#01 Cyfrowa administracja to zmiana, która dzieje się na naszych oczach

Cyfryzacja coraz mocniej wkracza w nasze codzienne życie. Dzieje się to w różnych obszarach, także administracji publicznej. Dzięki nowym narzędziom i usługom elektronicznym możemy już teraz wiele spraw urzędowych załatwiać szybko, wygodnie i bez wychodzenia z domu. Coś, co kiedyś zajmowało cały dzień i wiązało się z wizytą w urzędzie, czy staniem w kolejce, dziś często można zrobić w kilka minut, przez internet. Właśnie dlatego coraz więcej osób korzysta z e-usług, oszczędzając swój czas.

Chociaż dokumenty papierowe wciąż są jeszcze powszechnie wykorzystywane w komunikacji urzędowej, coraz więcej spraw trafia do obiegu cyfrowego. Zdecydowanie jest to trend, który będzie się tylko umacniał. Przyszłość administracji to dokumenty elektroniczne oraz komunikacja online.

Coraz więcej urzędów w całej Polsce wdraża portale i aplikacje dla mieszkańców oraz przedsiębiorców. Powstają nowe cyfrowe usługi, w tym również aplikacje mobilne. Pojawiają się także pierwsze narzędzia wykorzystujące sztuczną inteligencję. Wszystko po to, aby można było szybciej i łatwiej załatwiać sprawy, niezależnie od miejsca i czasu.

W niedalekiej przyszłości wszystkie dokumenty (w tym dokumenty zawodowe) będą dostępne w postaci cyfrowej. Proces przechodzenia z „papieru” na jego odpowiednik w postaci elektronicznej przyspiesza. To duża zmiana dla obywateli, ale i wyzwanie dla instytucji publicznych. Wymaga przystosowania się do nowych narzędzi, procesów oraz sposobów pracy.

Wdrożenie e-Doręczeń i kolejne zmiany

W ostatnim czasie jedną z większych zmian na drodze cyfryzacji administracji publicznej były e-Doręczenia. Wprowadzenie obowiązku elektronicznego wysyłania pism oraz korzystania z Bazy Adresów Elektronicznych (BAE) pokazało, że wdrażanie nowych rozwiązań nie zawsze jest łatwe. Wiele instytucji miało trudności z przystosowaniem się do tego rozwiązania.

Jednak pomimo początkowych trudności, efekty są widoczne. W pierwszych pięciu miesiącach tego roku wysłano ponad 15 milionów przesyłek przez e-Doręczenia. Skrzynkę do odbioru pism założyło już ponad 1,3 miliona podmiotów (dane Poczty Polskiej). Obywatele i przedsiębiorcy coraz chętniej korzystają z tej formy komunikacji, dlatego w dłuższym horyzoncie czasowym nie da się „uciec” od dokumentacji elektronicznej. Tym bardziej, że w kolejce czeka już kolejna rewolucja w tym obszarze jaką jest KSEF, czyli Krajowy System e-Faktur. Niezależnie od tego, jak bardzo przygotowany jest dany urząd, warto już dzisiaj podjąć działania.

Nowe obowiązki, nowe wyzwania.

Instytucje publiczne stają dziś przed ważnym wyzwaniem: muszą przemyśleć, jak zorganizować swoją codzienną pracę w nowej, cyfrowej rzeczywistości. Przez lata funkcjonowania w oparciu o dokumenty papierowe, nadchodzi czas, by stopniowo przejść na dokumentację cyfrową.

To nie tylko potrzeba wynikająca z postępu technologicznego, ale także wymóg prawny. Zarówno Unia Europejska, jak i polski ustawodawca podejmują konkretne działania, które kierują administrację w stronę cyfryzacji.  Wprowadzanie nowych regulacji jest istotnym stymulatorem dla przyspieszenia transformacji cyfrowej w sektorze publicznym. Na gruncie prawa europejskiego mowa tu, przede wszystkim o implementacji rozporządzenia eIDAS 2.0 – tworzącego nowe cyfrowe usługi zaufania i wprowadzającego portfel tożsamości cyfrowej[i]. W zakresie krajowym należy zwrócić szczególną uwagę na opracowywaną właśnie przez Ministerstwo Cyfryzacji Strategii Cyfryzacji Polski do 2035 r.[ii] W założeniach tego dokumentu prognozowana jest ambitna wizja polskiej administracji 2035 roku, jako wizja e-administracji bez papieru, gdzie:

• 100%  spraw prowadzonych przez podmioty realizujące zadania publiczne załatwiana jest elektronicznie
• 100%  podmiotów realizujących zadania publiczne pracuje na dokumentach cyfrowych

Od razu nasuwają się pytania:

 — Czy cele te są możliwe do osiągnięcia w takiej perspektywie?
Odpowiadając: To zależy od stopnia przygotowania instytucji publicznych.

— Czy polskie instytucje publiczne są przygotowane na ich realizację?
Odpowiadając: To zależy czy maja odpowiednie zasoby, narzędzia i know-how jak je wykorzystywać.

— Jak wygląda bieżąca sytuacja?
Odpowiadając: Różnie w skali kraju, ale większość administracji dalej prowadzi sprawy w postaci akt papierowych i działa w paradygmacie „papierowego matrixa”.

— Co jest niezbędne, aby zrealizować ustalone cele oraz móc odejść od papierowej dokumentacji i działać inaczej?
Odpowiadając: Nowoczesny system EZD (Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją)

— Czym jest system EZD i „papierowy matrix”?
Odpowiadając:  O tym już w następnych odcinkach

Warto zapamiętać:

1.      e-Usługi są w coraz szerszym zakresie dostępne dla obywateli  - m.in. w aplikacjach  (np. mObywatel) i portalach e-usługowych instytucji publicznych.

2.      Rozwój e-Usług prowadzi do wzrostu liczby dokumentów elektronicznych w administracji.

3.      E-Doręczenia, mimo początkowych trudności w ich wprowadzeniu w podmiotach publicznych, cieszą się coraz większym zainteresowaniem obywateli i przedsiębiorców.

4.      UE i polski rząd wyznaczają ambitne cele i regulacje w zakresie cyfryzacji.

5.      Administracja musi dostosować się do efektywnej realizacji e-Usług i obsługi dokumentacji elektronicznej.

Autor: Karol Ciechoński
Młodszy Konsultant ds. Rozwiązań Biznesowych

[i] https://digital-strategy.ec.europa.eu/en/policies/eudi-regulation
[ii] https://www.gov.pl/web/cyfryzacja/strategia-cyfryzacji-polski-do-2035-roku