#09 Odwzorowania cyfrowe i dekretacja pism, czyli co zrobić z papierem w EZD

Odwzorowania cyfrowe i dekretacja pism, czyli co zrobić z papierem w EZD

Elektroniczne zarządzenie dokumentacją sprawdza się najlepiej w przypadku dokumentacji cyfrowej. Jest jednak na tyle uniwersalne, że obsługuje również dokumenty papierowe, które nadal wpływają do urzędów. W tradycyjnym modelu konieczne jest drukowanie dokumentów cyfrowych. Analogicznie w  modelu EZD należy skanować papierowe dokumenty, a  oryginały nadal muszą być przechowywane. Możliwe jest też elektroniczne dekretowanie przesyłek. Wprowadzając EZD nie można zapominać o papierze, zwłaszcza w kontekście wykonywania odwzorowania cyfrowego, obsługi składu chronologicznego i dekretowania przesyłek tradycyjnych.

Skanujemy w modelu tradycyjnym

System klasy EZD daje możliwość rejestrowania korespondencji przychodzącej i wychodzącej bez prowadzenia papierowych dzienników. Aby zaewidencjonować dokument, wystarczy uzupełnić  odpowiednie metadane w systemie.

Jeśli nie mamy klasyfikacji JRWA w EZD, rejestracja pism papierowych nie musi wiązać się ani ze skanowaniem, ani z tworzeniem składu chronologicznego. Warto jednak pamiętać, że rejestracja i skanowanie to odrębne czynności – można rejestrować dokumenty bez ich skanowania. Dobrze jest jednak rozważyć skanowanie, które znacznie usprawnia proces dekretacji, pozwalając na szybkie przekazywanie pism w jednostce. 

Przyspieszenie i „odmiejscowienie” procesu dekretacji zapewnia dekretacja zastępcza. Pisma dekretowane są przez kierownictwo w systemie, a następnie treść takiej dekretacji przenoszona jest przez pracownika na dokument papierowy, który trafi do teczki aktowej. Papier nie krąży po całej instytucji. Należy jednak pamiętać, że dekretacja zastępcza jest możliwa, gdy dokumentacja tradycyjna zostanie przynajmniej częściowo zeskanowana. Samo skanowanie ma dodatkową zaletę, bo daje szybki dostęp do treści pism, bez konieczności ich fizycznego wyszukiwania w szafach czy teczkach aktowych.

Jeśli chcemy w pełni wykorzystać potencjał systemu EZD wspierającego zarządzanie dokumentacją w modelu tradycyjnym, to warto wziąć pod uwagę skanowanie przesyłek papierowych. Wtedy system może stać się centrum zarządzania informacją w organizacji.

A co z modelem „mieszanym”?

Sprawa komplikuje się, gdy wprowadzamy model EZD dla części dokumentacji i wskażemy klasy JRWA do EZD. Wykonanie odwzorowania cyfrowego jest wtedy już konieczne, bo cała idea EZD polega właśnie na pracy na dokumentach elektronicznych (plikach) oraz metadanych. Pamiętajcie, że wyróżniamy dwa rodzaje dokumentów elektronicznych: tzw. naturalne dokumenty elektroniczne (nie posiadające papierowego pierwowzoru), i odwzorowania cyfrowe, czyli „nienaturalne” dokumenty elektroniczne, utworzone na podstawie papierowego oryginału.  Skan też jest dokumentem elektronicznym, o czym mówi instrukcja kancelaryjna:

„odwzorowanie cyfrowe - dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną dowolnej treści zapisanej w postaci innej niż elektroniczna, umożliwiający zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru”[i]

Dlatego każdy dokument w EZD powinien posiadać plik. Jeśli nie da się zeskanować całego dokumentu, to skanujmy przynajmniej pierwszą stronę lub pismo przewodnie. Możemy wtedy mówić o pełnym odwzorowaniu (zeskanowano 100% pisma) lub niepełnym odwzorowaniu cyfrowym dokumentu (mniej niż 100% lub brak skanu). Tylko w ostateczności możliwa jest praca jedynie na samych metadanych w systemie.

Co i jak skanować?

Punkty kancelaryjne często mają problem z tym, co powinno być skanowane, gdy pisma trafiają do różnych kategorii spraw, w ramach różnych modeli. W takiej sytuacji najlepiej jest uregulować zasady skanowania wszystkich pism wpływających do instytucji oraz wskazać na odstępstwa.

Instrukcja kancelaryjna powinna określać kategorie przesyłek, które nie podlegają odwzorowaniu cyfrowemu. Najczęściej będzie to ich wielkość (liczba stron) lub rozmiar (np. format A3), ale mogą to być także konkretne rodzaje pism lub informacji w nich zawartych. Tutaj zalecam ostrożność i w miarę możliwości skanowanie wszystkiego, w jak największym zakresie. Warto mieć na uwadze, że aktualnie konsultowana jest nowelizacja prawa archiwalnego ułatwiająca brakowanie dokumentacji, która została w pełni odwzorowana cyfrowo[ii].

Przed zeskanowaniem przesyłki pamiętajmy, żeby nanieść na nią identyfikator. Dokumentacja elektroniczna będąca odwzorowaniem cyfrowym, powinna zawierać informacje umożliwiające odnalezienie odpowiadającej jej dokumentacji nieelektronicznej. 

„Po naniesieniu na przesyłkę na nośniku papierowym identyfikatora wykonuje się pełne odwzorowanie cyfrowe, to jest wszystkich stron wraz załącznikami i ewentualnie kopertą, z wyłączeniem przesyłek, których się nie skanuje ze względu na:

1) rozmiar strony (na przykład A3 i większe);

2) dużą liczbę stron;

3) treść, formę lub postać.”[iii]

Ważne jest, aby w systemie znajdowała się informacja, czy dla dokumentu wykonano pełne czy niepełne odwzorowanie cyfrowe[iv]. 

Jeżeli decydujemy się jednocześnie na skanowanie pism wpływających do instytucji oraz wskazywanie klas JRWA w obu modelach (tradycyjnym i EZD), to ważnym zagadnieniem jest postępowanie z dokumentami cyfrowymi przynależącymi do spraw prowadzonych papierowo. W systemie odgrywają one rolę pomocniczą. Gdy brakujemy akta papierowe, to zastanówmy się, czy jest podstawa do dłuższego przechowywania skanów tej dokumentacji. Dotyczy to przede wszystkim kwestii ochrony danych osobowych i ryzyka nadmiarowego ich przetwarzania. Systemy klasy EZD zmniejszają takie ryzyko i dają możliwość usunięcia z systemu odpowiedników dokumentacji już wybrakowanej fizycznie. Comarch EZD jest rozwiązaniem, które poza archiwizacją akt elektronicznych w systemie, wspiera proces archiwizacji akt papierowych oraz usuwania ich odpowiedników z systemu.

Niektóre instrukcje kancelaryjne zawierają regulacje określające odrębną kategorię archiwalną dla odwzorowań cyfrowych w systemie, gdy dotyczą dokumentacji zarządzanej w modelu tradycyjnym. Często przypisywana jest im kategoria Bc lub B5, gdy pisma są dekretowane w systemie klasy EZD.

Dekretowanie pism papierowych

Po zarejestrowaniu dokumentu papierowego w systemie (niezależnie czy z pełnym odwzorowaniem, czy nie), rozpoczyna się jego obieg. Podlega on dekretacji lub zwykłemu przekazaniu pisma do komórki merytorycznej odpowiedzialnej za załatwienie sprawy. 

W modelu EZD dekretacja musi zostać wykonana w systemie, nawet w sytuacji gdy dokument nie został w pełni odwzorowany cyfrowo. W takim przypadku przełożony powinien otrzymać zarówno dokument elektroniczny, jak i oryginał papierowy. W przypadku pełnego odwzorowania dokumentu nie ma takiej konieczności, jakość skanu powinna gwarantować odczytanie treści w systemie. Warto zaznaczyć, że przepisy dla EZD nie przewidują dekretacji zastępczej tj. przeniesienia treści papierowej dekretacji do systemu. 

Dlatego najlepszym rozwiązaniem jest dekretowanie wszystkiego w systemie, niezależnie od modelu zarządzania dokumentacją. Innym rozwiązaniem jest przekazanie przełożonemu zarówno pisma papierowego, jak i elektronicznego, a następnie wykonanie „podwójnej” dekretacji. Nie jest to najbardziej wydajna metoda, ale często praktykowana w początkowym okresie wdrażania systemu EZD.

Dekretacja a rozdział pism

Nie każdy dokument wpływający musi podlegać dekretacji. Dla części dokumentacji (np. masowej) wystarczający będzie rozdział dokumentu. Oznacza to, że punkt kancelaryjny przekazuje dokument od razu do komórki organizacyjnej lub konkretnego pracownika. Dotyczy to jednak sytuacji wcześniej jasno określonych, z podziałem pracy i zatwierdzonych przez kierownictwo. Przykładem mogą np. wnioski o wydanie zaświadczenia, jeżeli jest wprowadzony wewnętrzny podział na pracowników, którzy zajmują się daną kategorią zaświadczeń. Punkt kancelaryjny może od razu przekazać wniosek do danego pracownika, bez dekretacji przełożonego. Co ważne, w systemie klasy EZD kierownik ma możliwość podglądu wszystkich dokumentów obsługiwanych przez swoich, nawet tych, które nie zostały zadekretowane. Dlatego wdrażając EZD warto zastanowić się, gdzie można przyśpieszyć obieg pism, rezygnując z dekretacji na rzecz rozdziału.

Domyślnym sposobem zarządzania dokumentacją przy wprowadzeniu EZD, powinno być rejestrowanie, skanowanie i dekretowanie wszystkich wpływów papierowych do instytucji w systemie.

Aby efektywnie zarządzać dokumentacją w sposób elektroniczny, trzeba przygotować i przeszkolić punkty kancelaryjne z rejestracji i skanowania dokumentów papierowych, a kierownictwo z dekretowania takich przesyłek. Ważne jest także ustalenie jasnych zasad obiegu dokumentacji – jakie pisma, w jakiej postaci oraz w jaki sposób są przekazywane w procesie dekretacji i rozdziału pism. Istotnym elementem  procesu zarządzania dokumentacją papierową są też składy chronologiczne, ale ta kwestia zostanie jeszcze poruszona w kolejnym odcinku.

Warto zapamiętać:

1.      Rejestracja dokumentu w EZD nie jest równoznaczna z obowiązkiem jego skanowania. W systemie mogą znajdować się pisma bez odwzorowania cyfrowego.

2.      System klasy EZD powinien obsługiwać zarówno dokumenty w pełni odwzorowane cyfrowo (100% dokumentu jest zeskanowane), jak i dokumenty częściowo odwzorowane lub w ogóle nieposiadające skanu. System powinien identyfikować obie kategorie dokumentów. Należy pamiętać o konieczności zarządzania znajdującymi się w systemie odwzorowaniami cyfrowymi. Po wybrakowaniu akt papierowych system powinien umożliwić usunięcie ich odpowiedników elektronicznych– tak jak ma to miejsce w Comarch EZD.

3.      Dekretacja pism powinna odbywać się w elektroniczne w systemie. Dekretację zastępczą należy stosować w modelu papierowym.

4.      Przy wprowadzaniu EZD, bardzo ważne jest przeszkolenie punktów kancelaryjnych z rejestracji i skanowania dokumentów oraz ustaleniu zasad dekretowania i rozdziału pism.

Autor: Karol Ciechoński
Ekspert ds. systemów EZD

 
[i] § 2 pkt 6 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych

[ii] https://legislacja.gov.pl/projekt/12390002

[iii] § 17 ust. 6 załącznika nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych

[iv] § 17 ust. 8 załącznika nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych