KSeF 2.0 w dużych przedsiębiorstwach – pytania i odpowiedzi z webinaru

20 listopada, podczas naszego webinaru "Jak sprawnie wdrożyć KSeF 2.0 w dużych firmach", Marta Frok, Consulting Manager, przeprowadziła uczestników przez meandry nadchodzących zmian podatkowych. Ogromne zainteresowanie tematem sprawiło jednak, że nie byliśmy w stanie odpowiedzieć na wszystkie pytania zadawane na żywo.

Ponieważ termin 1 lutego 2026 r. zbliża się nieuchronnie, a wdrożenie w skali Enterprise wymaga precyzyjnego planowania, zebraliśmy wszystkie wątpliwości uczestników wraz z odpowiedziami ekspertów, które pomogą Państwu lepiej przygotować się do nadchodzących zmian.

Codzienne procesy biznesowe i techniczne w KSeF

Co w przypadku konieczności korekty faktury wynikającej z błędu w danych klienta (np. literówka), a nie z ceny czy ilości? Noty korygujące znikają – jak obsłużyć ten typ błędu?

Jedna z możliwości to "wykasowanie” błędnej faktury poprzez wystawienie korekty faktury in minus. W ten sposób zeruje się błędną fakturę i wystawia nową, poprawną.

Jak dokładnie wygląda generowanie certyfikatu? Czy samo zgłoszenie ZAW-FA wystarczy?

Generowanie certyfikatu na podstawie ZAW-FA to proces "papierowy", który oznacza złożenie wniosku do odpowiedniego urzędu skarbowego. W przypadku Comarch EDI KSeF generujemy certyfikaty KSeF w narzędziu Comarch EDI Manager w oparciu o pieczęć firmy lub osobisty podpis elektroniczny reprezentanta.

Jeśli podmiot, np. spółka z o.o., nie ma pieczęci, to najpierw należy złożyć wniosek ZAW-FA do urzędu skarbowego, by nadać wskazanej osobie uprawnienie pierwotne pozwalające na wygenerowanie przez dany certyfikat osobisty certyfikatów KSeF.

Szkolenia prowadzone przez urzędy skarbowe (np. w ramach “Śród z KSeF”) dokładnie opisują ten temat, dlatego warto je przesłuchać.

Czy przez API KSeF można pobierać masowo faktury w XML i PDF?

Z API platformy rządowej KSeF można masowo pobierać faktury w formacie schemy KSeF XML. Ministerstwo nie udostępnia wizualizacji PDF. Takie rozwiązanie zapewniamy jednak w Comarch EDI KSeF.

Obsługa załączników w KSeF

Co jeśli załącznik do faktury jest zbyt duży?

KSeF ma ograniczenia co do wielkości przesyłanego pliku. Jeśli załącznik przekracza limity, rozwiązania są dwa:

1. Pierwsze (mniej wygodne) to podział faktury na dwie mniejsze.
2. Drugie (rekomendowane przez nas) to tzw. model hybrydowy dostępny w Comarch EDI: wystawca za pośrednictwem Comarch EDI KSeF wysyła fakturę do KSeF (bez załącznika), a następnie kanałem mailowym przesyła fakturę zarejestrowaną w KSeF z dodatkowym załącznikiem, w formie spakowanego ZIP (faktura plus załącznik) lub np. PDF jako kontener z zamieszczonym w środku załącznikiem/załącznikami.

Co jeśli wysyłamy więcej załączników z fakturą? Jak krok po kroku realizować wymianę w KSeF?

KSeF dopuszcza wysłanie faktury z załącznikami, przy czym załącznik to nie odrębny dokument, ale osobna sekcja w pliku XML schemy. Jest to tabela o maksymalnie 20 kolumnach.

Zawartość pól w kolumnach i wierszach jest dowolna, przy czym rozmiar tej części faktury jest ograniczony. W przypadku kilku różnych załączników, których nie da się przedstawić w formie tabelarycznej w tej sekcji, pozostaje wysyłanie załączników poza KSeF, np. mailowo.

Jak wygląda sytuacja z listem przewozowym, który obecnie jest wysyłany razem z fakturą?

Ministerstwo nie zezwala na przesyłanie takich dokumentów przez KSeF, a więc proces musi odbyć się poza rządową platformą.

Można ten proces obsłużyć przez Comarch EDI – faktura wysłana za pośrednictwem Comarch EDI do KSef, po otrzymaniu KSeF ID może zostać przekazana na wskazany adres e-mail odbiorcy wraz z wymaganymi załącznikami, wcześniej dostarczonymi do Comarch EDI z fakturą. Dokumenty są przesyłane jako paczka ZIP lub jako pdf będący kontenerem na załączniki.

Klient otrzymuje komplet, mimo że technicznie dokumenty szły różnymi ścieżkami. 

Czy żeby odbierać faktury z załącznikiem, trzeba składać zgłoszenie?

Nie, odbieranie faktur z załącznikiem nie wymaga zgłoszenia, tylko wystawianie.

Bezpieczeństwo i rola operatora EDI

Co z awarią Comarch EDI (przykładowo ponad 7 dni)? Kto odpowiada wtedy za nieterminowe złożenie dokumentu?

Interesy klientów Comarch EDI są zabezpieczone przez precyzyjne zapisy w umowach SLA (Service Level Agreement). Parametry określają czas reakcji, naprawy oraz odpowiedzialność finansową dostawcy.

Należy dodatkowo podkreślić, że Comarch EDI jest systemem klasy mission-critical, działającym w trybie 24/7. Obsługujemy miliony dokumentów dla największych sieci handlowych i producentów. Z naszego 25-letniego doświadczenia wynika, że przerwy w transmisji (jeśli się zdarzają) liczone są w minutach lub godzinach, nigdy w dniach.

Jak wygląda proces pobierania faktur z Ksef i konwertowania ich do pliku PDF w Comarch włącznie z zaczytaniem ich do kancelarii zakupowej i skierowania ich do obiegu elektronicznego?

Comarch EDI jako platforma pośrednicząca może na życzenie Klienta (odbiorcy) pobrać faktury z KSeF w formacie KSeF XML i przekonwertować je do czytelnej formy PDF. 

Tak przekonwertowany obraz możemy dostarczyć do wskazanego miejsca u odbiorcy, np system workflow, etc. Na życzenie przekazujemy sam PDF lub parę plików, tj. obraz wraz z plikiem XML lub innym strukturalnym zawierającym metadane z faktury umożliwiające automatyczne zaczytanie faktury do obiegu w systemie odbiorcy.

Wizualizacje i obsługa kontrahentów zagranicznych

Ile kodów QR musi się znaleźć na fakturze wystawionej w trybie online i przekazanej nabywcy poza KSeF?

W przypadku standardowego procesu (tryb online), faktura najpierw trafia do KSeF, a dopiero potem generowana jest jej wizualizacja (PDF lub wydruk). Taka wizualizacja musi zawierać jeden kod QR, który jest unikalnym linkiem prowadzącym bezpośrednio do tej konkretnej faktury w systemie ministerialnym. 

Czy wizualizację faktury wystawionej na kontrahenta zagranicznego będzie można wygenerować w języku angielskim?

Tak. W przypadku rozwiązania Comarch EDI wizualizacje faktur w PDF są dwujęzyczne (polski i angielski), tzn. opisy na fakturze np. Faktura/Invoice, natomiast treść pól jest prezentowana w takim języku w jakim będzie przesłana od wystawcy, nie tłumaczymy jej. Ministerstwo w jednej ze swoich odpowiedzi potwierdza taką możliwość jednocześnie zastrzegając, że wizualizacja musi być zgodna z zawartością merytoryczną schemy KSeF XML.

Co z kodami QR na fakturach dla klientów zagranicznych, jeśli korzystamy z własnych szablonów (np. w Crystal Reports)?

W ramach Comarch EDI KSeF przygotowaliśmy wizualizacje z kodami QR zgodnymi z wytycznymi Ministerstwa, jest to część naszej usługi.

W przypadku rozwiązań zewnętrznych kierujemy do instrukcji Ministerstwa Finansów.

W razie dodatkowych pytań, zachęcamy do bezpośredniego kontaktu, z naszymi ekspertami od KSeF i elektronicznego fakturowania.