KSeF a faktury zakupowe – jak zmieni się obsługa faktur w przedsiębiorstwie?

Prace nad wprowadzeniem rozwiązania do elektronicznego fakturowania w Polsce trwają od 2021 roku. Krajowy System e-Faktur ma spełniać tę rolę – od 1 stycznia 2022 roku jako rozwiązanie dobrowolne, a 1 lipca 2024 roku jako obowiązek. Co to oznacza dla przedsiębiorców w praktyce? Jak zmienia się obsługa e-faktur? Sprawdź w poniższym artykule i obróć zmianę przepisów na swoją korzyść.

Zautomatyzowane wystawianie faktur ustrukturyzowanych

Z KSeF mogą korzystać zarówno osoby fizyczne, jak i inne podmioty niebędące osobami fizycznymi. Jeżeli przedsiębiorstwo nie wykorzystuje dużej liczby dokumentów, faktury KSeF z powodzeniem można wystawiać za pomocą bezpłatnych narzędzi Ministerstwa Finansów. Większe liczby faktur w dużych firmach wymagają jednak zastosowania specjalistycznych rozwiązań, aby zautomatyzować procesy i przyspieszyć obieg dokumentów.

Do końca 2021 roku faktury elektroniczne najczęściej były wystawiane w formacie PDF, a odbiorcy zazwyczaj ręcznie wprowadzali dane do swoich systemów. Takie rozwiązanie nie tylko jest dość żmudne, ale również staje się źródłem potencjalnych błędów. Automatyzacja obsługi e-faktury za pomocą dostępnych na rynku rozwiązań ma szereg korzyści dla przedsiębiorców:

• służy oszczędności czasu i kosztów,
• eliminuje pomyłki,
• przyspiesza i upraszcza proces.

Dane w fakturach elektronicznych – KSeF

Po wprowadzeniu KSeF faktury ustrukturyzowane bazują na jednolitym formacie i wzorze przedstawionym przez Ministerstwo Finansów – mają ściśle określoną strukturę pliku XML ze wzorem logicznym w formacie XSD.

W oficjalnych materiałach opisujących schemę pliku XML znajdują się trzy rodzaje pól:

• obligatoryjne – np. nazwa sprzedawcy i odbiorcy czy NIP. Plik XML z niewypełnionymi polami obowiązkowymi nie jest kwalifikowany jako faktura ustrukturyzowana, a KSeF odrzuca ją przy próbie wystawienia;
• opcjonalne – pola, których wypełnienie nie jest koniecznie dla poprawności semantycznej pliku i jego przyjęcia przez system, ale obowiązkowe, jeśli zostaną spełnione warunki ustawowe;
• fakultatywne – miejsca, których wypełnienie nie jest potrzebne ani dla poprawności semantycznej pliku, ani wymagane na gruncie ustawy, ale może być wymagane dla wypełnienia innych szczegółowych przepisów.

Na czym polega odbiór e-faktury?

Faktura elektroniczna wystawiona przez sprzedawcę jest automatycznie dostępna dla nabywcy w Krajowym Systemie e-Faktur, zatem sprzedawca nie musi wysyłać numeru identyfikacyjnego KSeF ID do odbiorcy. Po zalogowaniu, nabywca ma dwie opcje odbioru faktury:

• pobranie pliku i własnoręczne wprowadzenie danych do systemu ERP,
• wykorzystanie interfejsu API, którego obsługę zapewnia Comarch EDI.

Niestety KSeF nie informuje odbiorcy o wystawionej fakturze, a sprzedawca nie ma możliwości sprawdzenia, czy faktura została pobrana przez nabywcę. Z tego względu warto na bieżąco kontrolować i weryfikować przepływ dokumentów.

Po odebraniu faktury ustrukturyzowanej należy ją opłacić, podając na przelewie numer KSeF ID – dla faktur split payment i VAT RR od 1 lipca 2024 r., a dla pozostałych od 1 stycznia 2025 r.

Comarch EDI – zautomatyzuj procesy fakturowania w firmie

Comarch od początku był zaangażowany w KSeF – nasi reprezentanci uczestniczą w spotkaniach, podczas których omawia się szczegóły techniczne systemu i nie tylko. Rozwiązania takie jak platforma Comarch EDI są więc w pełni dopasowana do nowych przepisów.

Przy wysyłce nie musisz zajmować się dostosowaniem formatu faktury – Comarch EDI zrobi to za ciebie tak, aby dokument spełniał wymogi zdefiniowane przez specyfikację KSeF. Systemem wysyłania i odbierania faktur zajmują się specjaliści z wieloletnim doświadczeniem w obsłudze wymiany dokumentów elektronicznych. Ponadto system umożliwia walidacje biznesowe, dając Ci pewność, że wszystkie niezbędne informacje znajdują się w odpowiednich polach w fakturze – nawet informacje fakultatywne.

Zmiany w obsłudze faktur KSeF – podsumowanie

KSeF wprowadza rewolucję w obiegu faktur oraz rozliczaniu przedsiębiorców w Polsce. Aby uniknąć błędów i potencjalnych kar, nie czekaj do ostatniej chwili i zapoznaj się z narzędziami do automatyzacji obrotu e-faktur. Comarch EDI to jedno z rozwiązań, które pomoże Twojej firmie zachować ciągłość biznesową i na czas uzyskać pełną zgodność z nowymi przepisami. Dowiedz się więcej o Comarch EDI i przetestuj fakturowanie zgodne z KSeF.