KSeF w dużej firmie. Jak Comarch EDI KSeF ułatwia codzienną pracę z e-fakturami

Wprowadzenie KSeF to jedno z największych przedsięwzięć cyfryzacyjnych w polskiej administracji i nowy obowiązek dla firm. Warto potraktować tę zmianę jako doskonały moment na audyt dotychczasowych procesów finansowych. To czas na ich aktualizację i wprowadzenie automatyzacji.

Aby w pełni wykorzystać ten potencjał, firmy potrzebują partnera, który oferuje więcej niż tylko zgodność z ministerialnym API. Takim rozwiązaniem jest platforma Comarch EDI KSeF, zaprojektowana, by przekuć obowiązek regulacyjny w realną szansę na optymalizację biznesu.

KSeF i nowe wyzwania dla firm

Skala KSeF, podobnie jak jego wpływ na biznes, jest ogromna. Przypomnijmy: już od 1 lutego 2026 roku obowiązek ten obejmie duże firmy, których sprzedaż w 2024 roku przekroczyła 200 milionów złotych.

Choć głównym celem Ministerstwa Finansów jest uproszczenie i uszczelnienie systemu podatkowego, zmiana prawa oznacza dla firm szereg bardzo konkretnych wyzwań technologicznych i organizacyjnych.

• Wiele systemów księgowych wymaga dostosowania do komunikacji z KSeF. Często konieczne jest wdrożenie dodatkowych integratorów, które umożliwiają poprawną wymianę danych.
• KSeF bazuje na ustrukturyzowanym formacie faktury. Format ten jest skomplikowany i, co ważniejsze, podlega dynamicznym zmianom i aktualizacjom ze strony administracji. Monitorowanie tych zmian i nieustanne dostosowywanie własnych systemów to ogromne obciążenie dla wewnętrznych działów IT.
• W zautomatyzowanym środowisku każdy błąd lub przestój może generować poważne zatory płatnicze i zakłócać łańcuch dostaw. Wybrane rozwiązanie musi zapewniać ciągłość procesów.

Brak automatyzacji oraz spójnej integracji zwiększa ryzyko błędów ludzkich i opóźnień w procesowaniu faktur, co w konsekwencji może prowadzić do problemów z płynnością lub rozliczeniami podatkowymi.

Jak Comarch EDI KSeF pomaga przedsiębiorstwom?

Comarch EDI KSeF to wyspecjalizowane rozwiązanie, które działa jak bezpieczny i inteligentny pomost między systemami wewnętrznymi firmy a Krajowym Systemem e-Faktur. Jego podstawową rolą jest automatyzacja procesu wysyłania i odbierania e-faktur, zapewniając jednocześnie zgodność z przepisami.

Kluczową zaletą platformy jest jej model działania – SaaS (Software as a Service). Co to oznacza w praktyce? Comarch, jako dostawca usługi, bierze na siebie całą odpowiedzialność za utrzymanie systemu, jego monitoring, a przede wszystkim za bieżące aktualizacje i dostosowywanie platformy do wszelkich zmian w API Ministerstwa Finansów.

Dla firmy oznacza to realne korzyści biznesowe:

• Minimalizacja obciążenia działów IT. Zespoły IT nie muszą śledzić zmian legislacyjnych ani planować skomplikowanych i kosztownych modyfikacji w wewnętrznych systemach ERP.
• Pewność zgodności prawnej. Firma zyskuje gwarancję, że jej proces fakturowania jest zawsze zgodny z aktualnymi wymogami prawa.
• Ciągłość operacyjna. Platforma jest monitorowana 24/7, co zapewnia nieprzerwane działanie procesów finansowych.
• Skupienie na biznesie. Zarząd i działy finansowe mogą skoncentrować się na kluczowych działaniach, zamiast martwić się o techniczną stronę obsługi KSeF.

5 głównych funkcjonalności Comarch EDI KSeF

Kompleksowa integracja

W dużych organizacjach rzadko mamy do czynienia z jednym systemem. Comarch EDI KSeF zapewnia pełną integrację z dowolnym systemem ERP lub finansowo-księgowym klienta, niezależnie od jego producenta (np. SAP, Oracle, systemy branżowe). Komunikacja odbywa się poprzez nowoczesne interfejsy API lub inne zdefiniowane protokoły, co gwarantuje elastyczność i bezpieczeństwo wymiany danych.

Wielopoziomowe walidacje

To jedna z kluczowych przewag platformy. Sam KSeF przeprowadza jedynie walidację techniczną – sprawdza, czy plik XML jest zgodny ze schematem. Comarch EDI KSeF idzie o krok dalej, umożliwiając wdrożenie dodatkowych walidacji biznesowych.

Firma może zdefiniować własne reguły sprawdzające (np. czy faktura zawiera poprawny numer zamówienia, czy kod centrum kosztowego jest prawidłowy, czy zgadzają się sumy). Pozwala to wyłapać błędy merytoryczne, zanim faktura trafi do KSeF i stanie się dokumentem prawnie wiążącym.

Inteligentna konwersja formatów

Firmy nie muszą przebudowywać swoich systemów ERP, aby wygenerować format KSeF XML 3.0. Platforma Comarch potrafi przyjąć faktury w formacie natywnym dla klienta (np. IDoc, EDIFACT, plik płaski), a następnie automatycznie konwertuje je do formatu wymaganego przez Ministerstwo Finansów.

Proces działa w obie strony – faktury zakupowe pobrane z KSeF są konwertowane na format zrozumiały dla systemu ERP odbiorcy, gotowy do automatycznego zaksięgowania. Eliminuje to jakąkolwiek potrzebę ręcznej ingerencji.

Bezpieczna autoryzacja

Comarch EDI KSeF zarządza procesem uwierzytelniania w systemie KSeF. Obsługuje autoryzację za pomocą tokenów, a w przyszłości będzie dostosowywana do kolejnych metod autoryzacji przewidzianych w nowych wersjach systemu KSeF.

Monitorowanie i statusy

Comarch EDI KSeF automatycznie pobiera z KSeF wszystkie statusy zwrotne, w tym kluczowy numer KSeF ID (potwierdzenie przyjęcia faktury przez system) oraz Urzędowe Poświadczenie Odbioru. Informacje te są natychmiast przekazywane do systemu ERP klienta. Dzięki temu dział finansowy ma stały podgląd statusu każdego dokumentu i może błyskawicznie reagować na ewentualne odrzucenia lub błędy.

Więcej niż KSeF – opcjonalne funkcje wspierające biznes

Podstawowym zadaniem platformy jest komunikacja z KSeF, jednak jej możliwości na tym się nie kończą. Comarch EDI KSeF wspiera cały cykl życia faktury w firmie. Wśród opcjonalnych rozwiązań znajdują się:

• Archiwizacja – bezpieczne, długoterminowe archiwum wszystkich faktur (wysłanych i odebranych) w oryginalnym formacie XML, wraz z pełną historią statusów, numerem KSeF ID i UPO. To nieoceniona pomoc podczas audytów i kontroli.
• Generowanie faktur PDF – KSeF nie dotyczy faktur B2C ani wysyłanych do kontrahentów zagranicznych. Platforma może automatycznie generować wizualizacje PDF dla tych dokumentów i wysyłać je e-mailem do odbiorców.
• Strumieniowanie faktur zakupowych – możliwość automatycznego przesyłania faktur kosztowych do systemu FK natychmiast po ich wpłynięciu do KSeF, co drastycznie przyspiesza proces akceptacji i płatności.
• Obsługa płatności zbiorczych i samofakturowania – platforma Comarch wspiera również bardziej złożone scenariusze biznesowe, jak rozliczanie faktur zbiorczych czy procesy, w których to nabywca wystawia fakturę w imieniu sprzedawcy.

W jakich firmach najlepiej sprawdzi się Comarch EDI KSeF?

Platforma Comarch EDI KSeF została zaprojektowana z myślą o najbardziej wymagających organizacjach. Jest to idealne rozwiązanie przede wszystkim dla:

• Dużych firm i korporacji międzynarodowych, które muszą dostosować swoje globalne systemy do lokalnych, polskich wymogów.
• Przedsiębiorstw wielospółkowych i wielosystemowych, gdzie konieczna jest integracja wielu różnych systemów ERP w ramach jednej grupy kapitałowej.
• Firm przetwarzających wysokie wolumeny dokumentów (tysiące lub dziesiątki tysięcy faktur miesięcznie), dla których manualna obsługa jest niemożliwa, a wydajność i stabilność platformy są kluczowe.
• Organizacji o złożonych procesach biznesowych, wymagających dodatkowych walidacji, niestandardowych przepływów pracy czy integracji z innymi systemami (np. obiegu dokumentów).

Przygotuj się na KSeF z Comarch

Krajowy System e-Faktur jest nieunikniony. Firmy mogą potraktować go jako bolesny obowiązek lub jako strategiczną szansę na optymalizację. Wybór odpowiedniego partnera technologicznego jest tutaj kluczowy.

Rozwiązanie Comarch EDI KSeF pozwala wejść w tę zmianę pewnie i bezpiecznie. Zdejmuje z firmy ciężar skomplikowanej integracji technicznej i monitorowania zmian w prawie. Jednocześnie upraszcza cały obieg dokumentów – od ich przygotowania, przez walidację, wysyłkę, odbiór, aż po bezpieczną archiwizację.

Zamiast budować i utrzymywać własne, kosztowne rozwiązania, firmy mogą polegać na doświadczeniu oraz stabilnej platformie sprawdzonego dostawcy.

Dowiedz się więcej o tym, jak Comarch pomaga przedsiębiorcom dostosować się do nowych wymogów KSeF. Umów się na bezpłatną konsultację i przygotuj bezpieczny plan wdrożenia.