#06 Najważniejszy pierwszy krok – czyli jak typować klasy do EZD

Najważniejszy pierwszy krok – czyli jak typować klasy do EZD

Głównym celem wprowadzenia systemu klasy EZD powinno być doprowadzenie do sytuacji, w której przynajmniej część spraw w instytucji prowadzona jest elektronicznie, a nie papierowo. Wymaga to zdefiniowania, na poziomie klasy Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt (JRWA), sposobu dokumentowania poszczególnych kategorii spraw. Dopiero wtedy, w systemach klasy EZD, na etapie zakładania sprawy pojawia się informacja, czy zakładamy „sprawę elektroniczną”, czy „papierową”. Dla wielu instytucji wskazanie klas do prowadzenia w modelu EZD jest jednak często dużym wyzwaniem, więc warto poświecić temu zagadnieniu więcej uwagi.

Kiedy zakładamy w systemie EZD „sprawę papierową”, musimy pamiętać, że wszystkie działania prowadzone w systemie przy jej obsłudze są czynnościami pomocniczymi i dalej mamy obowiązek kompletować dokumentację w teczkach aktowych. Pomimo tego, że system klasy EZD wspiera obsługę komunikacji elektronicznej przez email, ePUAP czy e-Doręczenia, dokumentacja i tak musi być drukowana do akt. „Pomocnicze” prowadzenie spraw w systemie pozwala jednak generować spisy i metryki spraw, a nawet spisy zdawczo-odbiorcze przy archiwizacji. Takie „pomocnicze” prowadzenie spraw w systemie jest często etapem przejściowym przed podjęciem decyzji, by daną kategorię spraw włączyć do modelu EZD.

W jaki sposób wybierać sprawy  elektroniczne

Jeżeli w organizacji podstawowym modelem dokumentowania spraw jest system tradycyjny, należy w formie aktu wewnętrznego, np. zarządzenia, wskazać klasy, które chcemy prowadzić elektronicznie jako tzw. wyjątki od systemu podstawowego. Wymaga to oczywiście wcześniejszej analizy. Co do zasady, wybór dotyczy wszystkich spraw w obrębie danego JRWA w całej organizacji, niezależnie od rodzaju dokumentacji występującej w ramach konkretnej sprawy. Zasada „wszystko albo nic” sprawia, że podmioty publiczne często asekuracyjnie powstrzymują się przed wyborem danego JRWA do EZD. Warto jednak wyraźnie podkreślić, że nawet gdyby w danej kategorii zadań komunikacja była prowadzona w 100% papierowo, nie stanowi to przeszkody, aby akta prowadzić w postaci elektronicznej i tak następnie je archiwizować. Obecnie, gdy głównym kanałem komunikacji stają się e-Doręczenia, a nie poczta tradycyjna, takie sytuacje powinny występować coraz rzadziej.

Zdarza się również, że jedna komórka organizacyjna opowiada się za realizacją danego JRWA w EZD, podczas gdy inna, także z niego korzystająca, jest temu przeciwna. Dlatego, podczas analizy, warto ustalić klasy JRWA wykorzystywane przez poszczególne komórki organizacyjne i wypracować odpowiednie rozwiązania.

Niewątpliwie większa elastyczność w tym zakresie (np. poprzez umożliwienie w określonych sytuacjach odstąpienia od EZD przy konkretnej sprawie lub przeniesienie decyzji o sposobie dokumentowania na poziom komórek organizacyjnych), sprzyjałaby zwiększeniu liczby klas prowadzonych w EZD. W kontekście rozwoju modelu EZD w Polsce warto podjąć dyskusję na ten temat.

Sprawa sprawie nie równa

Chociaż niemal każdy rodzaj zadań z JRWA możemy realizować w modelu EZD, nie dla każdej kategorii spraw przyniesie on takie same korzyści. Dlatego podmioty publiczne często wprowadzają klasy do EZD etapami. Ponieważ głównym założeniem EZD jest prowadzenie elektronicznych akt spraw, naturalne jest przechodzenie na „elektronikę” tam, gdzie dominuje komunikacja i dokumentacja elektroniczna. Skanowanie pism papierowych i ich obsługa w składach chronologicznych jest wtedy zbędna.

W pierwszej kolejności należy zatem przeanalizować dokumentację pod kątem stopnia elektronizacji danego procesu. Tu powinniśmy zwrócić uwagę na fakt, że, zgodnie z ustawą o doręczeniach elektronicznych, komunikacja między podmiotami publicznymi powinna być prowadzona, co do zasady, elektronicznie. Dlatego na początku wprowadzania systemu klasy EZD najlepiej skupić się na tych klasach JRWA, w których „klientami lub stronami” spraw są głównie inne podmioty publiczne (np. sprawozdawczość). Nie będziemy musieli już drukować dokumentacji, a jeżeli „trafi się” jakiś papierowy przypadek, to wyląduje w składzie chronologicznym.

Kolejny przykład to klasy JRWA, które są wykorzystywane do realizacji procesów wewnętrznych.  System klasy EZD możemy wykorzystywać do wzajemnej komunikacji w ramach podmiotu i wymiany dokumentacji w ramach spraw, co jest znacznie szybsze i łatwiejsze. Jeżeli system posiada narzędzie lub moduł wspierający obsługę procesów, możliwe jest zamodelowanie wszystkiego zgodnie z własnymi potrzebami i to znacznie wydajniej niż w przypadku dokumentacji papierowej. Takie możliwości daje np. system Comarch EZD. W takiej sytuacji, skoro realizowaliśmy proces elektronicznie, to już nie drukujmy efektów naszej pracy, a wybierajmy EZD.  Jeżeli w takiej elektronicznej sprawie w ramach procesu pojawi się wyjątkowo jakiś „papier”, to najwyżej też trafi do składu chronologicznego.

Dla wielu podmiotów głównym klientem/stroną, w ramach realizowanych spraw czy postępowań, są podmioty niepubliczne. Tu znacznie częściej pojawia się jeszcze papier, ale mamy też coraz większą liczbę e-usług udostępnianych w ramach platform elektronicznych – czy to rządowych, czy samorządowych. Tam, gdzie liczba tak składanych pism i wniosków jest duża, warto pomyśleć o EZD już w pierwszym etapie.

Gdy mamy przewagę pism elektronicznych nad papierowymi, o ile nie ma przeciwwskazań wynikających z przepisów prawa, należy przechodzić na EZD jak najszybciej, bo tu pracownicy w największym stopniu odczują korzyści z nowego sposobu dokumentowania spraw. Oszczędzamy na drukowaniu, nie „dociążamy” składów chronologicznych, optymalizujemy proces wysyłki pism w dobie e-Doręczeń (nie musimy „biegać” po podpis odręczny od szefa na dokumencie ad acta), możemy pracować zdalnie. Rozmowy z pracownikami potwierdzają, że łatwiej jest zarządzać dokumentacją, ale i informacją, z poziomu systemu niż szafy pełnej teczek. Skuteczna realizacja pierwszego etapu powinna stanowić motor napędowy do kolejnych działań w tym zakresie.

Kolejny ważny etap wyboru klas

W drugim etapie wyboru klas JRWA do EZD powinniśmy uwzględnić dokumentację, w której papier jest przeważający. Tu EZD, w dalszym ciągu, będzie przynosić korzyści – elektroniczne akta spraw i elektroniczna archiwizacja, ale będą też obowiązki wynikające z konieczności wykonania odwzorowania cyfrowego (skanowania pism) i umieszczania ich w składach chronologicznych. Skanowanie nie jest jednak obowiązkiem i w pewnych sytuacjach możemy odstąpić od niego ze względu na rodzaj, rozmiar czy format dokumentacji. Będzie to jednak miało swoje konsekwencje na etapie archiwizacji. Aktualnie projektowana nowelizacja ustawy archiwalnej przewiduje możliwość całościowego brakowania składu chronologicznego po 3 latach, ale dotyczyć ma to tylko składu z pełnymi odwzorowaniami cyfrowymi.  Dodatkowo, takie odwzorowania mają być podpisywane lub pieczętowane elektronicznie. Możemy wybrać wariant bez skanowania, ale wtedy skład z niepełnymi odwzorowaniami cyfrowymi będzie nam dłużej zalegał w archiwach i składnicach akt. W pierwszej kolejności warto przechodzić na EZD tam, gdzie dokumentacja papierowa, w znacznej większości, będzie mogła podlegać całościowemu skanowaniu, uwzględniając to także podczas analizy.  

Typując klasy JRWA do EZD musimy mieć na uwadze uwarunkowania prawne, które czasami mogą stanowić blokadę w elektronizacji. Dlatego, na etapie analizy, warto zapytać pracowników, czy takie ograniczenia występują w danej kategorii spraw. Przykładem mogą być regulacje dotyczące prowadzenia tzw. teczek zbiorczych – grupujących dokumentację podmiotowo lub przedmiotowo. Przejście na EZD, w tej sytuacji, jest trudne ze względu na specyfikę archiwizacji takich akt. Jeżeli w JRWA lub innych przepisach jest wskazane, że powinna być prowadzona teczka np. dla obiektu czy osoby, to na dzień dzisiejszy także jesteśmy „skazani” na papier. Mając na uwadze konieczność rozpowszechnienia modelu pracy w EZD, należy oczekiwać, że tego typu ograniczeń i regulacji będzie jednak coraz mniej.  Co więcej, Ministerstwo Cyfryzacji zapewnia, że będą wprowadzane rozwiązania sprzyjające elektronizacji spraw, i to przepisy mają być dostosowywane do pracy w EZD, a nie odwrotnie.

Transformacja cyfrowa to nie wyścig

Z dzisiejszej perspektywy, poza czynnikiem prawnym, największą „niedogodnością” związaną z wprowadzeniem danej kategorii zadań do EZD wydaje się konieczność obsługi pism papierowych w składach chronologicznych. Im mniej jest papieru w EZD, tym lepiej, ale też nie powinien to być jedyny argument dla unikania transformacji cyfrowej. Są kategorie spraw – np. tzw. okienkowe, wymagające dokumentowania w terenie – gdzie wprowadzenie EZD rodzi pewne ryzyka ze względu na sposób realizacji danego procesu i, jeżeli nie da się go sensownie „zelektronizować”, to nie warto robić tego na siłę. Czasami po prostu trzeba poczekać na zmianę przepisów prawa albo odpowiednie narzędzia do cyfryzacji danego procesu. Są też sprawy załatwiane z wykorzystaniem tzw. dedykowanych systemów, i tu należy dążyć do ich integracji z systemem klasy EZD, co też może wymagać czasu. Dla części dokumentacji trzeba będzie zatem poczekać z wprowadzeniem EZD trochę dłużej. Należy jednak mieć cały czas na horyzoncie taką perspektywę i podejmować działania w tym kierunku. Ważne, aby typowanie klas do EZD było procesem ciągłym.

Stopniowe wprowadzanie „elektronicznych” klas pozwala pracownikom poznać specyfikę pracy, zarówno w systemie klasy EZD, jak i modelu EZD.  Dzięki temu łatwiej realizować elektronizację kolejnych procesów, nawet tych, które wydawały się na początku trudne do zastosowania w modelu EZD. Praktyka pokazuje, że przy typowaniu klas JRWA do EZD, często najtrudniejszy jest „pierwszy krok”. Jednak, w dobie coraz większej cyfryzacji procesów, mObywatela, e-Doręczeń i przede wszystkim EZD, nie warto pozostawiać „papierowym” i tkwić w paradygmatach „papierowego matrixa” i „urzędu-drukarki”. Warto zatem wykonać najpierw ten pierwszy krok, a potem kolejne – gorąco zachęcam i kibicuję!

Warto zapamiętać:

1. Aby prowadzić sprawy elektronicznie, należy wskazać klasy JRWA, które będą prowadzone elektroniczne, na poziomie aktu wewnętrznego podmiotu (np. zarządzenia).
   
   
2. Decyzja o prowadzeniu danej kategorii zadań (spraw) w EZD ma charakter generalny – dotyczy wszystkich spraw zakładanych z tego JRWA przez pracowników podmiotu.
   
   
3. Komunikacja pisemna w postaci papierowej z klientami/stronami, w ramach danej kategorii spraw, nie jest samoistną przeszkodą, aby realizować EZD – akta mogą być elektroniczne, a wymiana pism papierowa.
   
   
4. Najkorzystniej jest wprowadzać EZD stopniowo – jako pierwsze wybrać te klasy JRWA, gdzie szeroko wykorzystywana jest komunikacja elektroniczna: e-Doręczenia, e-Usługi, ePUAP, email, procesy wewnętrzne.
   
   
5. W przypadku zadań, gdzie wciąż dominuje korespondencja papierowa, w pierwszej kolejności najlepiej wybrać rodzaje spraw, w których dokumentacja może być bezproblemowo skanowana w całości.
   
   
6. Wybór klas do EZD warto poprzedzić analizą, uwzględniającą takie elementy jak: klasy JRWA wykorzystywane przez pracowników, ograniczenia prawne w realizacji procesu elektronicznie, ograniczenia funkcjonalne w realizacji procesu elektronicznie, wykorzystywanie systemów dedykowanych, przeważająca forma komunikacji w ramach procesu (papier/elektronika), rodzaj klientów/stron w ramach procesu, możliwość skanowania dokumentacji (forma, rozmiar, ilość).

Autor: Karol Ciechoński
Ekspert ds. systemów EZD