#12 Jak zorganizować obieg dokumentów z wykorzystaniem systemu EZD

Jak zorganizować obieg dokumentów z wykorzystaniem systemu EZD

System klasy EZD optymalizuje zarządzanie dokumentacją. Aby tak się stało w instytucji, należy wprowadzić zmiany w zakresie organizacji pracy, które powinny być dobrze przemyślane i przedyskutowane. Podstawa to zmiana sposobu obiegu dokumentacji. Dotychczasowy „jednowymiarowy” proces obiegu dokumentu papierowego powinien uwzględniać wykorzystanie nowego narzędzia, jakim jest system EZD. Nawet gdy całość dokumentacji zarządzana jest w modelu tradycyjnym (papierowym), a system EZD jest jedynie narzędziem wspomagającym, istotne jest jego właściwe „wkomponowanie” w tryby pracy organizacji. Należy uwzględnić także szerszą perspektywę w przypadku pojawienia się spraw elektronicznych, gdy postać papierowa nie będzie zawsze tą „jedynie słuszną”.

Dlatego projektując nowy obieg dokumentacji, warto przeanalizować zmiany zwłaszcza w kontekście dokumentacji wpływającej: zarówno w postaci papierowej, jak i elektronicznej (np. ePUAP, e-Doręczenia, KSeF, email).

Papier czy skan?

Dokument papierowy to „stan naturalny” w modelu tradycyjnym. Obsługa takiego dokumentu sprowadza się do rejestracji w dzienniku podawczym, umieszczenia pieczęci wpływu, dekretacji lub rozdziału do pracownika merytorycznego, a na końcu umieszczenia go w teczce aktowej, najczęściej w ramach akt jakiejś sprawy. W procesie obiegu dokument opatrywany jest dodatkowymi elementami, jak pieczęć wpływu, treść dekretacji czy znak sprawy – nanoszony w górnej części pisma. Taki obieg nazwiemy klasycznym. Co w takim razie zmienia system EZD?

Po pierwsze, system EZD staje się dziennikiem podawczym, bez potrzeby prowadzenia jego papierowej wersji. Po drugie, w punkcie lub punktach kancelaryjnych wraz z pojawieniem się skanera, pojawia się również pierwszy dylemat – jakie przesyłki należy odwzorowywać cyfrowo? O tym, że nie wszystko trzeba skanować (choć warto jak najwięcej) już pisałem w poprzednich tekstach. W instrukcji lub zarządzeniu wewnętrznym należy określić jasne „zasady gry” w tym zakresie i określić, jakie przesyłki nie podlegają odwzorowaniu cyfrowemu. Trzeba mieć bowiem na uwadze, że takie skany i powiązane z nimi metadane w systemie, w sytuacji stosowania modelu papierowego, mają wartość jedynie pomocniczą. Nie powinny być „przetwarzane” w nim bezterminowo – zwłaszcza gdy zawierają dane osobowe. W przypadku brakowania akt papierowych, należy mieć na uwadze ich odpowiedniki w systemie. Dlatego, podejmując decyzję w zakresie obsługi dokumentacji, już na tym etapie warto uwzględnić dalsze działania. System Comarch EZD pozwala zoptymalizować ten proces i wraz z brakowaniem fizycznym, przeprowadzić brakowanie „systemowe”.

Jeżeli dokument został zarejestrowany w systemie, to kolejna kwestia do rozstrzygnięcia dotyczy procesu dekretacji. Czy przekazywany dalej jest tylko papier, papier i dokument w systemie, a może jedynie postać elektroniczna (w przypadku pełnego odwzorowania cyfrowego)? Można też szerszą skalę stosować rozdział zamiast dekretacji, ponieważ kierownictwo, dzięki systemowi ma możliwość podejrzenia dokumentacji na dowolnym etapie jej obiegu. Oszczędzamy czas, rezygnując z dekretacji dla dokumentacji masowej, gdzie jest jasno zdefiniowany podział pracy, a w razie czego w systemie w dowolnym momencie można monitorować „co, kto, gdzie i jak”. System Comarch EZD pozwala przełożonym  nadzorować dokumentację, która trafia na konta pracowników nawet w sytuacji, gdy dekretacja w systemie nie była stosowana.

Należy pamiętać, że w modelu papierowym treść dekretacji musi znaleźć się na papierze, ale możemy stosować tzw. dekretację zastępczą. Treść dekretacji wykonanej w systemie przenoszona jest na dokument papierowy przez pracownika merytorycznego, który wieńczy ten proces własnym podpisem (uwierzytelnieniem) wykonanej adnotacji. W ten sposób papier wcale nie musi dotrzeć do kierownictwa, wystarczy jego dekretacja w samym systemie. Pozwala to odmiejscowić (praca zdalna) i przyspieszyć proces obiegu dokumentów oraz zminimalizować ryzyka „zatorów” lub zagubienia dokumentacji. Decyzja, co ma lądować fizycznie na biurku szefa, też może zostać określona według kategorii spraw, czy rodzajów dokumentów. Warto się zastanowić, czy dekretacja zostaje „po staremu”, a postać elektroniczna w systemie jest jedynie „dodatkiem”, a może chcemy jednak wykorzystać ją do usprawnienia procesu obiegu pism w organizacji.

Warto zaznaczyć, że w sytuacji, gdy w organizacji stosowany jest model EZD, dla takiej dokumentacji dopuszczana jest jedynie dekretacja w systemie i przepisy nie przewidują tu „odpowiednika” dla dekretacji zastępczej – dekretacji na papierze być nie powinno. W sytuacji, gdy część spraw w instytucji prowadzona jest w modelu EZD, a część w modelu papierowym, lepszym wyborem jest stosowanie dekretacji elektronicznej w systemie.

W tym miejscu dochodzimy też do wyzwania w zakresie organizacji obiegu dokumentacji z wykorzystaniem modelu EZD w podmiocie. W instytucjach wprowadzających EZD praktycznie nie ma sytuacji, aby wszystkie klasy JRWA były „elektroniczne”. Mamy do czynienia ze swego rodzaju modelem mieszanym – część zadań (klas JRWA) jest „papierowa”, a część „elektroniczna” (model EZD). Decyzję, czy dany dokument trafi do sprawy papierowej lub elektronicznej, podejmuje najczęściej pracownik merytoryczny. Zanim dokument do niego dotrze, podlega już procedurom rejestracji, skanowania oraz dekretacji. Tym samym obieg dokumentu papierowego powinien być tak skonstruowany, aby uwzględniać specyfikę tej sytuacji – braku wiedzy, jak będzie on dalej zarządzany i archiwizowany. Nie ma tu idealnego rozwiązania, dlatego warto spojrzeć na większe korzyści. Tu wygrywa skanowanie i dekretacja elektroniczna i tylko w sytuacjach, gdy punkt kancelaryjny ma pewność, że stosowany będzie model papierowy można odstąpić od tych zasad.

W tych kalkulacjach dla obiegu w „modelu mieszanym” (JRWA w różnych modelach) trzeba też uwzględnić jeszcze jedną zmienną – składy chronologiczne. Składami zarządzają z reguły punkty kancelaryjne. I tu powstaje pytanie, kiedy dokument powinien trafić do składu? Dotyczy to tylko dokumentów papierowych w sprawach EZD. Punkt kancelaryjny podczas rejestracji nie zawsze będzie wiedział, czy dany dokument trafi do sprawy EZD, czy papierowej. Czasami pewnie tak, ale nie zawsze. Dlatego trzeba przyjąć jakieś rozwiązanie tej kwestii. Możemy wyróżnić dwa warianty: domyślny obieg papierowy lub domyślny obieg elektroniczny.

W pierwszym scenariuszu dokumenty w postaci papierowej trafiają do pracowników, którzy w przypadku zaklasyfikowania do klasy elektronicznej powinni odnieść go do składu. W drugim dokumenty papierowe są zatrzymywane w składzie chronologicznym (gdy jest pełne odwzorowanie cyfrowe), do pracowników trafia tylko dokumentacja elektroniczna w systemie, a w sytuacji zaklasyfikowania dokumentu do klasy „papierowej” jest ze składu wycofywany.

Jeśli w podmiocie podstawowym modelem jest system tradycyjny, to zasadny jest wariant pierwszy, a gdy podstawowy jest model EZD, to stosujemy drugi wariant. Są to modele domyślne, ale dla konkretnych rodzajów dokumentów jest możliwość ustalenia indywidualnych trybów postępowania. Jeżeli punkt kancelaryjny wie, że dokument ma trafić do składu i jest w pełni odwzorowany cyfrowo, to od razu może zatrzymać dokument nawet pomimo jego „papierowej domyślności”. Model domyślny powinien dotyczyć przesyłek „bez trybu”, dlatego warto wcześniej przeanalizować wpływającą dokumentację i wybrać optymalny sposób postępowania w zależności od sytuacji.

Drukować, czy nie drukować o to jest pytanie…

Kluczową zmianą, jaką wprowadza system EZD dla wpływającej dokumentacji elektronicznej, to brak konieczności logowania się do państwowych systemów teleinformatycznych (ePUAP, e-Doręczenia czy KSeF) oraz ręcznego pobierania dokumentacji. Dzięki integracji minimalizowana jest liczba czynności dotyczących zarządzania dokumentacją na tych „skrzynkach”. Dokumentacja automatycznie pojawia się w systemie razem z częścią metadanych, co przyspiesza i upraszcza jej rejestrację.

W przypadku modelu tradycyjnego niestety trzeba taką dokumentację wydrukować i zdecydować, kiedy powinno się to zrobić. W „klasycznym” obiegu robił to punkt kancelaryjny po pobraniu przesyłki z danej skrzynki. Z reguły to też punkt kancelaryjny weryfikował ważność podpisów elektronicznych (jeżeli taki obowiązek nakładała instrukcja kancelaryjna) i nanosił taką informację na wydruk. Teraz, skoro w systemie EZD mamy naturalny dokument elektroniczny, to można go przekazać w postaci „oryginału” do pracowników merytorycznych, aby wykonali te czynności. Dlaczego warto rozważyć taką zmianę?

W modelu mieszanym na „wejściu”, z perspektywy kancelarii sytuacja nie jest zero-jedynkowa. Nie wiadomo, czy dokument elektroniczny trafi do sprawy elektronicznej, czy tradycyjnej (dopiero wtedy wydruk będzie potrzebny). Drukowanie wszystkiego nie jest w takiej sytuacji racjonalne. Optymalnym jest przekazanie dokumentu w systemie do pracownika, który podejmie taką decyzję. W takiej sytuacji dobrze jest wprowadzić zapis w instrukcji kancelaryjnej o uwierzytelnianiu wydruków z systemu, na zasadzie analogii do dekretacji zastępczej. Jeżeli jest taka potrzeba, pracownik drukuje i uwierzytelnia wydruk – kluczowe informacje są w systemie. Aby jednak stosować takie rozwiązanie, trzeba pamiętać, że dane w systemie powinny być przechowywane przynajmniej przez taki sam okres, jak dokumentacja tradycyjna (wydruki). Praktyka pracy urzędów stosujących taką zasadę pokazuje, że jest to właściwy sposób postępowania w sytuacji modelu „mieszanego”. Co do weryfikacji podpisu, to należy pamiętać, że to pracownicy merytoryczni powinni odpowiadać za wszystkie aspekty prawidłowego  wniesienia pisma do instytucji. Najlepiej, jak to właśnie na nich będzie spoczywał także obowiązek weryfikacji podpisu.

Wdrożenie systemu klasy EZD powinno skłonić do analizy i przemyślenia sposobu organizacji obiegu dokumentacji wpływającej. Tylko wtedy realizacja spraw w modelu EZD będzie przebiegać sprawnie.

Warto zapamiętać:

1.      Dzięki systemowi EZD można klasyczny obieg papierowy zastąpić elektronicznym.

2.      Dekretacje mogą być realizowane w oparciu o dokumenty elektroniczne (naturalne dokumenty elektroniczne lub skany).

3.      Jeżeli dokumentacja musi być zarządzana w modelu tradycyjnym, to można stosować dekretację zastępczą lub uwierzytelniać wydrukowane z systemu dokumenty elektroniczne.

4.      Dzięki możliwościom systemu EZD, częściej możliwe jest stosowanie rozdziału dokumentacji zamiast klasycznej dekretacji. W systemie Comarch EZD przełożeni mogą monitorować wpływającą dokumentację do pracowników, pomimo braku jej dekretowania.

5.      W normatywach kancelaryjno-archiwalnych warto określić domyślny sposób obiegu dokumentacji (papierowy lub elektroniczny) oraz wprowadzić kategorie dokumentacji, która obsługiwana jest w inny sposób.

6.      Obieg elektroniczny pozwala przyśpieszyć obieg pism w organizacji oraz ograniczyć ryzyko związane z „papierem” krążącym po instytucji.

Autor: Karol Ciechoński
Ekspert ds. systemów EZD