KSeF 2.0 bez tajemnic. 20+ pytań z webinaru i odpowiedzi ekspertów

KSeF pytania i odpowiedzi. Czy Twoja firma jest gotowa na nadchodzący KSeF? Zegar tyka!

9 lipca 2025 r. zorganizowaliśmy webinar dla dużych przedsiębiorstw, które mierzą się z wyzwaniem wdrożenia e-fakturowania. Prelegenci poruszyli kluczowe aspekty integracji, a także odpowiedzieli na część pytań uczestników. Poniżej znajdziesz odpowiedzi na pozostałe pytania – poznaj praktyczne wskazówki i konkretne rozwiązania, które mogą zadecydować o sukcesie Twojego wdrożenia.

1. Dlaczego KSeF będzie wprowadzony w trakcie roku, a nie 1 stycznia?

Początek roku to czas intensywnych obowiązków sprawozdawczych i rozliczeń podatku dochodowego, dlatego zdecydowano się na wprowadzenie obowiązkowego KSeF w trakcie roku. Termin wdrożenia (1 lutego 2026 r. dla firm z przychodami powyżej 200 mln zł w 2024 r. oraz 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców) został ustalony także na podstawie rekomendacji zawartych w raporcie z audytu systemu.

2. Czy ktoś inny może w imieniu podatnika wystawiać faktury w KSeF?

Osoba fizyczna wyznaczona przez podatnika może wystawiać za niego faktury ustrukturyzowane i nie musi zakładać konta w KSeF. Wystarczy, że osoba uprawniona uwierzytelni się jedną z metod przewidzianych w § 5 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, a więc:

• kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
• kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną,
• podpisem zaufanym,
• wygenerowanym w KSeF ciągiem znaków przypisanym do podatnika lub podmiotu uprawnionego i jego uprawnień.

3. Czy można wykorzystać podpis zaufany we własnej aplikacji, czy trzeba generować token w aplikacji Ministerstwa Finansów?

Niezależnie od tego, czy korzystasz z narzędzi komercyjnych (np. Comarch ERP lub Comarch EDI), czy z aplikacji Podatnika KSeF, wymagane jest uwierzytelnienie użytkownika. Jednym ze sposobów logowania do Krajowego Systemu e-Faktur jest podpis zaufany.

4. Jak działa dobrowolność wystawiania faktur VAT RR w KSeF?

Od 1 lutego 2026 r. nabywca będzie zobowiązany do wystawiania faktur VAT RR w KSeF tylko wtedy, gdy rolnik ryczałtowy złoży w systemie oświadczenie potwierdzające swój status. W momencie, gdy wskaże nabywcę (czynnego podatnika VAT) jako uprawnionego do wystawiania tych faktur w KSeF, stanie się to obowiązkowe. Jeśli jednak rolnik nie zdecyduje się na złożenie takiego oświadczenia, faktura VAT RR może być wystawiona poza systemem. To właśnie rolnik podejmuje decyzję o korzystaniu z KSeF w tym zakresie, co czyni to rozwiązanie dobrowolnym.

5. Jak wykazywać w KSeF transakcje oznaczone jako „np” i ich korekty?

W schemie FA(3) oznaczenie „np” odnosi się wyłącznie do dostaw towarów i usług realizowanych poza terytorium Polski. W praktyce jest ono często stosowane na fakturach dla sprzedaży bonów o różnym przeznaczeniu, kart podarunkowych lub innych transakcji, które nie podlegają ustawie o VAT.

Jeśli dokumentowana jest wyłącznie czynność niepodlegająca VAT, np. sprzedaż bonu różnego przeznaczenia, faktura nie jest wymagana. Zarówno takie transakcje, jak i ich korekty, nie powinny być wykazywane na fakturze jako osobne pozycje oznaczone „np.”. Zamiast tego można je ująć w sekcji dodatkowych informacji na fakturze, korzystając z fakultatywnego węzła „Rozliczenie” – pod warunkiem, że faktura zawiera także inne pozycje objęte ustawą o VAT, a czynności niepodlegające stanowią jedynie uzupełnienie transakcji.

6. Czy system zaakceptuje faktury bez dodatkowych elementów niewymaganych przez ustawę o VAT, ale wynikających ze struktury?

Każda faktura przesyłana do KSeF musi być zgodna z obowiązującą w momencie jej wystawienia strukturą logiczną e-faktury. Jeśli dokument zawiera błędy, np. pominięte obowiązkowe pola wymagane przez strukturę, zostanie odrzucony.

Warto zaznaczyć, że niektóre pola w strukturze FA(3) stają się obowiązkowe dopiero wtedy, gdy wypełnione zostaną określone węzły lub sekwencje o charakterze fakultatywnym – nawet jeśli odnoszą się do informacji niewymaganych przez ustawę o VAT. W takich przypadkach dobrowolność dotyczy całego węzła lub sekwencji, ale jeśli użytkownik zdecyduje się je uzupełnić, wszystkie powiązane pola obowiązkowe również muszą zostać wypełnione, aby system poprawnie przyjął fakturę.

7. Czy KSeF zostanie rozszerzony o nowe funkcjonalności?

Tak, planowane są usprawnienia procesu fakturowania, które ułatwią korzystanie z systemu. Mają dotyczyć zwłaszcza branż wystawiających dokumenty o bardziej złożonej strukturze danych. Jedną z nowości będzie możliwość dodawania załączników do faktur przesyłanych do KSeF.

Dodatkowo w okresie dobrowolnego stosowania KSeF przewidziane jest dostosowanie środowiska produkcyjnego. Zmiany te obejmą wdrożenie nowych funkcji „biznesowych” bez wpływu na obowiązki podatników oraz umożliwią wcześniejszą instalację certyfikatów dla kodów QR offline przed pełnym wprowadzeniem obowiązkowego KSeF.

Aktualny harmonogram działań KSeF można znaleźć na stronie Ministerstwa Finansów.

8. Kiedy wchodzi obowiązkowy KSeF?

Obowiązek e-fakturowania w KSeF wejdzie w życie etapami. 1 lutego 2026 r. zostaną nim objęci przedsiębiorcy, których wartość sprzedaży (razem z podatkiem) w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł. Dla wszystkich pozostałych wystawianie faktur w KSeF stanie się obowiązkowe 1 kwietnia 2026 r.

9. Od czego zacząć KSeF?

Automatyzację procesu fakturowania w swojej firmie zacznij od audytu systemów. Sprawdź wykorzystywane programy księgowe, a zwłaszcza oprogramowanie do wystawiania e-faktur. Zweryfikuj, czy jest już ono zintegrowane z KSeF i czy można go użyć do generowania faktur elektronicznych pod postacią plików XML. Jeśli nie – dokonaj integracji przez API lub zaloguj się do Aplikacji Podatnika KSeF.

Jeżeli korzystasz z systemów Comarch (np. Comarch ERP Optima, Comarch ERP XL Comarch Betterfly lub Comarch EDI), dużą część pracy masz już wykonaną. Rozwiązania te są zintegrowane z KSeF i dostosowane do struktury FA(3). W praktyce oznacza to, że po konfiguracji uprawnień użytkownicy mogą wystawiać i wysyłać faktury do KSeF z poziomu dobrze znanego im systemu.

Istotnym krokiem na etapie logowania do KSeF okaże się uwierzytelnianie i nadawanie uprawnień. Zdecyduj więc, jaki poziom dostępu do faktur będą miały poszczególne osoby w Twojej firmie, i kogo spoza jej struktur dopuścić do dokumentacji (np. biuro rachunkowe). 

10. Kto nie musi wystawiać faktur z KSeF?

Z obowiązku wystawiania faktur KSeF wyłączone są przede wszystkim podmioty zagraniczne, a więc firmy nieposiadające w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności. Zwolnienie dotyczy również przedsiębiorców, którzy mają co prawda siedzibę działalności gospodarczej w naszym kraju, ale nie uczestniczy ona w danej transakcji.

Faktur KSeF nie muszą też wystawiać podmioty korzystające z procedur szczególnych (np. OSS, IOSS). Obowiązek nie znajduje ponadto zastosowania przy fakturach konsumenckich (B2C) i transakcjach, które zgodnie z przepisami mogą być udokumentowane inaczej niż ustrukturyzowaną fakturą elektroniczną (np. sprzedaż biletów komunikacyjnych).

Dowiedz się więcej na temat: Jak wystawić fakturę w KSeF.

11. Jak wygląda faktura w KSeF?

Faktura w KSeF to dokument w postaci XML zgodny ze strukturą logiczną FA(3), obowiązującą od 1 lutego 2026 r. Obejmuje m.in. takie dane jak identyfikator KSeF (unikalny numer każdego dokumentu), data wystawienia faktury, informacje o sprzedawcy i nabywcy, szczegóły transakcji i – opcjonalnie – załączniki. Cechuje się ujednoliconym formatem, co pozwala na jej automatyczne przetwarzanie przez różne systemy elektroniczne.

Aby zamiast nieczytelnego pliku XML uzyskać dostęp do przyjaznej użytkownikowi wizualizacji faktury, należy skorzystać z Aplikacji Podatnika KSeF lub komercyjnego narzędzia do e-fakturowania, takiego jak np. Comarch ERP Optima, Comarch ERP XL, Comarch EDI czy Comarch Betterfly dla JDG i małych firm, które oprócz czytelnej wizualizacji faktury oferują też m.in. automatyczne księgowanie, kontrolę poprawności danych i integrację z pozostałymi procesami w firmie.

12. O co chodzi z KSeF?

KSeF (Krajowy System e-Faktur) to centralny system Ministerstwa Finansów umożliwiający wystawianie, przesyłanie, otrzymywanie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych w ujednoliconym formacie. Jego celem jest zwiększenie efektywności obiegu faktur, redukcja błędów i usprawnienie kontroli urzędu skarbowego. Do tej pory korzystanie z KSeF było dobrowolne, ale od 2026 r. ma się stać obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców.

13. Czy są darmowe szkolenia z KSeF?

Tak – Krajowa Administracja Skarbowa organizuje np. cykl bezpłatnych szkoleń online i stacjonarnych pod hasłem „Środy z KSeF”. Ministerstwo Finansów udostępnia też darmowe materiały informacyjne i nagrania ze szkoleń.

14. Ile kosztuje KSeF?

Sam system KSeF jest udostępniany bezpłatnie przez Ministerstwo Finansów. Rzeczywiste koszty mogą jednak wynikać z wdrożenia: aktualizacji oprogramowania, integracji przez API czy adaptacji procedur w firmie. W praktyce oznacza to jednorazowy wydatek, którego wysokość zależy od wielkości przedsiębiorstwa.

15. Które firmy będą objęte obowiązkiem KSeF?

Obowiązek KSeF docelowo ma objąć wszystkich przedsiębiorców mających siedzibę działalności gospodarczej lub stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce. Dotyczy to zarówno aktywnych podatników VAT, jak i podatników zwolnionych z VAT. W pierwszej kolejności zmiany dotkną największych firm (z obrotem ponad 200 mln zł rocznie), a później wszystkich pozostałych.Terminy wejścia obowiązku są zróżnicowane - największe firmy wcześniej, pozostałe od 1 kwietnia 2026 r.

16. Co w przypadku awarii KSeF?

Gdy KSeF będzie niedostępny z przyczyn leżących po stronie MF, wprowadzony zostanie awaryjny tryb offline. E-fakturę zgodną ze wzorem struktury logicznej należy wówczas wystawić poza systemem, a następnie w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii przesłać ją do KSeF.

17. Czy KSeF zastąpi JPK_VAT?

Nie – KSeF nie zastępuje JPK_VAT. Oba systemy będą działać równolegle. Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur wymaga jednak dostosowania plików JPK, ponieważ faktury ustrukturyzowane będą miały numer KSeF, który może zostać uwzględniony w ewidencjach VAT i plikach JPK.