#08 Metadane, czyli kontekst dokumentacji w EZD

Metadane, czyli kontekst dokumentacji w EZD

Praca w modelu EZD polega na kompletowaniu dokumentacji spraw w postaci elektronicznej w odpowiednim systemie teleinformatycznym. Główne elementy to dokumenty elektroniczne (najczęściej pliki), oraz sprawy, czyli zbiór dokumentów grupowany w oparciu o JRWA. Do efektywnej obsługi tych elementów w systemie, konieczne jest ich opisanie niezbędnymi metadanymi.

Czym są metadane?

Najprościej mówiąc, to „dane o danych”. Dzięki nim system informatyczny wie, jak obsługiwać dokumenty i sprawy.

W najnowszej nowelizacji ustawy o informatyzacji, ukierunkowanej na budowę interoperacyjność systemów i rejestrów państwowych, wprowadzono definicję metadanych odwołująca się do ustawy z 2021 r. o otwartych danych i ponownym wykorzystywaniu informacji sektora publicznego. Czytamy tam, że metadane to:

„ustrukturyzowane informacje opisujące, tłumaczące, lokalizujące i ułatwiające odnalezienie, wykorzystanie innych informacji lub zarządzanie nimi”

W społeczeństwie informacyjnym i natłoku danych w którym żyjemy, rola metadanych staje się kluczowa. Prawie każde urządzenie czy aplikacja gromadzi metadane, które stanowią kontekst dla głównych danych. Metadane odpowiednio wykorzystane stanowią wartość samą w sobie.

Nie inaczej jest w przypadku metadanych dla dokumentacji i spraw na gruncie przepisów kancelaryjno-archiwalnych.

Metadane w EZD

Zgodnie z definicją z Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r.
w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych metadane to :

„zestaw usystematyzowanych informacji, logicznie powiązanych z przesyłką, sprawą lub inną dokumentacją, ułatwiających ich wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie”

Podstawowym obowiązkiem pracowników prowadzących dokumentację w modelu EZD, obok zapewnienia kompletności akt w systemie, jest też zadbanie o metadane:

„Prowadzący sprawę dba o kompletność metadanych odnoszących się do sprawy oraz przesyłek lub pism włączonych do akt sprawy”[i] 

Podczas archiwizacji kluczowym zagadnieniem weryfikowanym przez archiwistów jest stan metadanych:

„Uporządkowanie dokumentacji w postaci elektronicznej w systemie EZD polega na (…)
 4.  uzupełnieniu metadanych przesyłek i spraw, jeżeli wcześniej tego nie dopełniono”[ii]

W przypadku braku realizacji tego obowiązku archiwista może odmówić przejęcia dokumentacji.

Jak prawidłowo dbać i uzupełniać metadane?

Obowiązkowe metadane

Dla dokumentów i spraw w modelu EZD istnieje katalog metadanych, które są obligatoryjne.

Rozporządzenie MSWiA z dnia 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych określa metadane jakie powinny być przyporządkowane do dokumentów elektronicznych w podmiotach publicznych podlegających ustawie archiwalnej.

Z wymienionego w nim katalogu 14 metadanych, połowa ma charakter obowiązkowy.

Niezbędnymi elementami struktury dokumentów elektronicznych są następujące metadane:

1) identyfikator – jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;

2) twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu, z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji dokumentu;

3) tytuł – nazwa nadana dokumentowi;

4) data – data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;

5) format – nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu dokumentu (np. xml, pdf);

6) dostęp – określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie można udostępnić dokument;

7) typ – określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk, obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core Metadata.

Przetwarzając dokument elektroniczny w systemie teleinformatycznym te dane o dokumencie muszą zostać uzupełnione. Często systemy robią to automatycznie (dotyczy to np. identyfikatora, daty czy formatu).

Kolejne 7 metadanych podaje się tylko w przypadku, gdy metadane te zostały przypisane do dokumentu w procesie jego tworzenia, przetwarzania lub przechowywania:

8) relacja – określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem i rodzaju tego powiązania;

9) odbiorca – podmiot, do którego dokument jest adresowany;

10) grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;

11) kwalifikacja – kategoria archiwalna dokumentu;

12) język – kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne określenie języka, o ile nie występuje w normie;

13) opis – streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu;

14) uprawnienia – wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania dokumentem.

Metadane z tego katalogu nie będą dotyczyć każdego dokumentu elektronicznego. Nie każdy dokument musi mieć metadane: „relacja” wynikającą np. z istnienia załączników lub podpisów  do dokumentu czy też „odbiorca”, jeżeli nie jest adresowany na zewnątrz.

Metadane w systemie klasy EZD

Wymagania metadanych dla dokumentacji w modelu  EZD powinny być uszczegółowione i zostać ujęte w załączniku do instrukcji kancelaryjnej. Istotne jest też ich pogrupowane według kategorii obiektów:

• przesyłka wpływająca (przychodząca)
• przesyłka wychodząca
• dokument nie będący przesyłką (wewnętrzny)
• sprawa

Każdy dokument znajdujący się w systemie klasy EZD musi zostać przyporządkowany do właściwej kategorii. Obiekty te mają różną „specyfikę” zatem posiadają też odmienne katalogi metadanych obowiązkowych. Dopiero po tej kategoryzacji wiemy jaki zestaw metadanych przypisać do danego dokumentu lub sprawy.  

Poniższa tabela przedstawia metadane obowiązkowe dla każdej kategorii obiektów.

To na co warto zwrócić uwagę to sposób nadawania tytułów: dla dokumentów – rodzaj dokumentu (np. sprawozdanie, faktura, notatka), dla spraw –  czynność związana z realizacją sprawy, a więc np. przygotowanie, wyjazd, udostępnienie.

Mamy też wielość dat, które mogą się pojawić wśród metadanych. I tak np. dla pism wpływających należy obowiązkowo odnotować datę widniejąca na piśmie i datę wpływu – data rejestracji zapisywana jest automatycznie. Ciekawa konstrukcja wiąże się z datą założenia i zakończenia sprawy. Odnotowywana ma być data rejestracji sprawy w systemie, podczas gdy zgodnie z KPA datą wszczęcia sprawy jest data wpływu wniosku inicjującego sprawę (jeżeli sprawa wszczynana jest na wniosek). Te daty mogą być zatem rozbieżne. Instrukcja kancelaryjna wymaga zakończenia spraw przed archiwizacją, ale metadana, która jest obowiązkowa dotyczy najpóźniejszej z dat odnoszących się do dokumentów składających się na sprawę, czyli albo daty rejestracji ostatniego pisma wpływającego albo ostatniej daty na piśmie wysyłanym lub daty włączenia do akt sprawy ostatniego pisma wewnętrznego.  System klasy EZD musi potrafić ustalić właściwą datę i uwzględnić ją w paczce archiwalnej.

Wymagane też jest odnotowywanie znaku nadanego przesyłce przez nadawcę w przypadku uzupełniania metadanych dla pisma wpływającego. Taki „znak sprawy obcy” nie znajduje się na wszystkich przesyłkach, ale jeżeli się pojawia należy go uzupełnić. Właśnie ten znak pisma powinien być prezentowany na spisie spraw, gdy pismo wszczyna daną sprawę.

Kolejna metadana, na którą warto zwrócić uwagę dotyczy sposobu wysyłki pism wychodzących. O ile pisma są wysyłane z wykorzystaniem mechanizmów systemów klasy EZD ta metadana powinna być uzupełniana automatycznie. Natomiast gdy dokumenty wysyłane są niestandardowymi kanałami należy pamiętać, aby ten fakt także odnotować w systemie klasy EZD.

Metadane a archiwizacja

Prawidłowość uzupełnienia metadanych zarówno pod względem ilościowym, ale także jakościowym powinno być weryfikowane przez archiwistów na etapie przyjmowania spraw elektronicznych.

Mimo, że część metadanych jak np. dostęp, typ czy format jest wymagana dopiero na etapie eksportu danych do paczki archiwalnej, to uwzględniając fakt, że nawet dokumentacja kategorii B, może w wyniku ekspertyzy archiwalnej zostać przekwalifikowana na materiały archiwalne, warto dbać o właściwą strukturę metadanych już wcześniej.

Metadane są szczególnie istotne dla Archiwów Państwowych, gdyż ułatwiają wieczyste „przetwarzanie" materiałów archiwalnych w postaci elektronicznej.  Proces weryfikacji metadanych podczas przyjmowania paczki archiwalnej jest dwu etapowy. Najpierw specjalne walidatory weryfikują, czy poszczególne obowiązkowe metadane zostały uzupełnione.  W kolejnym kroku pracownicy archiwów państwowych analizują jakość wprowadzonych metadanych. Być może wkrótce doczekamy się specjalnych poradników, wskazujących jak prawidłowo uzupełniać metadane, zwłaszcza takie jak tytuł – na ten moment pracownicy mają dowolność w jego określaniu. Pojawiają się też propozycje rozszerzenia katalogu metadanych o takie pozycje jak tematyka czy odbiorca.

Metadane a systemy klasy EZD

Obok dokumentów i spraw, metadane stanowią kluczowy element całego ekosystemu EZD. Bez metadanych nie da się efektywnie zarządzać dokumentacją elektroniczną. Należy o nich pamiętać zwłaszcza przy integracjach systemu klasy EZD z systemami dziedzinowymi, zabezpieczając nie tylko przepływy dokumentów między systemami, ale także metadanych.

Wprowadzając EZD w organizacji warto zweryfikować, czy wykorzystywany system klasy EZD daje zarówno możliwość uzupełniania obowiązkowych metadanych oraz czy wspomaga ten proces. System Comarch EZD daje możliwość zdefiniowania wymaganych metadanych, a tym samym zapobiega ryzyku pominięcia istotnych informacji dla spraw czy dokumentów. Dodatkowo integracje z ePUAP, e-Doręczeniami, KSeF, czy mechanizm OCR, pozwalają automatyzować proces uzupełnienia metadanych pism wpływających w systemie.

Warto zapamiętać:

1.      Obiekty w systemach teleinformatycznych mają przyporządkowane do siebie metadane – czyli dane o danych.

2.      Rozporządzenie MSWiA z 2006 r. określa obowiązkowe metadane dla dokumentów elektronicznych.

3.      Instrukcja kancelaryjna definiuje różne katalogi metadanych obowiązkowych w zależności od tego czy mowa jest o przesyłce wpływającej, wychodzącej, piśmie wewnętrznym czy sprawie.

4.      Praca w modelu EZD wymaga od pracowników dbałości o metadane. Systemy klasy EZD powinny wspierać ten proces, tak jak robi to Comarch EZD.

5.      Podczas archiwizacji spraw elektronicznych (w modelu EZD), jak również późniejszego ich przekazywania do archiwów państwowych, metadane są poddane procesowi weryfikacji ilościowej i jakościowej.

Autor: Karol Ciechoński
Ekspert ds. systemów EZD

 
[i] §  31.2 Instrukcji kancelaryjnej, stanowiącej załącznik nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych
[ii] §  15.2.pkt 4 Instrukcji archiwalnej, stanowiącej załącznik nr 6 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych