System informatyczny do zarządzania procesami biznesowymi Comarch ERP XL został wdrożony w Polskich Zakładach Zbożowych w Wałczu. Oprogramowanie jest używane zarówno do obsługi działu księgowości, płac i kadr, jak i procesów związanych z zakupem, magazynowaniem i sprzedażą zbóż oraz produkcją pasz i mąki. Przedsiębiorstwo korzysta również z aplikacji do obsługi Pracowniczych Planów Kapitałowych – Comarch PPK.

Dzięki wdrożeniu systemu krakowskiego producenta IT, firma ograniczyła koszty związane z obsługą księgową, skrócił się czas dostaw i zamówień oraz poprawiła się efektywność pracy działu produkcji.

Przedmiotem działalności Polskich Zakładów Zbożowych jest produkcja pasz i koncentratów dla zwierząt gospodarskich oraz wyrób mąk pszennych. Dodatkowo przedsiębiorstwo zajmuje się skupem, kontraktacją i magazynowaniem zbóż oraz rzepaku. Główna siedziba firmy znajduje się w Wałczu (województwo zachodniopomorskie), ale swoje oddziały posiada w sześciu lokalizacjach w Polsce i prowadzi działalność na terenie całego kraju. Dodatkowo firma w ostatnim czasie uruchomiła wytwórnię pasz na terenie specjalnej strefy ekonomicznej w Pile. Tak rozbudowane i dynamicznie rozwijające się przedsiębiorstwo potrzebowało kompleksowego oraz elastycznego rozwiązania informatycznego do sprawnego zarządzania poszczególnymi procesami biznesowymi i usprawnienia komunikacji między oddziałami.

Przed wdrożeniem systemu ERP pracowaliśmy na kilku rozproszonych programach zbudowanych na środowisku DOS oraz bazach DBF, które powodowały częste awarie, a jako uzupełnienie używaliśmy arkuszy Excel. Poza integracją procesów w jednym systemie, wyzwaniem biznesowym były obowiązujące w branży spożywczej restrykcyjne normy zapewnienia jakości, które nakładają na producentów obowiązek odpowiedniej ewidencji i przetwarzania danych. Dotychczasowe rozwiązania nie potrafiły sprostać tym wymogom i  przestały być dla nas wystarczające. Potrzebowaliśmy zintegrowanego systemu informatycznego, który pozwoli utrzymać najwyższe standardy zarządzania w całej spółce. Po konsultacjach i analizie ofert kilku producentów IT, wybór padł na Comarch ERP XL, ponieważ system ten posiada wszystkie funkcjonalności, jakie były nam potrzebne – mówi Bartosz Góźdź, członek Zarządu oraz dyrektor ekonomiczny w  PZZ.

W firmie zostało wdrożonych kilka modułów systemu Comarch ERP XL, m.in.: kadry i płace, księgowość, obieg dokumentów, e-Sprawozdania a także logistyka, sprzedaż oraz zamówienia. Program zapewnia sprawną obsługę dokumentacji typowej dla branży produkcji pasz i zaopatrzenia rolnictwa. Funkcjonalności Comarch ERP XL umożliwiają wystawienie faktury VAT RR, dokumentującej nabycie produktów rolnych przez czynnego podatnika VAT, a także rozliczenie normy ubytków naturalnych ziarna zboża, tj. masy wysuszonego surowca, tzw. osuszka. Dodatkowo system generuje inne zestawienia typowe dla przemysłu rolniczego, np.: raporty dla kontrahentów i ministerstwa rolnictwa oraz dokumenty potwierdzające wagę surowca.

W oparciu o wyniki danych laboratoryjnych, m.in. poziom zanieczyszczenia czy wilgotność oraz wagę zboża, system automatycznie proponuję wycenę dostawy. Dane z wagi oraz systemu laboratoryjnego nie są przepisywane, tylko automatycznie trafiają do Comarch ERP XL. Znacząco skraca to proces przyjmowania dostaw oraz eliminuje pomyłki operatorów  –  tłumaczy Piotr Mazurek, prezes zarządu Infortes, firmy odpowiedzialnej za realizację wdrożenia Comarch ERP XL.

Dodatkowo program jest zintegrowany z aplikacjami branżowymi z obszaru zarządzania produkcją.

– Obecnie nasi pracownicy pobierają zamówienia sprzedaży z Comarch ERP XL, które są wystawiane przez dział handlowy i na ich podstawie tworzą zlecenia produkcyjne. Nasze laboratoria ewidencjonują wyniki badań w systemie zintegrowanym. System wysyła powiadomienie do działu transportu o złożonych zamówieniach i dzięki temu można dokładnie zaplanować prace, począwszy od doboru typu auta dostawczego, aż do wysyłki pod konkretny adres klienta. Charakter i funkcje systemu zminimalizowały liczbę popełnianych błędów, a przyjazny i łatwy w obsłudze interfejs pozwolił pracownikom na swobodne poruszanie się po menu systemu, co stanowi wyraźną przewagę nad innymi systemami ERP – mówi Bartosz Góźdź, członek Zarządu oraz dyrektor ekonomiczny w PZZ.

Comarch ERP XL został uzupełniony o pakiet modułów rozwiązania Infortes ProVictu, czyli systemu dedykowanego dla klientów z branży produkcji pasz. Zapewnia on obsługę właściwych dla wytwórni pasz procesów biznesowych, m.in.: skup, wycenę wyrobów gotowych, obsługę dostaw, uruchamianie zleceń produkcyjnych i planowanie transportu czy też generowanie atestów jakościowych sprzedawanych pasz oraz rejestrację wyników badań laboratoryjnych.

Zaprojektowanie i wdrożenie kompleksowego systemu klasy ERP przyniosło firmie wymierne korzyści biznesowe.

Podnieśliśmy poziom obsługi klientów i składanych przez nich zamówień, skracając o około 30 procent czas ich realizacji. Było to możliwe za sprawą automatyzacji procesu składania i przetwarzania zamówień w firmie. Zredukowaliśmy koszty ewidencji i przetwarzania informacji w dziale księgowym o około 20 procent, wzrosła efektywności pracy na produkcji poprzez zapewnienie dostępu on-line do informacji. Ogromną korzyścią uruchomienia w przedsiębiorstwie systemu Comarch ERP XL jest możliwość sporządzania raportów i zestawień, korzystając z jednego źródła danych oraz ujednolicenie sprawozdawczości – wylicza Bartosz Góźdź.

Wdrożony system Comarch ERP XL jest stale rozwijany i aktualizowany do potrzeb przedsiębiorstwa. Wraz z wejściem w życie obowiązku wprowadzenia Pracowniczych Planów Kapitałowych, w zakładach została zdrożona aplikacja Comarch PPK do obsługi programu oszczędnościowego. Dzięki rdzennej integracji aplikacji z modułem kadrowo-płacowym systemu Comarch ERP XL obsługa pracowniczych planów kapitałowych została zautomatyzowana oraz wymaga minimum czasu i zasobów osobowych w firmie, która ma 240 pracowników. W planach jest również uruchomienie oprogramowania do analizy danych.

– Zdajemy sobie sprawę, jak ważna dla rozwoju biznesu jest również analiza tych gromadzonych przez system ERP danych. Dlatego wkrótce planujemy wdrożenie Comarch Business Intelligence,  narzędzia, które pozwoli nam wykorzystać dane i ułatwi bieżące monitorowanie kondycji przedsiębiorstwa – dodaje członek Zarządu Polskich Zakładów Zbożowych.

Projekt wdrożenia w Polskich Zakładach Zbożowych z Wałcza został zrealizowany przez firmę Infortes, która jest partnerem Comarch. Firma specjalizuje się w realizacji wdrożeń systemów ERP dla wytwórni pasz, młynów oraz innych przedsiębiorstw z branży rolniczej.