wykorzystania samego systemu. Dlatego już na samym początku, na etapie wprowadzania EZD, warto znać możliwości, które daje system, oraz określić oczekiwania swojej organizacji. Samo wdrożenie systemu klasy EZD nie prowadzi do wyeliminowania „papierowego matrixa”.

 Jakie warianty są możliwe?

Jak pisałem dwa tygodnie temu, na etapie przygotowania do wdrożenia dobrze jest przemyśleć kwestie związane z modelami pracy i zdecydować, który z nich: „papierowy” czy „elektroniczny”, będzie podstawowym w jednostce, a który stanowić będzie uzupełnienie i wyjątek.
Modele pracy odnoszą się do głównego sposobu wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania spraw i archiwizacji w danej instytucji oraz możliwości określenia odstępstw od tej generalnej reguły dla części kategorii spraw (zadań).

Jako model podstawowy można wskazać albo system tradycyjny, albo EZD – można zatem być domyślnie papierowym albo elektronicznym. Wyjątki określa się na poziomie klas Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt (JRWA), określając zadania dokumentowane odmiennie przez daną jednostkę. Na podstawie tych dwóch parametrów możemy określić cztery warianty wykorzystywania przez instytucje publiczne systemu klasy EZD, a co za tym idzie stosowania samego EZD.

1. SYSTEM PODSTAWOWY TRADYCYJNY; BRAK WYJĄTKÓW W MODELU EZD
   System klasy EZD jest jedynie narzędziem wspomagającym pracę w modelu papierowym; brak klas JRWA w EZD – 100% papierowych akt spraw.
2. SYSTEM PODSTAWOWY TRADYCYJNY; WYJĄTKI W MODELU EZD
   System klasy EZD wspomaga czynności w modelu papierowym oraz pozwala prowadzić wybrane klasy JRWA w modelu EZD (wyjątki w EZD).
3. SYSTEM PODSTAWOWY EZD; WYJĄTKI W MODELU PAPIEROWYM
   System klasy EZD pozwala realizować EZD jako model podstawowy oraz wspomaga prowadzenie wybranych klasy JRWA w modelu papierowym (wyjątki w modelu tradycyjnym).
4. SYSTEM PODSTAWOWY EZD; BRAK WYJĄTKÓW W MODELU PAPIEROWYM
   System klasy EZD pozwala realizować 100% klas JRWA w EZD – brak akt papierowych. 

Najczęściej podmioty publiczne rozpoczynają swoją „przygodę” z systemem klasy EZD od wariantu 1 lub 2. Naturalnym działaniem powinno być jednak systematyczne zwiększanie liczby klas JRWA prowadzonych elektronicznie i przechodzenie na warianty 3 i 4. 
Niestety dość częste są przypadki, że instytucje mimo posiadania systemu klasy EZD, przez długie lata pozostają przy wariancie 1 lub w bardzo ograniczonym zakresie wprowadzają wyjątki stosując wariant 2.

Biorąc pod uwagę dane podawane przez GUS i Ministerstwo Cyfryzacji tylko ok. 1/3 podmiotów stosujących systemy klasy EZD realizuje wariant 3[i].
Osiągnięcie wariantu 4 jest bardzo trudne, ale nie niemożliwe. W opracowywanej w dalszym ciągu „Strategii Cyfryzacji Polski do 2035 r.” jest założenie, aby 100% spraw było załatwianych elektronicznie, a w konsekwencji powinny być one też dokumentowane elektronicznie. 

Korzyści z EZD według wariantów

Przeanalizujmy korzyści oraz konsekwencje wprowadzenia systemu EZD w zależności od wariantu.

Wariant 1.

Wdrożenie system klasy EZD w organizacji skutkuje wykorzystaniem systemu jako narzędzia wspomagającego papierowe zarządzenie dokumentacją.
Nie powinno się już wtedy prowadzić rejestrów przesyłek: wpływów i pism wychodzących w postaci papierowej, ponieważ to system powinien stanowić od teraz ewidencję w tym zakresie. System daje też możliwość stosowania tzw. dekretacji zastępczej, polegającej na tym, że przełożeni dekretują pisma w systemie, a następnie treść takiej elektronicznej dekretacji przenoszona jest na pismo papierowe przez samego pracownika lub przez niego drukowana.

Tym samym pisma nie muszą już zawsze krążyć po instytucji w papierze, a decydenci mogą łatwiej przydzielać je pracownikom. Generalnie cały wewnętrzny obieg pism, nie tylko ten dekretacyjny, może być realizowany w systemie, co znacznie ułatwia pracę i współpracę między komórkami organizacyjnymi. Ponieważ standardem systemów klasy EZD są ich integracje z ePUAP czy e-Doręczeniami znacznym ułatwieniem jest możliwość obsługi tych kanałów komunikacji elektronicznej z poziomu systemu, a nie skrzynek rządowych. Tym bardziej, że w systemie można też szybko i łatwo podpisywać elektronicznie dokumenty.

Widać wyraźnie, że nawet takie bardzo ograniczone wykorzystywanie systemu klasy EZD przynosi wymierne korzyści w zakresie zarządzania dokumentacją. Trzeba jednak pamiętać, że w tym wariancie dalej istnieje konieczność prowadzenia dokumentacji w teczkach aktowych i papierowej archiwizacji.

Wariant 2.

Dopiero w wariancie 2, kiedy w formie zarządzenia wskaże się klasy JRWA prowadzone elektronicznie, można przynależną do nich dokumentację prowadzić elektronicznie i w ten sposób archiwizować. Wiąże się też z tym, stosowanie składów chronologicznych, które gromadzą oryginały papierowe ze spraw elektronicznych.

Ponieważ jednak dalej podstawowym systemem jest system tradycyjny – dominuje dokumentacja papierowa w teczkach i papierowy obieg pism w organizacji. Najczęściej dokumentacja do składów jest zwracana przez pracowników, w sytuacji, gdy okaże się, że przynależą do wyjątków elektronicznych. Pisma elektroniczne (np. z ePUAP czy e-Doręczeń) nie powinny być już jednak automatycznie drukowane, bo mogą przynależeć do spraw elektronicznych, dlatego powinny być dekretowane w systemie i dopiero na ewentualnych wydrukach (gdy trafią do spraw papierowych) powinna być stosowna dekretacja zastępcza.

Analogicznie nie wszystkie pisma wewnętrzne i wychodzące powinny trafić do przełożonych do podpisu w postaci papierowej. Pracownicy muszą mieć pełną świadomość konieczności weryfikacji czy realizowane sprawy prowadzone są w modelu papierowym czy elektronicznym.

Wariant 3.

Tu, w odróżnieniu od wariantu poprzedniego, domyślnym obiegiem powinien być już obieg elektroniczny. Pisma papierowe powinny być na wejściu zatrzymywane w składzie chronologicznym i w sytuacji, gdy będą przynależne do spraw papierowych, wycofywane ze składu.
Liczba klas JRWA prowadzonych elektronicznie też powinna być już znaczna, choć nigdzie w przepisach nie ma progu warunkującego możliwość przejścia na EZD jako system podstawowy.

Zasadniczym elementem warunkującym zmianę systemu podstawowego powinna być zatem gotowość na stosowanie obiegu w pełni elektronicznego w instytucji.

Wariant 4.

Zarówno akta, jaki i obieg są w pełni elektroniczne, dokument w postaci papierowej „na wejściu” trafia do składu chronologicznego. Pracownicy, poza tymi obsługującymi składy, nie potrzebują już regałów i teczek, a przełożeni w ograniczonym zakresie korzystają z pieczątek i długopisów.
Głównymi determinantami wyboru danego wariantu powinny być zatem liczba klas JRWA w EZD i organizacja obiegu dokumentacji – zarówno tej elektronicznej (z ePUAP, e-Doręczeń, email), jak i tej papierowej. Najbardziej klarowne w stosowaniu są warianty 1. i 4. Warianty 2. i 3. utrzymują dychotomię rozwiązań, co często sprawia podmiotom publicznym więcej kłopotów w praktycznym stosowaniu.

Ponieważ jednak bardzo trudne jest bezpośrednie przeskoczenie z wariantu 1. do wariantu 4., należy przygotować się do stosowania wariantów pośrednich, oznaczających wykorzystanie obydwu modeli, zarówno papierowego, jak i elektronicznego w organizacji.
Aby taka sytuacja była jednak możliwa należy określić, które klasy JRWA powinny lub mogą być prowadzone elektronicznie. O tym, jak do tego podejść –  już za dwa tygodnie.

Warto zapamiętać:

1. Istnieją cztery warianty wykorzystania systemu klasy EZD w organizacjach.
   
   
2. Wykorzystywanie systemu klasy EZD jedynie jako narzędzia wspomagającego pracę w modelu papierowym (wariant 1.) niesie wymierne korzyści w postaci elektronizacji: rejestrów, dekretacji, komunikacji wewnętrznej i wysyłki elektronicznej.
   
   
3. Wprowadzenie klas JRWA w EZD (wariant 2.) oznacza powstanie składu chronologicznego i konieczność przygotowywania się na elektroniczną archiwizację spraw elektronicznych.
   
   
4. Wybór EZD jako systemu podstawowego (wariant 3.) powinien wiązać się z przejściem na elektroniczny obieg dokumentacji – pisma papierowe powinny być zatrzymywane „na wejściu” w składzie chronologicznym.
   
   
5. Poprzez elektronizację procesów należy dążyć do systematycznego zwiększania liczby klas w modelu EZD oraz opierania wewnętrznego obiegu pism na systemie klasy EZD.

Autor: Karol Ciechoński
Ekspert ds. systemów EZD

 
[i] Raport GUS: Społeczeństwo informacyjne w Polsce w 2024 r.; https://www.gov.pl/web/cyfryzacja/2-000-urzedow-przejdzie-na-cyfrowe-zarzadzanie-dokumentami-ministerstwo-cyfryzacji-modernizuje-administracje-publiczna