#11 Nowe spojrzenie na składy chronologiczne w projekcie nowelizacji ustawy archiwalnej

Nowe spojrzenie na składy chronologiczne w projekcie nowelizacji ustawy archiwalnej

Składy chronologiczne od lat spędzają sen z powiek wielu instytucjom publicznym wdrażającym system EZD. Do składów trafiają „papierowe ślady” procesów, które w praktyce coraz częściej prowadzone są cyfrowo. Dlatego każda zmiana przepisów dotyczących składów budzi duże zainteresowanie. Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego 6 maja bieżącego roku przedstawiło kolejną wersję projektu nowelizacji ustawy archiwalnej, zawierającą zmiany także w aspekcie składów chronologicznych[i]. To dobry moment, aby przyjrzeć się tym propozycjom nieco dokładniej.

Diagnoza i nowy obowiązek

Projektowana nowelizacja odpowiada na dwa najważniejsze wyzwania, które od lat towarzyszą cyfryzacji dokumentacji w administracji publicznej i rozwojowi systemów klasy EZD:

1. Jasne określenie, które akta są tymi „oryginalnymi”

Powszechny problem, kiedy akta prowadzone są elektronicznie, ale przy kontroli pojawia się oczekiwanie przedstawienia papierowych wersji dokumentów złożonych w składzie chronologicznym. W nowym podejściu to dokumentacja elektroniczna będzie traktowana jako oryginał. Dzięki temu zarówno sądy, jak i instytucje kontrolne będą pracować bezpośrednio na cyfrowych aktach spraw, bez konieczności sięgania po wersje papierowe.

2. Uproszczenie pracy z dokumentacją w składach

Drugim ważnym obszarem zmian, postulowanym od dawna przez podmioty publiczne, jest uproszczenie procedur związanych z dokumentacją w składach chronologicznych oraz składach informatycznych nośników danych. Nowelizacja ma je uprościć, zwłaszcza w zakresie brakowania całych zasobów.

We wspomnianym wcześniej projekcie nowelizacji pojawia się propozycja wprowadzenia obowiązku podpisywania odwzorowań cyfrowych podpisem kwalifikowanym osoby upoważnionej albo opatrywania ich pieczęcią kwalifikowaną organu lub jednostki organizacyjnej. Ma to wzmocnić ich „moc dowodową” i potwierdzić, że skan jest wiarygodnym odpowiednikiem dokumentu papierowego. Taki pomysł nie jest nowy, ponieważ podobne zasady funkcjonują już w paczkach administracyjnych czy przy prowadzeniu elektronicznych akt osobowych.

Samo uwierzytelnienie to jednak za mało, aby skan uzyskał „walor prawny”, który ma wynikać z ustawy archiwalnej. Konieczne jest spełnienie dodatkowych warunków. Odwzorowanie cyfrowe musi być wykonane zgodnie z przepisami kancelaryjno-archiwalnymi, a następnie zarejestrowane i przechowywane w systemie teleinformatycznym spełniającym ustawowe wymagania dla dokumentacji elektronicznej (w praktyce w systemie klasy EZD).

Aby zwolnić sądy i instytucje kontrolne z konieczności sprawdzania, czy te warunki zostały spełnione, projekt przewiduje budzące kontrowersje rozwiązanie. Założono, że samo „uwierzytelnienie” skanu, będące jednym z wymagań, ma świadczyć o spełnieniu pozostałych wymogów. Jest to o tyle dziwne podejście, że jednocześnie zgodnie z założeniami ustawodawcy, odwzorowania cyfrowe, nawet podpisane lub opatrzone pieczęcią, ale niespełniające pozostałych wymagań, nie zyskiwałyby pełnego „waloru prawnego” wynikającego z ustawy.

Nowe wymagania dla systemów teleinformatycznych

Zmiany zaproponowane w projekcie ustawy mają bezpośredni wpływ na sposób funkcjonowania systemów teleinformatycznych wykorzystywanych do zarządzania dokumentacją. Projekt przewiduje przede wszystkim rozszerzenie ich funkcjonalności o możliwość podpisywania i pieczętowania skanów. To element spójny z nową koncepcją nadawania odwzorowaniom cyfrowym pełnej „mocy dowodowej”.

Warto przy tej okazji przypomnieć, jak projektodawcy uzasadniają konieczność doprecyzowania wymagań wobec takich systemów. Jak czytamy w uzasadnieniu:

„W przypadku, gdy dany podmiot chce, aby zachowane przez niego dokumenty elektroniczne mogły świadczyć o jego działalności, projekt ustawy nakłada wymóg, aby do postępowania z tymi dokumentami używano dedykowanego do tego celu systemu teleinformatycznego, spełniającego określone wymagania (art. 6 ust. 1a projektu ustawy).”

Do tej pory wymagania te zawarte były w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi. Teraz według projektu mają zostać przeniesione do ustawy (a przy okazji lekko doprecyzowane) oraz rozszerzone o 3 nowe wymagania (drugim są funkcjonalności dotyczące zarządzenie dokumentacją w składach chronologicznych nośników danych, a trzecim zgodność z RODO).

Projekt zakłada, że każdy system teleinformatycznych w którym podmiot zarządza dokumentacją elektronicznie (jako alternatywa dla dokumentowania papierowego) musi spełniać te wymagania. W teorii dotyczy to także systemów dziedzinowych, a nie tylko systemów klasy. W praktyce jednak aktualnie tylko systemy klasy EZD są w stanie sprostać tym konkretnym wymaganiom. Zgodnie z projektem od momentu ogłoszenia ustawy dostawcy oprogramowania będą mieli trzy lata na wdrożenie nowych wymagań.

Dokumentacja w składzie bez kwalifikacji archiwalnej

Projekt ustawy zakłada ważną zmianę dotyczącą roli papierowych dokumentów przechowywanych w składzie chronologicznym. Jeśli odwzorowanie cyfrowe zostanie uwierzytelnione, to właśnie ono ma przejmować „wartość historyczną” dokumentu. Oznacza to, że kategoria archiwalna będzie przypisana wyłącznie do skanu w systemie EZD, a nie do papierowego oryginału w składzie.

W efekcie projekt przewiduje możliwość brakowania całej dokumentacji znajdującej się w składzie chronologicznym po trzech latach jego funkcjonowania, pod warunkiem, że cała ta dokumentacja została prawidłowo odwzorowana cyfrowo. Analogiczne zasady mają dotyczyć nośników danych, których zawartość została w całości przeniesiona do systemu teleinformatycznego.

Szczegółowe warunki brakowania nadal ma określać rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z 20 października 2015 r. dotyczące klasyfikowania, kwalifikowania i brakowania dokumentacji.

Proponowane rozwiązanie oznaczałoby duże ułatwienie w postępowaniu z dokumentacją przechowywaną w składach. Trzeba jednak pamiętać, że dokumentacja ta przechodziłaby osobną procedurę brakowania. Obecnie jedna procedura obejmuje zarówno dokumentację elektroniczną, jak i jej papierowe odpowiedniki znajdujące się w składzie. Po zmianie tryby te zostaną rozdzielone, chyba że brakowanie całości składów nie zostanie przeprowadzone. Wówczas nadal obowiązywałby dotychczasowy model który  wciąż będzie znajdował zastosowanie dla dokumentów, które nie zostały w pełni odwzorowane cyfrowo.

W przypadku materiałów archiwalnych oznaczać to będzie[CC1]  brak obowiązku przekazywania dokumentacji ze składów w pełni odwzorowanych cyfrowo do archiwów państwowychArchiwów Państwowych.  Tylko dokumentacja elektroniczna będzie podlegać przekazaniu, bez odpowiedników ze składu tak jak to ma miejsce dzisiaj. Jeśli chodzi o dokumentacje ze składu niepełnych odwzorowań cyfrowych ten obowiązek pozostanie, choć też przewidywana jest alternatywa w postaci możliwości zeskanowania przed samym przekazaniem całości takich akt i w ten sposób przekazania do archiwów państwowych. Spowoduje to uproszczenie czynności związanych z przygotowaniem i przekazaniem takiej dokumentacji.

Przewidziano także rozwiązania dla dokumentacji w pełni odwzorowanej znajdującej się już teraz w składach chronologicznych. Takie skany nie muszą być „uwierzytelniane” wstecznie by uzyskać moc „prawną i historyczną”, wprowadzane projektem ustawy. Powinno to pozwolić zastosować opisane rozwiązania i brakować również takie składy w uproszczony sposób. 

Podsumowując z punktu widzenia zarządzania składami chronologicznymi projekt ustawy zwiera zmiany postulowane od dłuższego czasu przez instytucje publiczne. Pozwolą one łatwiej brakować papierowe oryginały oraz zwolnią je z konieczności przekazywania ich do archiwów państwowych. Co ważne, także dla dokumentacji już znajdującej się w składach zaproponowano korzystne rozwiązania. Należy jednak pamiętać, że zmiany dotyczą głównie dokumentacji w pełni odwzorowanej cyfrowo, co powinno skłaniać instytucje publiczne do całościowego skanowania jak największej liczby dokumentacji. Biorąc pod uwagę nowelizację, ale także założenie, że w kolejnych latach ilość dokumentacji papierowej wraz z upowszechnieniem się cyfryzacji będzie malała, wydaje się, że problemów ze składami powinno być również coraz mniej.

Warto zapamiętać:

1.       Aby nadać pełnym odwzorowaniom cyfrowym walor prawny i historyczny, nowelizacja przewiduje wprowadzenia obowiązku opatrywania ich podpisem kwalifikowanym lub pieczęcią kwalifikowaną.

2.       Odwzorowania cyfrowe powinny być wykonane zgodnie z przepisami kancelaryjno-archiwalnymi oraz być ewidencjonowane w systemie teleinformatycznym spełniającym wymagania ustawy archiwalnej (w praktyce wymagania dla systemów klasy EZD).

3.       Wprowadzona zostanie możliwość brakowania po 3 latach całego składu dokumentacji w pełni odwzorowanej cyfrowo, materiały archiwalne w takim składzie nie będą już podlegać przekazaniu do archiwów państwowych.

4.       Dla dokumentacji nie w pełni odwzorowanej cyfrowo przewidziano możliwość jej zeskanowania i w takiej postaci przekazania do archiwów państwowych.

5.       Dokumentacja w pełni odwzorowana aktualnie znajdująca się w składach chronologicznych nie będzie musiała być wstecznie „uwierzytelniana” i też będzie mogła być brakowana po 3 latach.

Autor: Karol Ciechoński
Ekspert ds. systemów EZD

 
[i] https://legislacja.gov.pl/projekt/12390002