KSeF 2.0 bez tajemnic. 20+ pytań z webinaru i odpowiedzi ekspertów

Opublikowano 16.07.2025
Dołącz do Nas

Czy Twoja firma jest gotowa na nadchodzący KSeF? Zegar tyka!

9 lipca 2025 r. zorganizowaliśmy webinar dla dużych firm, które mierzą się z wyzwaniem wdrożenia e-fakturowania. Prelegenci poruszyli kluczowe aspekty integracji, a także odpowiedzieli na część pytań uczestników. Poniżej znajdziesz odpowiedzi na pozostałe pytania – poznaj praktyczne wskazówki i konkretne rozwiązania, które mogą zadecydować o sukcesie Twojego wdrożenia.

Czy schema jest zgodna z ustawą o VAT? Czy ustawa będzie modyfikowana?

Schema została opublikowana przez Ministerstwo, dlatego naturalnie powinna być zgodna z obowiązującymi ustawami. Aktualnie legislacja jest w toku i jest procesowany m.in. projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz zmieniający ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw.

Jeśli załączniki nie mają mieć charakteru handlowego i marketingowego, to jaki charakter jest akceptowalny?

Uwzględnienie załączników w przesyłanych do KSeF fakturach zostało zaprojektowane z myślą o przedsiębiorcach, którzy w załącznikach umieszczają rozbudowane dane w zakresie jednostek miary, ilości i ceny towaru lub usługi.

Jak uniknąć zaksięgowania faktury otrzymanej drogą mailową, która powinna była zostać przesłana przez KSeF?

Odpowiedzialność za nieprawidłowe wystawienie faktur leży po stronie wystawcy, a nie odbiorcy.

Co, jeśli otrzymam korektę „in minus”, a faktura pierwotna nie zostanie wysłana do KSeF przez dostawcę?

Jeśli mowa o okresie obowiązywania KSeF, to nie można wystawić faktury korygującej bez wcześniejszego wystawienia w KSeF faktury oryginalnej (tej korygowanej). Jeśli natomiast faktura pierwotna została wystawiona przed okresem obowiązkowości KSeF, a faktura korekta wystawiana jest już w okresie obowiązywania KSeF, to musi ona zawierać tzw. znacznik faktury korygowanej wystawionej poza KSeF.

Czy faktury zakupu będzie można pobierać z KSeF do wielu systemów ewidencjonujących, jeśli nie będą one ze sobą połączone?

Faktury z KSeF będzie można pobierać według potrzeb. Przykładowo Comarch EDI KSeF odbiera dla klientów faktury zakupowe i przekazujemy je do różnych punktów odbiorczych.

Czy można od razu generować certyfikaty zamiast tokenów?

Ministerstwo zapowiedziało udostępnienie możliwości generowania certyfikatów na listopad 2025 r. Z certyfikatów będzie można korzystać w wersji produkcyjnej KSeF 2.0 od lutego 2026 r.

Czy można pobrać certyfikat i wykorzystywać go tylko do trybu offline, a w trybie online korzystać z tokenów?

Zgodnie z posiadanymi informacjami, tokeny nie będą mogły działać równocześnie z certyfikatami. Tym samym w kontekście uwierzytelniania się w KSeF, podatnik musi dokonać wyboru czy chce korzystać z tokenu (możliwe do końca 2026), czy z certyfikatu (docelowa metoda uwierzytelniania KSeF 2.0).

Czy certyfikat jest wymagany, czy wystarczy jedynie pięczeć?

Certyfikat KSeF ma szerszą funkcjonalność niż pieczęć kwalifikowana, np. umożliwia korzystanie z trybu offline. Rozwiązanie Comarch EDI będzie oferować uwierzytelnianie z wykorzystaniem certyfikatu KSeF. Aby wystąpić o wydanie certyfikatu trzeba będzie uwierzytelnić się w KSeF, jako podatnik lub osoba uprawniona, np. za pomocą profilu zaufanego, elektronicznego podpisu kwalifikowanego lub elektronicznej pieczęci kwalifikowanej.

Wkrótce w Niemczech również wejdzie w życie „KSeF”. Czy Comarch EDI wspiera również niemieckie spółki w kontekście zgodności z przepisami w Niemczech?

Tak, Comarch EDI działa na rynku niemieckim i od stycznia 2025 r. oferuje rozwiązanie do odbierania faktur strukturalnych dla firm działających w Niemczech.

Czy dla każdego trybu offline będzie inny kod QR? Czy wiadomo już, jak kody QR będą wyglądać w schemie FA(3)?

Dla trybu offline generalnie, w tym trybu offline 24, trybu offline (niedostępność systemu), trybu awaryjnego, przyjęto jedno wspólne oznaczenie "OFFLINE" pod kodem QR. Dodatkowo w przypadku faktury wystawionej offline mamy jeszcze drugi kod QR z oznaczeniem "CERTYFIKAT". Odsyłamy do stron www Ministerstwa dot. KSeF:

Jaki wpływ ma KSeF na JPK_VAT? Jakie faktury powinny być uwzględniane w JPK?

Minister Finansów wydał nowelizację rozporządzenia w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług, która odracza terminy wejścia w życie zmian dostosowujących JPK_VAT z deklaracją, w związku z odroczeniem obowiązkowego KSeF. Zmiany terminów dotyczą między innymi ujmowania paragonów uznanych za faktury uproszczone, czy wykazywania w ewidencji sprzedaży numeru KSeF faktury ustrukturyzowanej.

Rozporządzenie jest dostępne w dzienniku ustaw: https://dziennikustaw.gov.pl/DU/2024/947

Skąd brać NIP jednostki podległej i identyfikator zakładu?

W ramach KSeF 2.0 ma być dostępny mechanizm generowania identyfikatorów. Taka funkcjonalność będzie również przygotowana w ramach aplikacji Comarch EDI Manager. Oczekujemy na stosowną dokumentacje w tym zakresie od Ministerstwa.

Czy jest data graniczna na wystawienie e-faktur dla konsumentów (B2C)?

Obowiązuje taka sama data jak w obecnych przepisach.

Czy do faktur za transporty będzie możliwość dołączania dokumentów transportowych?

Zgodnie z nową strukturą logiczną FA(3) do faktury można dodać załączniki. Załącznik stanowi integralną część faktury i ma zawierać rozbudowane dane w zakresie jednostek miary, ilości, cen towarów lub usług. Jeśli dokument transportowy, o którym mowa, zawiera dane, które można ująć jako załącznik, to należy złożyć odpowiednie zgłoszenie w usłudze e-Urząd. Nie ma możliwości przekazywania do KSeF załączników rozumianych jako dokumenty w formatach typu pdf, jpg i inne.

Jak rozpoznać, w okresie przejściowym (głównie luty-kwiecień) ale nie tylko, które faktury odebrane są w KSeF, a które przesłane są dobrowolnie przez dostawców i jako dostarczenie należy przyjąć inną datę?

Obowiązek wystawiania faktur od 01.02.2026 dotyczy przedsiębiorstw z wartością sprzedaży powyżej 200 mln zł za rok 2024. Te firmy powinny zacząć wystawiać faktury wówczas z wykorzystaniem KSeF.

Natomiast w kwestii odbioru faktur w KSeF start obowiązku to dla wszystkich podatników 01.02.2026. Innymi słowy, jeśli w KSeF zostaną wystawione przez kontrahentów faktury, to źródłem ich otrzymania jest KSeF i datą otrzymania data nadania numeru identyfikującego, nawet jeśli kontrahent wystawił je "dobrowolnie", bo przykładowo objęty obowiązkiem wystawiania będzie od 01.04.2026.

W przypadku dobrowolności korzystania z KSeF należy z wyprzedzeniem informować kontrahentów o takim działaniu.

Czy translacja z ECOD do FA(3) jest możliwa? Od której wersji ECOD INVOICE jest to możliwe? Czy obowiązkowe pola ECOD są wystarczające do FA(3)?

Tak, translacja z formatu ECOD XML (rozszerzona specyfikacja ECOD XML pod wymagania KSeF) do formatu KSeF XML jest możliwa. Rozszerzona specyfikacja faktury w formacie ECOD XML odpowiada zakresem informacyjnym formatowi KSeF XML w wersji FA(3).

Czy jest dostępna specyfikacja tworzenia QR kodów trybu offline?

Szczegóły znajdują się na stronie Ministerstwa:

Jeśli w kodzie QR wskazana faktura jest w KSeF, ale nie została jeszcze dostarczona do systemu, co wydrukować na fakturze papierowej?

Faktura wystawiona w trybie offline24 i udostępniona nabywcy musi zawierać 2 kody QR, tj. kod QR z podpisem "OFFLINE" i kod QR z podpisem "CERTYFIKAT", a więc obydwa te kody muszą znaleźć się na fakturze udostępnianej nabywcy poza KSeF. Natomiast po przesłaniu przez wystawcę takiej faktury do KSeF, na fakturze znajdzie się jeden kod QR z podpisem zawierającym numer KSeF nadany tej fakturze.

Czy po 1 lutego 2026 r. można utrzymać obecna wysyłkę EDI z danymi z faktury?

Jest to kwestia indywidualna. Część klientów decyduje się kontynuować przesyłanie danych z faktur via EDI, natomiast należy pamiętać, że nie będą to już faktury, a jedynie dokumenty techniczne („faktury” to dokumenty przesyłane w KSeF). EDI może stanowić również "backup" na wypadek dłuższej niedostępności bądź awarii KSeF.

Jak rozwiązać kwestię odprawy celnej połączonej z walidacją KSeF? Jeśli faktura nie zostanie zaakceptowana przez KeF to nie możemy rozpocząć odprawy?

Co do zasady faktura powstaje w chwili nadania KSEF ID. Nie mniej, faktury ustrukturyzowane dla transakcji cross border nie są obowiązkowe, choć podatnicy mogą zdecydować się na to dobrowolnie. W tym kontekście także faktura udostępniana poza KSeF, jest uznawana za "pełnoprawną" fakturę. Być może pewnym rozwiązaniem byłoby stosowanie w odniesieniu do tych faktur trybu offline24.

Numer rachunku bankowego nie jest wskazany jako konieczny na fakturze w ustawie o VAT – w którym polu faktury należy go wpisać? Czy można wymagać go od dostawców?

Tak. Numer rachunku bankowego nie jest elementem obowiązkowym w strukturze logicznej faktury FA(3). Można go jednak umieścić w sekcji "Płatności".

W razie dodatkowych pytań, zachęcamy do bezpośredniego kontaktu, z naszymi ekspertami od KSeF i elektronicznego fakturowania.