#10 Składy chronologiczne – jak nimi zarządzać?

Składy chronologiczne – jak nimi zarządzać?

Wprowadzenie systemu EZD wymaga zmiany sposobu prowadzenia akt i organizacji obiegu dokumentacji w organizacji. Dotyczy to zwłaszcza dokumentacji papierowej. Jeśli pracujemy w modelu elektronicznym, to pojawia się pytanie, co zrobić z dokumentami papierowymi? Zgodnie z przepisami kancelaryjno-archiwalnymi należy je umieścić w składzie chronologicznym.

Według definicji, skład chronologiczny to uporządkowany zbiór dokumentacji w postaci nieelektronicznej, w układzie wynikającym z kolejności wprowadzenia do systemu EZD, utworzony w podmiocie, w którym wprowadzono system EZD[i].

Mówiąc inaczej, skład chronologiczny to szafa z segregatorami, teczkami lub pudłami, w których gromadzone są dokumenty papierowe przynależne tylko do spraw prowadzonych w modelu EZD. W składzie nie mogą znajdować się dokumenty ze spraw „papierowych” lub inne, z jakichś powodów niezaklasyfikowane poprzez JRWA. Dokumenty w składzie muszą być wcześniej zarejestrowane w systemie klasy EZD i posiadać naniesiony identyfikator z systemu. Układ takiej dokumentacji jest inny niż w klasycznej teczce aktowej. W składzie kluczowa jest chronologia, to właśnie identyfikator dokumentu decyduje o układzie dokumentów. Dokumenty papierowe w ramach jednej sprawy elektronicznej, z różnych okresów czasu, będą znajdować się w innych miejscach segregatora, a czasami w ramach różnych segregatorów lub nawet w ramach innych roczników składu.

Roczniki i zbiory w ramach składu

Skład jako całość (zbiór dokumentacji) funkcjonuje w okresach rocznych – podobnie jak teczki aktowe w modelu papierowym, zakładane na każdy rok, tak tu z nowym rokiem tworzony jest nowy „rocznik” składu. Podobieństwo występuje też na etapie archiwizacji – podlega jej po 3 latach cały rocznik składu chronologicznego. Wewnętrznie jednak dokumentacja w ramach segregatorów składu jest „rozproszona” –  są w nich wymieszane różne kategorie dokumentów z różnych klas JRWA (w modelu EZD) i o różnych kategoriach archiwalnych. To w systemie klasy EZD w ramach spraw elektronicznych dokumenty są grupowane „merytorycznie”, skład ma pełnić jedynie rolę uzupełniającą dla papierowych pierwowzorów.  Taka konstrukcja składu ma podkreślać, że „prawdziwe” elektroniczne akta są w systemie, a skład służy, co najwyżej do sporadycznego wypożyczenia dokumentu, do czego wystarczy identyfikator i układ chronologiczny.

Skład chronologiczny jako zbiór dokumentacji w ramach każdego z roczników dzieli się na mniejsze podzbiory, w których wydziela się specyficzne kategorie dokumentacji. Zdecydowanie największą część dokumentacji w składzie zajmują pisma papierowe wpływające do danej instytucji. Zgodnie z instrukcją kancelaryjną dokumentację tę dzielimy na taką, którą udało się zeskanować w 100% (tzw. w pełni odwzorowana cyfrowo) lub taką, gdzie udało się to co najwyżej częściowo (tzw. nie w pełni odwzorowana cyfrowo). Ten podział musi zostać odzwierciedlony na poziomie składu chronologicznego i metadanych dokumentacji w systemie klasy EZD. W zależności od stopnia odwzorowania cyfrowego należy dany dokument przechowywać w odrębnym segregatorze w ramach składu. Materiały muszą być odpowiednio opisane i informować, jaki zbiór dokumentacji w nich się znajduje: czy są to pisma wpływające (przychodzące) w pełni odwzorowane cyfrowo, czy wpływające nie w pełni odwzorowane cyfrowo. Odpowiednia metadana w systemie powinna natomiast informować, gdzie należy szukać papierowego oryginału – w którym zbiorze (segregatorze) w ramach składu.

Instrukcja kancelaryjna wyodrębnia również odrębny zbiór dla przesyłek wychodzących. Jeżeli przepisy prawa wymagają oryginału pisma papierowego w takiej sytuacji powinien on trafić do takiego zbioru. Idea EZD zakłada jednak, że pisma wychodzące stanowiące tzw. dokumenty ad acta w EZD mają postać elektroniczną, zatem co do zasady nie powinno być sytuacji, że jakiś dokument papierowy trafi do takiego składu.

Choć wzorcowa instrukcja kancelaryjna z 2011 r. innych zbiorów w ramach składu nie przewiduje, to w praktyce instytucje publiczne tworzą także inne zbiory. Dotyczy to przede wszystkim zbiorów pism wewnętrznych, zwrotek czy zwrotów. Te dwie ostatnie kategorie mogą funkcjonować jako element wcześniej wskazanych zbiorów pism wpływających lub wychodzących, jednak względy funkcjonalne często powodują, że są wyodrębniane jako odrębne zbiory w ramach składu. Jeżeli przemawiają za tym racjonalne przesłanki, można tworzyć kolejne zbiory – wszystko po to, aby optymalnie zarządzać dokumentacją.

Gdzie i jak zorganizować skład

Ponieważ każdy rocznik składu chronologicznego składa się z kilku zbiorów, odrębnie opisanych segregatorów, a archiwizacja następuje w cyklach trzyletnich, organizując skład chronologiczny, należy zabezpieczyć odpowiednią przestrzeń dla dokumentacji. Dokumentacja nie będzie już przechowywana na stanowiskach pracy, także miejsce na szafy i regały trzeba zorganizować w miejscu lokalizacji składu chronologicznego lub składów chronologicznych. Przepisy kancelaryjne dopuszczają bowiem istnienie kilku składów chronologicznych, jeżeli jest to uzasadnione strukturą organizacyjną lub lokalizacją komórek organizacyjnych[ii]. W małych instytucjach z reguły wystarczający będzie jeden skład, przy większych i rozproszonych lokalizacyjnie organizacjach warto pomyśleć o ich większej liczbie. Optymalnym rozwiązaniem jest lokalizowanie składów w miejscach, gdzie funkcjonują tzw. punkty kancelaryjne – przyjmujące i rejestrujące korespondencję. Większość dokumentacji w składach stanowić będą bowiem pisma wpływające. W sytuacji, gdy pracownicy pracujący w EZD muszą mieć szybki dostęp do pierwowzorów, można dodatkowe składy zlokalizować blisko komórek merytorycznych (np. w ich sekretariatach). Dobrą praktyką podczas wyznaczania klas JRWA do EZD jest jednoczesne przypisanie składu lub składów chronologicznych do obsługi dokumentacji papierowej dla tych klas. Z reguły w składach mieszać się będzie dokumentacja z różnych klas JRWA, ale może też zaistnieć sytuacja, że konkretny skład w organizacji będzie obsługiwał tylko jedną klasę realizowaną przez jedną komórkę organizacyjną. Przypisując skład do komórki organizacyjnej, należy kierować się względami praktycznymi, ale też unikać sytuacji, gdzie każda klasa JRWA w EZD miałaby przypisany odrębny skład chronologiczny. Aby zapewnić właściwy obieg dokumentacji w organizacji, istotne jest odpowiednie zorganizowanie składu lub składów.

Wyzwania związane ze składami chronologicznymi

Z mojego doświadczenia wiem, że pracownicy mają problem ze zrozumieniem zasad funkcjonowania składów chronologicznych. Dlatego niezwykle ważne są szkolenia z zasad postępowania z różnymi kategoriami dokumentów umieszczanych w składzie. Bardzo często w organizacjach jednocześnie występują sprawy papierowe oraz elektroniczne, co powoduje pewne zagubienie wśród pracowników. Należy podkreślać, że tylko część dokumentacji – ta przynależna do spraw w modelu EZD – może trafiać do składów. Szczególnie istotne jest, aby osoby bezpośrednio zarządzające składem (najczęściej pracownicy kancelarii lub sekretariatów) nie tylko posiadały wiedzę z tego obszaru, ale potrafiły pilnować porządku w dokumentacji znajdującej się w składzie. Trzeba także wziąć pod uwagę, że wielość składów stanowi pewne wyzwanie – oznacza więcej wyjątków, wzrost ryzyka oraz większą potrzebę szkoleń.

Tworząc rozwiązania dotyczące funkcjonowania składów w organizacji, należy uwzględnić obieg dokumentacji papierowej, a zwłaszcza moment przekazywania dokumentów do składu (lub składów). Przy pełnym odwzorowaniu cyfrowym możliwe jest zatrzymanie oryginału papierowego w składzie i przekazanie jedynie dokumentu elektronicznego w systemie. W sytuacji, gdy dokument przynależy jednak do sprawy papierowej należy wycofać go ze składu.

W razie potrzeby można też wypożyczyć dokument ze składu. Alternatywą jest przekazywanie dokumentacji pracownikom, z założeniem, że będą oni zobowiązani zwrócić dokument do składu, jeśli okaże się, że przynależy do sprawy elektronicznej. To drugie rozwiązanie, choć może wydawać się bardziej praktyczne, wiąże się z ryzykiem, że dokument zamiast trafić do składu, utknie w biurku pracownika na bardzo długi czas.

Ten problem dotyczy również dokumentacji nie w pełni odwzorowanej cyfrowo, która musi być przekazana do pracowników. Dlatego istotne jest, aby obsługa składu chronologicznego była wspierana przez system klasy EZD. Dzięki Comarch EZD pracownicy obsługujący skład mają pełną kontrolę nad dokumentacją. W systemie Comarch EZD można efektywnie zarządzać wieloma składami chronologicznymi, wycofywać i wypożyczać dokumentację, a także archiwizować składy na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego.

Archiwizacja składów chronologicznych

Archiwizacja składów chronologicznych wywołuje wiele pytań i kontrowersji, dlatego, że jest oderwana od archiwizacji spraw elektronicznych, do których przynależy dokumentacja papierowa. Tym samym sprawa może być jeszcze w toku, a akta są już w archiwum lub składnicy akt. O ile archiwizacja spraw nie wymaga spisu zdawczo-odbiorczego, to dla składów trzeba taki przygotować – na szczęście umieszcza się tylko identyfikatory skrajne dokumentacji w segregatorach. Składy nie mają jednej kategorii archiwalnej i nie podlegają całościowemu brakowaniu. Dokumentacja papierowa znajdująca się w nich, zgodnie z zapisami instrukcji archiwalnej, może być brakowana, gdy uzyska się zgodę na brakowanie spraw elektronicznych, z którymi ta dokumentacja jest „związana”. Z kolei wyszukiwanie odpowiedników brakowanych dokumentów spraw elektronicznych w składzie chronologicznym jest pracochłonne. Taka konstrukcja nie wywołuje entuzjazmu wśród podmiotów publicznych, dlatego trwają prace na szczeblu rządowym, aby dostosować przepisy do realiów urzędniczych i uczynić je bardziej praktycznymi. O tym, jaki jest pomysł na składy chronologiczne w odsłonie 2.0 opowiem w kolejnej części.

Warto zapamiętać:

1.      Składy chronologiczne tworzy się tylko wtedy, gdy istnieją w organizacji klasy JRWA zarządzane w modelu EZD.

2.      W organizacji może funkcjonować kilka składów chronologicznych.

3.      W składzie może być przechowywana tylko dokumentacja papierowa przynależna do spraw elektronicznych.

4.      Na każdy rok tworzy się odrębne zbiory segregatorów w składzie i w ramach rocznika wyodrębnia się podzbiory takie jak: przesyłek wpływających w pełni odwzorowanych cyfrowo, przesyłek wpływających nie w pełni odwzorowanych cyfrowo, pism wychodzących, pism wewnętrznych. W razie potrzeby można tworzyć dodatkowe podzbiory np. zwrotek czy zwrotów.

5.      Układ dokumentacji w segregatorach składu jest chronologiczny i rozproszony – miesza się w nich dokumentacja z różnych spraw, klas JRWA, kategorii archiwalnych.

6.      System klasy EZD powinien posiadać funkcjonalności pomagające zarządzać dokumentacją w składzie (wypożyczenie, wycofanie dokumentacji) oraz wspierające proces ich archiwizacji. System Comarch EZD zapewnia kompleksową obsługę składu chronologicznego.

Autor: Karol Ciechoński
Ekspert ds. systemów EZD

 
[i] § 2 pkt 10 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych
[ii] § 22.1 Instrukcji kancelaryjnej, stanowiącej załącznik nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych